Dokumentflyt for lærer/pedagog i skole/barnehage

Generelt om Dokumentflyt og Tilgangsrettigheter

• Dokumentflyt gir lærere, pedagoger og andre ansatte mulighet til å opprette og jobbe med individuelle dokumenter for enkeltbarn/-elever.
• Sentraladministratorer med tildelte rettigheter kan opprette og vedlikeholde malkategorier og maler
• Lokaladministrator og/eller lærer/pedagog kan opprette dokument basert på tilgjengeliggjorte maler
• Dokumenteier kan dele dokumentet med andre, samt kjøre en intern godkjenningsprosess for enkeltdokument.
• Det er mulig å publisere dokument til foresatte via IST Home skole/barnehage.
• Ferdig dokument kan sendes til ekstern arkivløsning via e-arkiv/DocHub.
• Hvis du har endret noe i et dokument uten at du har trykket på lagre, og du f.eks. blir logget ut på grunn av inaktivitet, så kan alle endringer gå tapt. For å redusere denne risikoen viser Dokumentflyt en lagringspåminnelse ca. hvert 10. minutt dersom endringer i et dokument ikke har blitt lagret.
  
  

Tilgangsrettigheter

• Sentraladministrator gir aktuelle lokaladministratorer (ved en enhet) tilgang ved å tildele en rolle som inneholder modulen Dokumentflyt - lokal administrator
• Enkelte lokaladministratorer får også tildelt en ekstra modul som gir tilgang til å godkjenne dokumenter. Brukeren får tilgang til alle dokumenter som sendes til godkjenning, for elever/barn ved brukerens enhet. Dokumentene kan ha status:
  • Klar til godkjenning
  • Venter på godkjenning
  • Krever endringer
  • Godkjent
• Det kan være det er behov for at enkelte utvalgte brukere, for eksempel rektorer og enhetsadministratorer, får en utvidet administratortilgang. Denne rettigheten gir brukeren mulighet til å se og administrere alle dokumenter knyttet til elever / barn ved aktuell enhet, selv om vedkommende ikke er dokumenteier eller har fått dokumentet delt med seg. Du som dokumenteier ser et ikoni dokumentets heading dersom det tillater utvidet administratortilgang. Denne type administratortilgang er kun tilgjengelig ved bruk av Dokumentflyt fra IST Administrasjon, tilgangen gjelder altså ikke for brukere av Dokumentflyt fra Daglig Dialog eller Lærerapplikasjonen. Noen kommuner/enheter har egne interne rutiner for hvem et dokument skal deles med. Undersøk hvilke rutiner som er gjeldende hos dere.
• Lokaladministrator og lærer/pedagog jobber i samme grensesnitt. Den eneste forskjellen mellom disse rollene er hvilke elever de har tilgang til: 
  • Lokaladministrator har tilgang til alle barn på enheten, og kan opprette dokumenter tilknyttet disse.
  • Lærer i skole har tilgang til alle klassene de er kontaktlærer for.
  • Pedagog i barnehage har tilgang til alle barna på enheten.
  • Merk! Lærer-/pedagogrettigheter gir deg kun tilgang til dokumenter du selv har opprettet knyttet til et barn, samt dokumenter som andre dokumenteiere har delt med deg.
• Lærere i skole og pedagoger/ansatte i barnehage vil automatisk få tilgang til menypunket Dokumentflyt når dette er satt opp av leverandøren i prosjektfasen.
• Noen kommuner/kunder har valgt å slå på funksjonalitet for dobbel autentisering for tilgang til Dokumentflyt. Dette gir et ekstra innloggingssteg for lærer i lærerapplikasjonen. Når du først er inne i Dokumentflyt, er det ingen automatisk utlogging ved kontinuerlig arbeid. Du kan fortsette uten avbrudd, men dersom du bytter til en annen modul i applikasjonen (for eksempel Innlegg), vil Dokumentflyt kreve ny innlogging for at du skal få tilgang igjen. Det er ikke autolagring i Dokumentflyt, så vi minner om viktigheten av å lagre endringer i et dokument før du går ut av det.
• Avhengig av rettigheten du er tildelt, har du lov til å utføre følgende handlinger:
  
  

• * En person som oppretter et dokument vil automatisk bli eier av det. Eierskapet kan overføres fra skaperen av dokumentet (bruker A) til noen andre ved å legge til denne personen (bruker B) som eier. Når bruker B er gjort til eier av dokumentet, kan bruker B fjerne bruker A (skaper av dokumentet) som eier. Et dokument kan ha maksimalt to eiere.

