Daglig Dialog - Administrasjon

Under menypunktet Administrasjon kan ansatte opprette midlertidige oppholdsplaner
som skal gjelde en begrenset periode, eksempelvis i tilknytning til ferieperioder. Du kan også se alle aktive og fremtidige midlertidige oppholdsplaner, og du kan opprette Stengte perioder, eksempelvis i tilknytning til offentlige fridager.

Midlertidig oppholdsplan (plan for ferier eller dager med avvikende oppholdstid)

I tilkytning til ferieperioder kan du opprette og sende ut informasjon om midlertidige oppholdsplaner. På denne måten kan enheten innhente oppdaterte oppholdsplaner fra foresatte for disse periodene.

Når en midlertidig oppholdsplan er opprettet og aktivert kan du se tittel, hvilken avdeling den midlertidige oppholdsplanen gjelder for, start- og sluttdato, samt hvor mange oppholdsplaner som er innsendt. Midlertidige oppholdsplaner registrert fra foresatte gjennomgås og godkjennes via samme prosess som for en ordinær oppholdsplan.

Du har også mulighet til å sende manuelle påminnelser til foresatte om at de enda ikke har lagt inn midlertidig oppholdsplan for perioden, samt se hvilke foresatte som har sendt inn oppholdsplan og hvem som ikke har gjort det ved å klikke på antallet ved Innsendt.

1. Gå til menypunktet Administrasjon > fane Midlertidig oppholdsplan og klikk på Lag en midlertidig oppholdsplan.
   
   
   
2. Skriv navn for den midlertidige oppholdsplanen i feltet Tittel
3. Velg fra nedtrekksmenyen hvilken avdeling (eller flere) oppholdsplanen gjelder for.
4. Angi Start- og sluttdato for den midlertidige oppholdsplanen.
5. Velg fra kalenderen hvilken dato den midlertidige oppholdsplanen skal aktiveres. Den låses da for redigering og sendes til foresatte.
6. Velg Frist fra kalenderen for å angi hvilken dato som er siste dag foresatte kan levere midlertidig oppholdsplan for perioden.
7. Stengte dager: Klikk i kalenderen hvis du vil angi om det finnes noen stengte dager som foresatte ikke skal kunne legge inn oppholdsplan på
   
   
   
8. Klikk på Opprett
9. Merk! Når en midlertidig oppholdsplan-periode er aktivert går det ikke an å redigere den, men så lenge den ikke er aktivert har ansatte mulighet til å redigere.
   
   

Både ansatte og foresatte kan legge inn midlertidig oppholdsplan for ett barn i den aktuelle  perioden. Foresatte oppretter midlertidig oppholdsplan fra IST Home. Ansatte oppretter midlertidig oppholdsplan for et barn fra barnekortet i Daglig Dialog:

1. Gå til Oversikt og trykk på barnets kort

2. Under seksjonen  Avventer midlertidig oppholdsplan klikker du på Fyll inn oppholdsplan
3. Når du oppretter en midlertidig oppholdsplan har du flere muligheter tli å legge inn tider. Klikk enten på Bruk tider fra ordinær oppholdsplan, eller du kan velge om det skal være fravær alle dagene, eventuelt kan du registrere nye tider.
4. Når oppholdsplanen er opprettet vil den vises under Midlertidig oppholdsplan.

Ansatte kan se på oppholdsplanen ved å velge Vis oppholdsplan. Ved behov kan du endre hvilke tider barnet kommer til å være tilstede, ved å legge inn nye tider i den midlertidige oppholdsplanen. Dette gjør du ved å klikke på Rediger oppholdsplan.

Oppholdsplaner som har grå status viser utfylte oppholdsplaner som enda ikke er aktive, mens oppholdsplaner med grønn status viser oppholdsplaner som er utfylt og er aktive. Midlertidige oppholdsplaner vises også i oppholdsplan-oversikten og på barnets aktive oppholdsplan i den aktuelle perioden.

Det finnes ikke noen sperre på hvor lenge ansatte kan redigere oppholdsplanen. Det er mulig for kommunene å aktivere en såkalt "hard deadline" for midlertidige oppholdsplaner. Dersom denne innstillingen ikke er aktivert, vil foresatte kunne sende inn midlertidige oppholdplaner også etter utløpt frist. Dersom hard deadline er aktivert vil ikke foresatte kunne sende inn midlertidige oppholdplaner etter fristen. "Hard deadline" er en konfigurasjon som vil gjelde alle enheter (barnehager og SFO) i kommunen, og sentraladministrator kan bestille dette ved å opprette en sak i IST kundesenter.

