Årshjul - IST Administrasjon for barnehage og SFO

Årshjul for barnehage og SFO

Årshjul per måned

Dette er et forslag til omtrent når på året du foretar forskjellige typer arbeidsoppgaver for barnehage og SFO. Guiden tar utgangspunkt i at søknadsfristen for hovedopptak i barnehage utløper i mars, og at hovedopptaket er ferdig i løpet av samme måned. I tillegg henviser vi helt nederst i guiden til andre oppgaver som gjøres løpende gjennom året. Merk at guiden er lagt opp etter når barnehage-/SFO-året starter og slutter, altså fra august til juli.Klikk på lenkene for å se guide om det aktuelle tipset.

August

• Ved behov, sjekk Dobbeltplasserte barn i barnehage / SFO
• Eventuelle nyansatte må få tildelt aktuelle rettigheter Kontohåndtering

September

• Ved behov, sjekk Dobbeltplasserte barn i barnehage / SFO

Oktober

• -

November

• -

Desember

• Kontroller at Priser, satser og verdier som er registrert er korrekte og eventuelt endre disse hvis behov.
• Fakturering: Dersom det skal registreres endringer knyttet til priser, inntektsgrenser eller annet, med virkning fra januar, så må disse registreres før du fakturerer for denne perioden. Se eventuelt informasjon om Priser, satser og verdier
• Ventelisteoppdatering
• Rapportering til Basil

Januar

• Ventelisteoppdatering kan settes i gang for å sørge for oppdaterte ventelister før årets hovedopptak, se Ventelisteoppdatering
• Det kan være hensiktsmessig å se på tekster i publikumsportalen, for å se om det er behov for tilpasning av tekster. Sjekk tekstediteringsverktøyet Backoffice
• Fakturering: Dersom det faktureres for periode januar, i januar, må du sørge for at event. endringer knyttet til pris, maksavgift og/eller annet er registrert før du fakturerer. Se Priser, satser og verdier

Februar

• -

Mars

• Når søknadsfristen er passert kan kommunen (i søknadsskjemaet for barnehage) sperre for endringer av søknader en gitt periode, samt sette publiseringsstopp for tilbudsbrev. På denne måten kan ikke søknadene endres via publikumsportalen i den angitte perioden, og aktuelle tilbudsbrev vil ikke bli publisert/sendt ut i den angitte perioden. (Etter sluttdato i sistnevnte periode vil alle aktuelle tilbud sendes ut samtidig.). Se informasjon om Hovedopptaket
• Det er viktig før utsendelse av tilbud å kontrollere innholdet i meldingsreglene med hendelse Tilbud og Publisere tilbud (sistnevnte benyttes ved fellespublisering av tilbud jf. punktet ovenfor). Se eventuelt informasjon om Hovedopptaket
• Opprette og sende ut tilbud om barnehageplass. Se informasjon Opprette plasstilbud
• Når tilbudene er utsendt og svarfristen er ute, så er det viktig å følge opp ev tilbud som ikke besvart.

April

• Det anbefales etter endt hovedopptak i barnehage å ta en sjekk om det finnes Dobbeltplasserte barn i barnehage / SFO

Mai

• Kontroller at registrerte priser og satser er korrekte, eventuelt endre disse jf. brukerveilledning om Priser, satser og verdier
• Merk: Dersom det skal bestilles endring av fakturafiler med virkning fra august, så er det viktig at en slik bestilling registreres i IST kundesenter i god tid før fellesferien.
• Det anbefales etter endt hovedopptak i barnehage å ta en sjekk om det finnes Dobbeltplasserte barn i barnehage / SFO

Juni

• Kontroller at registrerte priser og satser er korrekte, eventuelt endre disse jf. Priser, satser og verdier
• Fakturering: For enkelte kommuner foretas det ingen beregning i juni, idet juli er betalingsfri måned.
• Det kan være hensiktsmessig å se på tekster i publikumsportalen, for å se om det er behov for tilpasning av tekster: Tekstediteringsverktøyet Backoffice
• Flytte barna et trinn opp: Bytte avdeling (den nye plasseringen vil kunne sees på fanen Framtidige endringer).
• Hvis Daglig Dialog benyttes, bør det gjøres en jobb i forhold til de ansatte. Se Kopiere stillinger til neste skoleår / barnehageår

Juli

• Fakturering: Dersom det skal registreres endringer knyttet til priser, inntektsgrenser eller annet, med virkning fra august, så må disse registreres før du fakturerer for denne perioden. Se eventuelt informasjon om Priser, satser og verdier

Andre oppgaver løpende gjennom året

• Beregne og kontrollere fakturagrunnlag: Ventelisteoppdatering
• Oversikt over fakturering per enhet
• Opprette nye brukere, rettigheter/roller og kontohåndtering (brukernavn og passord) for ansatte (utføres av sentraladministratorer):
  • Husk at først og fremst må vedkommende finnes i personregisteret: Personer og relasjoner
  • For nye personer må konto opprettes og tildeles nødvendige roller (rettigheter): Kontohåndtering: Tildeling av roller og rettigheter. Som hovedregel skal styrer kun ha to tilganger: Enhetsleder barnehage og Faktureringsrapport per enhet. En ped.leder skal vanligvis kun få tilgang til avdelingen hen er tilknyttet., men det lønner seg å se på andre brukere med samme rolle, da vil du se hva slags rettigheter som blir korrekt for din kommune.
  • Dersom vedkommende skal ha varsel om nye søknader, svar på tilbud, oppsigelser osv, må personen legges inn i saksbehandlergruppen.
  • Hvis vedkommende allerede har tilgang til en barnehage, og skal ha tilgang til flere barnehager, legges rollen til på eksisterende konto. Be vedkommende logge ut og inn igjen for at endringene skal tre i kraft.
  • Bytting av tilgangsnivå skjer ved å klikke på rollen f.eks. Sentraladministrator eller Lokaladministrator øverst til høyre i løsningen.
    
    
• Godkjenne søknader om ny plass
• Oppsigelse før oppstart, slette plassering, feilregistrert dobbeltplassering: Oppsigelse før oppstart
• Oppdatere foresattes inntekt: Inntekt
• Dersom kommunen har dette i sitt oppsett: Hente foresattes inntekt via Skatteetaten. Kontantstøtterapportering: Integrasjon Skatteetaten - Hent inntekt
• Kontantstøtterapportering
• FREG-tjenester
• Slette barn fra ventelisten
• Flytte barn til en annen avdeling/barnehage (video)
• Permisjon
• Personer og relasjoner
• Godkjenne diverse endringer på barns plasseringer som sendes inn via foresattportalen: Se menypunktet Barnehage/SFO > Godkjenne