Opprett Samtykke
Gå til Samtykker > Opprett
Velg skjema fra nedtrekksmenyen
Påse at skolens navn er med i feltet Utsendingsnavn for en enklere oversikt.
Angi dato for utsendelse. Hvis du setter dagens dato tar det minst 20 minutter før skjemaet sendes ut.
Sett gyldighetsdato for samtykket ved å velge dato i feltene Gyldig fra og Gyldig til og med.
Samtykket er kun synlig for foresatte i perioden for gyldighet. Etter datoen i feltet Gyldig til og med er passert, vil samtykket og svarene ikke lenger være tilgjengelig for foresatt. Administrator har lesetilgang i seks måneder etter Gyldig til og med-datoen. For de som har en arkivintegrasjon, vil svar fra foresatte finnes i elevmappen i den eksterne arkivløsningen. Vi anbefaler at gyldighetsdato settes til 31.07.202x (siste dato i inneværende skoleår).
Hvem skal svare på samtykket? Samtykket sendes uansett ut til alle registrerte foresatte på en elev som har en e-postadresse registrert som kontaktinformasjon. Hvis det er tilstrekkelig at kun n foresatt svarer, velger du En foresatt. Alternativ velger du Alle foresatte, og samtykket vil da kreve at alle foresatte registrert på en elev (inntil to) svarer/godkjenner den andres svar.
Når du oppretter et nytt samtykke er innstillingen Svar på denne utsendelsen skal ikke arkiveres deaktivert. Administrator kan unnta samtykker fra arkivering når dette ikke er nødvendig, så dersom du ønsker at innkomne samtykker ikke skal arkiveres gjennom den vanlige arkiveringsprosessen, setter du hake her.
Mottakere: Trykk enten på knappen Klasser/grupper eller knappen Kontaktlærergrupper. Lenger ned kan du spesifisere ved å velge en eller flere grupper dette samtykket skal innhentes for. (Det kan være flere enheter, hele skolen, enkelte klasser, kontaktlærergrupper eller avdelinger som skal motta samtykket).
Merk! For at samtykket skal være synlig er det en forutsetning at eleven tilhører gruppen samtykket ble opprettet for.
Forklaring til elementer i bildet:
- Navnet på skjemaet vises for de foresatte når de svarer på utsendelsen
- Navnet på utsendelsen vil vises for administrator i Liste-, Svar- og Rapportseksjonene.
- Hvis du setter dagens dato tar det minst 20 minutter før skjemaet sendes ut.
- Marker her for å ekskludere innkomne samtykker fra automatisk arkivering. (Når du oppretter et nytt samtykke er denne innstillingen deaktivert)
Hvis samtykket gjelder over flere skoleår eller du lurer på noe i forbindelse med fosterforeldre, bør du først lese de to avsnittene nedenfor før du fortsetter med opprettelse av samtykket ved å følge punktene i Opprette samtykke og angi dato for utsendelse. (Lenker: Samtykker over flere skoleår og Fosterforeldre)
Opprette samtykke og angi dato for utsendelse
Når utsendelsen er klar, klikk på knappen Opprett utsendelse til x gruppe(r). Trykk på Lagre.
Du får en bekreftelse på at samtykket har blitt opprettet:
Merk! Det kan gå inntil en time før e-post om utsendelsen sendes ut. Foresatte får ikke automatisk varsel i IST Home-appen når det er et nytt samtykke som skal fylles ut, kun e-post. Dersom varsel i IST Home er ønskelig, må det legges ut informasjon i et Innlegg. Lokaladministrator skal kunne legge ut innlegg til hele sin skole/barnehage samtidig. Skriv for eksempel en variant av dette: "Det er sendt ut et nytt samtykkeskjema. Vi ønsker at du logger inn på https://svar.no.ist.com så snart som mulig. Det er tilstrekkelig at en foresatt svarer (eventuelt: Husk at begge foresatte må svare for at skjemaet skal være godkjent)."
Samtykker over flere skoleår
Vi anbefaler at samtykker er gyldige for ett skoleår av gangen og at det sendes ut nye samtykker i august som er gyldig ut juli.
Dette gir mulighet for å revidere skjemaene årlig, du kan sende ut til alle elever samtidig og lokaladministratorer får kun ett sted å forholde seg til.
Samtykker over flere år anbefales kun dersom man har et samtykke som skal besvare av alle foresatte ved alle enheter i kommunen. Da vil gruppene oppdateres automatisk. Dersom samtykket eksempelvis kun skal gjelde 1. trinn og være gyldig 7 år frem i tid, må gruppene her oppdateres manuelt etter opprykk til nytt skoleår. Gå inn på Samtykker > Se alle > klikk på utsendelsen og Rediger. Marker alle gruppene/klassene og Lagre.
Hvis du ber om samtykker for enkelte grupper eller klasser, bør disse kun være gyldig for inneværende skoleår, og du må lage nye for neste skoleår. Dette fordi samtykker som opprettes for enkeltgrupper eller klasser vil knyttes til den spesifikke gruppen, og en elev vil ikke lenger være medlem av denne gruppen neste år.