Konfliktvarsel ved opprettelse / redigering av stengt periode / midlertidig oppholdsplan

Ved opprettelse eller redigering av stengt periode / midlertidig oppholdsplan varsler løsningen dersom det er konflikt med eksisterende kalenderhendelser. Varslet vises med en annen farge, klikk på konfliktikonet og deretter pilen for å se ytterligere detaljer som tittel, dato, beskrivelse, avdelinger osv.

Det er mulig å lagre selv om det finnes konflikter. Du må aktivt bekrefte varselet i feltet Jeg forstår konfliktene og ønsker å fortsette før du kan trykke på Opprett for å lagre.

Overlappende kalenderaktiviteter kan redigeres eller slettes direkte fra dialogboksen ved å trykke på blyant- eller søppelbøtteikonet på detaljraden, inkludert valg av omfang for gjentakende hendelser. Husk å trykk på Opprett eller Oppdatere for å lagre endringen.

Påminnelse om oppholdsplan

1. Gå til Oversikt og klikk på barnekortet til et barn som har status Savner oppholdsplan.
2. Klikk på det røde utropstegn-symbolet som indikerer at oppholdsplan mangler
3. Før du trykker på Send påminnelse kan du se når forrige påminnelse ble sendt ut.
   
4. Det er også mulig å sende ut påminnelse om manglende oppholdsplan fra menypunktet Administrasjon. Gå til fanen Mangler oppholdsplan. Det er en egen kolonne som viser når siste påminnelse ble sendt ut til hver enkelt på listen.
   
   

Sende påminnelser om midlertidige oppholdsplaner (også etter utløpt frist)

Når en midlertidig oppholdsplan er opprettet og aktivert har ansatte mulighet til å sende varsel til foresatte dersom det mangler oppholdsplaner. Det er mulig å sende påminnelser for midlertidige oppholdsplaner selv etter at fristen har passert, forutsatt at organisasjonen ikke benytter innstillingen hard deadline (dvs. absolutt frist). Klikk på Send påminnelse for den aktuelle perioden. Påminnelse sendes umiddelbart til foresatte som ikke har registrert en oppholdsplan enda. Om det finnes flere enheter (barnehage/SFO) og avdelinger som påvirkes av midlertidig periodeplan har du mulighet til å velge hvilken enhet og avdeling du ønsker å sende påminnelse til.

Når du har sendt en påminnelse, får du et varsel i IST Daglig Dialog. Hvis du senere velger Send påminnelse igjen, så kan du se når siste påminnelse ble sendt. Når en påminnelse er sendt får foresatte et push-varsel i IST Home foresatt-app.

Stengte perioder

Det kan opprettes Stengte perioder for eksempel i tilknytning til offentlige fridager.

1. Gå til Administrasjon > fane Stengte perioder
2. Klikk på Opprett en stengt periode
3. Skriv tittel/navn for den stengte perioden.
4. Velg fra nedtrekksmenyen hvilken avdeling (eller flere) den stengte perioden gjelder for.
5. Angi Start- og sluttdato for den stengte perioden. Løsningen varsler dersom det er konflikt med eksisterende kalenderhendelser. (Du kan lagre selv om det finnes konflikter, bekreft varselet og trykk på Opprett eller Oppdatere for å lagre endringen).
6. Velg fra kalenderen hvilken dato den midlertidige oppholdsplanen skal publiseres som betyr når foresatte skal bli varslet om den stengte dagen/perioden.
7. Opprett

En stengt periode kan slettes / endres hvis det er behov for det. Stengte perioder vises i blant annet i oppholdsplan-oversikten med grå farge og teksten Stengt. I IST Home vil foresatte motta et varsel om at det er opprettet og publisert en stengt periode. Det vil også vises i kalenderoversikten at avdelingen holder stengt den aktuelle perioden. Det er ikke mulig for foresatte å registrere oppholdsplaner på stengte dager.

Steder

Det kan opprettes steder knyttet til enheten, som barna kan sjekkes inn på. Et sted kan f.eks. være et rom eller en plass i tilknytning til enheten, eller en aktivitet slik som f.eks. tur/utflukt.

1. For å opprette et nytt sted, gå til Administrasjon > Steder og klikk på Legg til sted

2. Skriv inn navn på stedet og velg hvilke(n) avdeling(er) stedet skal være knyttet til.
3. Avslutt med å lagre.