• ** Vær oppmerksom på at bare n person kan redigere innholdet i et dokument om gangen. Hvis en bruker redigerer et dokument, vil det kun være tilgjengelig i skrivebeskyttet visning for alle andre brukere, uansett hvilket nivå av dokumenttilgangsrettigheter man har.

Mine dokumenter / Logg

Generelt

IST Dokumentflyt for lærer/pedagog har to faner: Mine dokumenter og Søk elev/barn. Startsiden er Mine dokumenter og viser alle dokumenter du har opprettet som er åpne. Hvis du ønsker at listen også skal vise dokumenter med status Lukket, klikker du på skyveknappen Vis behandlede dokument:

Fullskjermvisning

Når du jobber i et dokument har du mulighet til å benytte fullskjerm-modus om du synes arbeidsflaten i skjermbildet du jobber i er for lite. Statuslinjen ved vanlig visning er trukket noe sammen. Det finnes en knapp oppe til høyre for å åpne fullskjermvisning hvor du også kan redigere. Fullskjerm begrenses til innad i nettleseren. Knapp på samme sted benyttes for å lukke fullskjermvisningen og gå tilbake til standardvisning av dokumentet.

Logg

For å se dokumentets logg:

1. Åpne dokumentet
2. Trykk på Mer-knappen med tre prikker på høyre side
3. Trykk på Vis logg

Loggen viser alle hendelser og kommentarer knyttet til dokumentet du har åpnet. Filter på Kommentert er valgt som standard, men du kan hake av for de filteralternativene du er interessert i å se ved å klikke på alternativene. Ved å klikke på et valgt alternativ på nytt, fjernes dette filteret. Merk at du ikke kan velge bort alle filtre, minst ett alternativ må være markert. Du kan filtrere loggen etter Alle, Kommentert, Oppdatert, Status endret, Lest eller Publisert:

Publiseringsinformasjon i dokumentlogg

I loggen vises handlinger for publisering / avpublisering av dokumenter som har denne innstillingen. Det er mulig å klikke på ikonet i i loggen for å åpne dokumentet som en PDF-fil. Dette innebærer at brukere med tilgang til dokumentet kan sammenligne innholdet i de ulike versjonene av dokumentet.

Loggen vil også vise en lesebekreftelse for når en foresatt har klikket på lenken for å få tilgang til dokumentet fra Home-appen. Hvis dokumentet har blitt publisert flere ganger, vil lesebekreftelsen inneholde informasjon om hvilken versjon den foresatte har sett.

Loggen viser når dokumentet ble arkivert og av hvem. Et PDF-ikon vises og kan klikkes på for å åpne en PDF-visning av det arkiverte dokumentet:

Dele et dokument med andre

Hvis du er eier av et dokument kan du dele tilgang til dokumentet med andre. Slik gjør du det:

1. Åpne dokumentet og trykk på Del
2. Søk fram en eller flere personer du vil dele med
3. Velg hvilken tilgang som skal gis: om vedkommende skal kunne lese, redigere eller eie dokumentet, og trykk på Legg til

Se framgangsmåten beskrevet med bilder nedenfor.

Alle brukere som har tilgang til et dokument vil kunne se hvem dokumentet har blitt delt med, ved å holde markøren over dele-ikonet i dokumentoversikten. Delingsfunksjonaliteten nås både via knappen Del (øverst til høyre i dokumentet) eller via knappen med tre prikker.

Dele dokument i lærerapplikasjonen

Øverst på listen vises lærere med tilknytning til eleven, enten som kontaktlærer eller som faglærer. Øvrige ansatte, uten tilknytning til eleven, vil bli listet opp nedenfor. Det er mulig å bla i listen, eller du kan også søke etter personer ved å starte å skrive navn i Søk ansatte-feltet. Lærere vil vises med navn og ansatt-ID, mens kontaktlærer vil vises med denne rollen i stedet for ansatt-id:

Dele dokument i Daglig Dialog

I Daglig Dialog vises alle ansatte med en aktiv stilling ved enheten i listen. Det er mulig å bla i listen, eller du kan også søke etter personer ved å starte å skrive navn i Søk ansatte-feltet:

Publisere dokument

• En forutsetning for å kunne publisere dokumenter, er at sentraladministrator har bestilt at tjenesten aktiveres. Aktivering utføres av IST på bestilling.
• Dokumenter kan publiseres til foresatte til elever under 18 år i appen IST Home, og til elever over 18 år kan dokumenter publiseres i elevapplikasjonen.
• Foresatte må ha lastet ned versjon 2.0 av IST Home Skole/Barnehage for å få tilgang til publiserte dokumenter.
• Malen dokumentet er opprettet på må ha innstilling for publisering.
• Hvis innstillingen "Tillat publisering til foresatte" fjernes fra malen vil ikke dette automatisk fjerne publiseringer av dokumenter som per da er publisert, når du oppdaterer dokumentet med den nye innstillingen. Dokumentet forblir publisert fram til dokumenteieren eventuelt velge å avpublisere det.
• Dersom dokumentets malinnstilling gjør at dokumentet krever godkjenning, kan ikke dokumentet publiseres før godkjenning har skjedd. For dokumenter med malinnstilling som ikke krever godkjenning, kan dokumentet publiseres på et hvilket som helst trinn i arbeidet med dokumentet.
• Når dokumentet er publisert får elevens foresatt(e) beskjed i appen IST Home Skole/Barnehage om at det finnes et dokument å se. Foresatte kan åpne dokumentet via menyen Dokument. For ekstra sikkerhet må foresatte re-autentisere seg før dokumentet åpnes som en PDF-fil. Merk at lenken kun vil være gyldig i 10 minutter. Dette er for å forhindre at den deles utenfor Home-appen og aksesseres av noen som ikke er autorisert. Hvis en elev er over 18 år vil eleven motta en e-post om at det er publisert et dokument i elevapplikasjonen.
• Et dokument kan publiseres, publiseres på nytt eller avpubliseres. Handlinger for publisering/avpublisering vil bli loggført, og dersom et dokument publiseres flere ganger vil de med tilgang til dokumentet på enheten kunne åpne de ulike PDF-versjonene fra loggen.
• Merk at for foresatte og elever over 18 år vil kun den siste publiserte versjonen være tilgjengelig. Skulle et dokument bli avpublisert, vil det ikke lenger være tilgjengelig.
• Dersom det er registrert både fosterforeldre og foresatte i tilknytning til et barn/elev, så vil et dokument som publiseres kun gjøres tilgjengelig for fosterforeldrene. Merk at inntil videre kan man ikke se hvilke foresatte, ev fosterforeldre, som er registrert i tilknytning til et barn/elev i Dokumentflyt. Dersom det er omstendigheter knyttet til et barn/elev som påvirker hvem dokumenter skal publiseres til, burde man for ordens skyld sjekke barnets relasjoner i personregisteret i IST Administrasjon, før publisering skjer. Merk at dersom det må gjøres endringer på barnets/elevens relasjoner, anbefales det at man venter til dagen etter med å publisere dokumentet.

Innstillinger

Du kan kun publisere dokumenter som er opprettet med en mal som har innstillingen "Tillat publisering til foresatte" (dette angis av sentraladministrator).

Det er mulig å endre en innstilling for en mal og dokumenter opprettet ut fra denne malen. Det er du som er dokumenteier som kan oppdatere innstillingen på det enkelte dokumentet. Dette gjelder både hvis en sentraladministrator har lagt til eller fjernet innstilling for publisering til foresatte.

Hvis en malinnstilling endres, vil dokumenteier se en merknad i dokumentet markert med gult f.eks. slik som dette:



Du kan trykke på knappen Vis endringer for å se hva som sto i dokumentets innstillinger tidligere og hva det nå er endret til. Velg om du vil fortsette uten å lagre med endringen, eller lagre endringen og fortsette:



Publiseringsknappen

Det er kun dokumenteier som har tilgang til knappen for å Publisere / Avpublisere når et dokument er åpent:

Et tidsstempel for når et dokument sist ble publisert vises under publiseringsknappen. For å avpublisere et dokument klikker du på pilen til høyre på den grønne publiseringsknappen og velger Avpublisere. Merk at det er mulig å slette et dokument også når det har status publisert.

Se avsnittet Logg for publiseringsinformasjon i dokumentlogg.