Fosterforeldre
Merk at for elever som har både biologiske foresatte og fosterforeldre registrert i personregisteret, vil kun fosterforeldre motta skjemaet. Biologiske foresatte vil ikke motta skjemaet og vil ikke se dette om de logger seg inn.
Se alle samtykker
Samtykker vises under menypunktet Samtykker > Se alle, og det er en fane for Aktive utsendelser og en fane for Utgåtte utsendelser:
Forklaring til elementer i bildet:
- Fane Aktive utsendelser
- Fane Utgåtte utsendelser
- Under tabellen åpnes et felt med mer detaljert informasjon om den utsendelsen du står på.
Se informasjon om hvert enkelt samtykke
Klikk på samtykket du vil se på og det åpnes et felt med mer informasjon om samtykket. Klikk på den seksjonen/nedtrekksmenyen vil vi se mer informasjon om , slik som for eksempel Grupper, Manglende e-post adresser, Påminnelser eller Endringer i utsendelsen. Klikk på markeringene i bildet for beskrivelse:
Forklaring til elementer i bildet:
- Åpne nedtrekksmenyen for å se hvem som ikke har besvart samtykket. Du vil der se knappen "Send påminnelse" som du kan trykke på for å sende ut påminnelse om å besvare samtykket.
- Du kan se hvilke klasser/grupper/avdelinger dette samtykket gjelder for ved å trykke på nedtrekksmenyen. Du får tilgang til knappen Rediger som kan brukes hvis det er nødvendig endre noe.
- Dette feltet viser når det sist ble annonsert eller sendt ut påminnelse om å besvare samtykket.
- Du ser datoene for samtykkets gyldighetsperiode. I parentes ser du hvor mange dager dette utgjør. Merk at etter gyldighetsperioden er ikke samtykket lenger synlig i løsningen!
- Når du har åpnet et samtykke ser du detaljer om samtykket nederst på skjermen. Disse tre radene viser hvem som opprettet samtykket, hvilken dato det ble opprettet og når det ble sendt ut.
- Hvis du klikker på tallet i kolonnen Mottakere eller Utilgjengelige åpnes en detaljvisning av det valgte samtykket nederst på skjermen.
- Du kan se hvilke elever som har foresatte med manglende e-post adresse. E-post adresse må være registrert på den foresattes personkort i det skoleadministrative systemet. Foresatte uten e-post vil ikke motta varsel om å logge seg inn, skolen bør informere dem på en annen måte at de må logge seg inn for å besvare samtykket.
- Listen over manglende e-post adresser oppdateres automatisk en gang hver 24. time på aktive samtykker, og til høyre for overskriften vises hvor mange timer det er siden oppdateringen sist ble utført (teksten vil vise antall timer og ikke dager som på dette bildet).
- Du kan se hvilke elever som har foresatte med manglende e-post adresse.
- E-post adresse må være registrert på den foresattes personkort i det skoleadministrative systemet.
- Listen oppdateres automatisk for alle aktive samtykker en gang hver 24. time, og til høyre for overskriften vises antall timer siden oppdateringen sist ble utført (vil vise timer og ikke dager som i bildet ovenfor).
- Foresatte uten e-post vil ikke motta varsel om å logge seg inn, skolen bør informere dem på en annen måte at de må logge seg inn for å besvare samtykket.
Manglende e-post adresser
Endringer i utsendelsen og Faresonen
- Informasjon under Endringer i utsendelsen er aktuelt for de som ikke har slått på automatikk for oppdatering av mottakere. Hvis du ikke har på innstillinger for automatisk oppdatering av mottakere, vil det her vises dersom noen foresatte mangler eller har fått ny e-post adresse, eller hvis det har skjedd endringer på gruppens medlemmer.
- Samtykker som må fjernes umiddelbart pga. upassende innhold kan trekkes tilbake. Hvis det dreier seg om små skrivefeil som ikke påvirker svarene, bør utsendelsen ikke trekkes tilbake. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket, vil alle svar bli slettet, og ingen kan sende inn nye. Mottakerne vil bli varslet via e-post om at samtykket er trukket tilbake. Du må oppgi en grunn til tilbaketrekking.
Når du er inne på Samtykker > Se alle, og har åpnet et samtykke, kan du scrolle lenger ned på siden for å se mer informasjon om samtykket du er inne på (se bildet under).
Forklaring til elementer i bildet:
- Samtykker som må fjernes umiddelbart pga. upassende innhold kan trekkes tilbake. Hvis det dreier seg om små skrivefeil som ikke påvirker svarene, bør utsendelsen ikke trekkes tilbake. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket, vil alle svar bli slettet, og ingen kan sende inn nye. Mottakerne vil bli varslet via e-post om at samtykket er trukket tilbake. Du må oppgi en grunn til tilbaketrekking.
- Knappen Vis / Skjul endrer benevning ut i fra hva du har valgt. Her har vi trykket på Vis og da åpnes informasjon nedenfor om det å trekke tilbake en utsendelse.
- Dersom du ikke har slått på automatikk for oppdatering av mottakere, vil dette feltet vise informasjon om foresatte som mangler eller har fått ny e-post adresse, eller hvis det har skjedd endringer på gruppens medlemmer.