Arkivere dokumenter

Arkivere dokumenter

• Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at sentraladministrator har angitt dette i malen.
  
  
• Arkivering av et dokument gjøres av dokumenteier. Unntak: Brukere med godkjenningsrettighet kan både godkjenne og arkivere et dokument i samme operasjon. Når et dokument har status Venter på godkjenning, vil alternativet Godkjenn og arkiver være tilgjengelig dersom dokumentmalen har innstillingen Tillat arkivering aktivert. Hvis du velger Godkjenn og arkiver settes dokumentets status først til Godkjent og deretter umiddelbart til Arkivert. Begge trinnene - godkjenning og arkivering - loggføres separat i dokumentloggen med tidspunkt og hvilken bruker som har utført handlingene. Arkivering via denne handlingen er tillatt selv om godkjenneren ikke er dokumenteier i motsetning til vanlig arkivering, som kun er tillatt for dokumentets eier(e). Merk! Dersom godkjenneren velger å kun godkjenne dokumentet, så følger den vanlige arbeidsflyten hvor dokumenteieren må ferdigstille dokumentet og deretter kan arkivere det.
  
  
• Arkivering vil være det aller siste trinnet i arbeidsflyten og kan ikke utføres før dokumentet har statusen Avsluttet. Når dokumentet avsluttes vises en melding for å gi brukeren en påminnelse om at dokumentet bør arkiveres.
  
  
• Et dokument som er arkivert kan ikke endres på noen måte. Hvis det er behov for mer arbeid med dokumentet etter arkivering, kan det lages en kopi slik at brukeren ikke trenger å starte helt på nytt. Det kopierte dokumentet vil få status Under arbeid, og deretter følge ordinær arbeidsflyt i tråd med innstillinger for malen som dokumentet er basert på. 
  
  
• Arkivering av dokumentet betyr at en endelig PDF-versjon av dokumentet overføres til ISTs e-arkiv. E-arkivet fungerer som et lagringssted for dokumentene mens de venter på å bli arkivert av kommunen. Når dokumentet er overført til kommunens arkiv, vil det bli fjernet fra e-arkivet i henhold til reglene satt i Rydderutiner-tjenesten for de kommuner som har tatt den i bruk.
  
  
• Arkivleverandør må sette opp henting av den nye dokumenttypen DOCMAN.TYPE.ARC.DOCTYPE.GENERAL. (Oversikt dokumenttyper ved arkivintegrasjoner). Se også oversikt over metadata som følger dokumentet lenger ned i denne guiden.

Innstillinger for arkivering

Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at malen har markering ved Tillat arkivering:

Merk at dersom det allerede er opprettet dokumenter med malen som grunnlag før administrator satte innstillingen, vil det være mulig for dokumenteiere å oppdatere innstillingen for hvert enkelt dokument. Dette gjelder både når en innstilling legges til og når den fjernes fra malen. Dokumenteier får opp et gult varselfelt med informasjon om at malens innstillinger har blitt endret. Dokumenteier trykker på Vis endringer for å se hva det gjelder og kan godta de nye innstillingene for dokumentet ved å trykke på Lagre og fortsett.