At fusionere to uddannelsesinstitutioner er i sig selv en stor opgave. At skifte studieadministrativt system samtidig gør ikke opgaven mindre. Det har UddannelsesCenter Sydøstdanmark – UCE – erfaret denne sommer, hvor den nye uddannelsesinstitution samtidig er blevet Studie+ kunde hos IST.
UCE er resultatet af fusionen mellem CELF og SOSU Nykøbing Falster. I forbindelse med etableringen af den nye organisation skulle forskellige arbejdsgange, systemer og måder at gøre tingene på samles - samtidig med at data skulle migreres, medarbejdere oplæres og den daglige drift fortsat skulle fungere.
For Anne Kjøller Andersen, Chef for Uddannelsesservice på UCE, har det derfor været en omfattende proces.
"Groft sagt skal alt det, vi har lavet på skolerne de sidste 20 år, køres sammen. Samtidig har vi både skiftet system og skullet lære hinanden at kende i den nye organisation."
Når store mængder data skal flyttes fra ét studieadministrativt system til et andet, er der mange detaljer, der skal falde på plads. Hos UCE begyndte arbejdet derfor flere måneder før selve migreringen.
Undervejs afholdt vi faste arbejdsgruppe- og styregruppemøder, og netop strukturen omkring processen fremhæver Anne Kjøller Andersen som en vigtig styrke.
"Det med at sætte processen i system med arbejdsgruppemøder og styregruppemøder er et stort plus. Der er mange ting, man skal igennem, og derfor er det nødvendigt, at processen bliver styret."
Samtidig betød kompleksiteten, at UCE undervejs havde brug for specialistviden. Her oplevede Anne, at IST tog et stort medansvar for at få processen til at lykkes.
"Vi har virkelig været afhængige af den viden, IST sidder med. Jeg synes, IST har været med til at tage et stort ansvar – også på nogle områder, hvor man godt kunne have sagt, at det ikke havde noget med jer at gøre."
En vigtig del af forberedelserne var validering af de data, der skulle overføres til Studie+. Det krævede en betydelig indsats fra UCE's medarbejdere, men arbejdet havde også en ekstra gevinst: Medarbejderne lærte det nye system at kende allerede inden overgangen.
"IST har været der så meget, som man overhovedet kan ønske. Vi har været rigtig glade for den tætte kontaktmulighed og har fået tydelige svar. Vi føler os godt og fornuftigt supporteret."
Selvom UCE stadig er ny i Studie+, har skolen allerede oplevet konkrete fordele ved det nye system. Anne peger blandt andet på sammenhængen med de gældende regler på uddannelsesområdet.
En ændring vedrørende 10. klasse blev fx fanget gennem systemet – noget, der ellers kunne være blevet overset.
"Det betyder, at vi får hjælp til at holde os på linje med lovgivning og bekendtgørelser. Og sikkerheden for, at vi udskriver de rigtige beviser, er langt større."
Samtidig ser hun en fordel i, at mange uddannelsesinstitutioner nu anvender Studie+. Det giver mulighed for at samle erfaringer og ønsker og være med til at præge den videre udvikling af løsningen.
For UCE handler overgangen til Studie+ ikke kun om at få et nyt studieadministrativt system på plads her og nu. Den skal også ses i lyset af de forandringer, der venter uddannelsessektoren de kommende år.
"Det her handler også om at gøre os klar til at blive en del af EPX. Og når så mange store skoler er på Studie+ nu, kan udviklingskræfterne ligge der – også i forhold til de forandringer, der kommer."
Efter en intensiv sommer er selve migreringsperioden nu ved at være afsluttet, og UCE går over til den almindelige support hos IST. Næste skridt bliver at få endnu mere erfaring med Studie+ i den daglige drift og fortsætte arbejdet med at samle den nye organisation.
Og hvis nogen skulle foreslå endnu et systemskifte lige foreløbig? Her er Anne Kjøller Andersens svar noget mere kortfattet:
"Hvis der kom en i morgen og sagde, at vi skulle skifte til noget andet, så ville jeg tage en lang ferie."
Efter en sommer med både fusion og systemskifte kan man måske godt forstå hende.