Sådan konverterer du data fra EASY filarkiv

Sådan konverterer du data fra EASY filarkiv

Sådan konverterer du data fra EASY filarkiv

2 / 11 - 2018

Sådan konverterer du dit filarkiv

I forbindelse med den kommende udfasning af EASY og overgang til et nyt studiesystem vil de fleste skoler få brug for en konvertering af filarkivet i EASY.

Mange skoler har valgt at anskaffe et selvstændigt arkivprogram, f.eks. IMS-Arkiv, til at løse arkiveringsopgaven fremover.

Selve konverteringsopgaven kan løses relativt simpelt med en udlæsning fra EASY og indlæsning i arkivprogrammet populært sagt ”i én stor stak”.

Det kan også gøres mere intelligent, hvor dokumentoplysningerne i EASY beriges med kassationsregler og adgangsgrupper, så hvert dokument kan læses i det nye arkiv i den struktur og med de adgange, skolen i forvejen har oprettet her.

Uanset om du vælger den ene eller den anden løsning, kan vi hjælpe dig.

Sådan kommer du i gang

Vi kan hjælpe med konverteringen, uanset om du på nuværende tidspunkt har valgt fremtidigt studiesystem.

Køreplan for arkivering af data fra EASY filarkiv
1. Skolen kontakter IST og IMS for en aftale
IST og skolen aftaler forløbet, samt hvornår datagrundlaget til IMS’ konvertering er klar.
IMS koordinerer forløbet og finder ledige tider til en datakonvertering til IMS Arkiv.
Databehandleraftale underskrives (IST sender til skolen).

2. Hvordan får vi data ud af EASY filarkiv?
IST udarbejder en oversigt over dokumenter i EASYs filarkiv, grupperet på type og beskrivelse og sender den i Excel-format til skolen.
Skolen beriger Excel-filen med ønskede adgangsgrupper pr. type/beskrivelse, samt kassationsperiode.
Excel-filen returneres til IST.
IST udtrækker dokumenterne fra EASY og beriger dem med adgangsgrupper og kassation fra Excel-filen.
Datasæt og tilhørende kontrolfil, uploades til IMS.

3. Hvad skal skolen tage stilling til?
Skolen kan vælge en simpel udlæsning af dokumenterne eller en beriget udlæsning)1, som giver mulighed for at sætte individuelle adgangsgrupper og kassationsperiode på de enkelte dokumentgrupper.
1: Skolen vælger hvilke adgangsgrupper og kassationsperiode, de enkelte dokumenter beriges med i forbindelse med udlæsning fra EASY

Skolen skal vælge om IMS’ indlæsning skal være standard eller sortering (se nyhedsbrev fra IMS).

4.Afslutning af opgave
Opgaven afsluttes med at skolen tjekker, om konvertering er som bestilt.
Skolen melder tilbage til IMS og IST at konvertering er ok, og data slettes efterfølgende hos både IMS og IST.

5.Priser for IST udlæsning og berigelse af EASY filer
Simpel udlæsning af dokumenter fra EASY filarkiv, kr. 10.000,- ex. moms.
Beriget udlæsning af dokumenter fra EASY filarkiv, kr. 25.000,- ex moms* (Skoler med UDDATA+ kontrakt får altid anbefalet beriget udlæsning og får det til samme pris som den simple udlæsning. Dvs. kr. 10.000,- ex moms).

Vi anbefaler, at du vælger beriget udlæsning og sorteringsløsningen i indlæsningen hos IMS.

Tekniske forudsætninger inden udlæsning af EASY-filarkiv

Teknisk adgang samt rettigheder (til) skolens EASY-database.

Bestil en konvertering

Kontakt os - Skriv til vores booking uddata@uddata.dk og bestil en konvertering.

For mere information ring eller skriv til vores konsulentteam for EASY konvertering: Jens Holmgaard, jens.holmgaard@ist.com, telefon 7222 6142.