Oversikt over alle barn/elever (Søk elev/barn)

Filtrering og sortering av visning

Se og pek på markeringene i bildene nedenfor hvis du vil ha tips til hvordan du kan søke fram elever, dokumenter samt filtrere for å se dataene du søker etter:

Forklaring til elementer i bildet:

• Klikk for å markere eller fjerne markeringen ved de ulike kolonnene i oversiktslisten.
• Knapp for å kunne velge hvilke kolonner du ønsker å ha framme i visningen.

Forklaring til elementer i bildet:

• Du kan sortere etter alle kolonneoversikriftene. Klikk på den du ønsker å sortere etter.
• Pil opp sorterer i stigende rekkefølge, og pil ned sorterer i synkende rekkefølge.
• Tall indikerer hvilken kolonne du ønsker å sortere etter, i prioritert rekkefølge. Her ønsker jeg jeg først å sortere etter klasse (1), deretter etter fornavn (2) i stigende rekkefølge.

Forklaring til elementer i bildet:

• Velg Alle, en eller flere klasser fra nedtrekksmenyen.
• Velg alle, en eller flere kategorier du ønsker å se dokumenter fra. Hvilke kategorier som er tilgjengelige styres av Sentraladministrator.
• Du kan filtrere på hvilke dokumenter du ønsker i visningen, ved å velge dokumentstatus fra denne nedtrekksmenyen.
• Skriv inn et fødselsnummer (11 siffer), eller du kan søke på bokstavene i et fornavn eller etternavn (ikke case-sensitiv).

 

En elevs dokumenter

Se en elevs dokumenter:

1. Gå til fane Søk barn/elev
2. Velg en elev i oversikten
3. Ett nytt bilde vises der du ser alle elevens dokumenter som du har opprettet. Du har mulighet for å Endre, Forhåndsvise i pdf-format eller Slette et dokument ved å klikke på ikonene helt til høyre på dokumentraden.

Forklaring til elementer i bildet:

• Trykk her for å opprette et nytt dokument på en elev.
• Hvis eleven har mange dokumenter, kan du søke på deler av ord som finnes i Kategori, Mal, Dokumentnavn og Opprettet av. Feltet er case-sensitivt. Du kan ikke søke på tall.
• Klikk for å gjøre endringer i dokumentet.
• Klikk for å forhåndsvise dokumentet (i PDF-format)
• Klikk for å slette

 

Opprett nytt dokument på en elev

1. Gå til fanen Søk elev/barn og søk fram som beskrevet tidligere i guiden > klikk på barnet/eleven.
2. Du ser barnets/elevens dokumentoversikt > klikk på Nytt dokument
3. Tilgjengelige dokumentmaler vises i nedtrekksmenyen. For å se mer informasjon om malen før du velger, kan du peke på utropstegn-ikonet.
4. Klikk på den malen du ønsker å benytte.
   
5. Valgt mal åpnes, og du kan starte arbeidet med å legge inn data i redigerbare felt.
   
   Merk at Dokumentnavn er et obligatorisk felt. Du har tilgang til den samme teksteditoren som brukes i malbyggingen. Hvis du trykker på Enter når du står i feltet Dokumentnavn lagres dokumentet.
6. Når du trykker på Lagre får dokumentet status Under arbeid.
   
   Du har mulighet til å se en forhåndsvisning av hvordan dokumentet vil se ut, se dokumentets logg og også slette hele dokumentet (kan ikke angres). Dokumentet lagres automatisk ved en forhåndsvisning.
   
   
   Når du har et dokument åpent, kan du hente fram en logg. Loggen viser alle hendelser og kommentarer knyttet til det aktuelle dokumentet.
   Du kan legge til en kommentar i loggen ved å skrive inn i tekstfeltet nederst i vinduet før du trykker på Legg til i logg.
   
   

Bilde i et dokument

Du kan bruke editoren hvis du ønsker å legge til et bilde i dokumentet.

1. Klikk i feltet der bildet skal ligge, og deretter på ikonet Last opp bilde.
2. Velg et bilde fra filutforskeren din. Det anbefales å bruke en bildefil i PNG-format.
3. Klikk og dra i markøren for størrelsesvelgeren under bildet slik at bildet får en passende størrelse.
4. Hvis bildet har meningsbærende innhold med tanke på visning av PDF i skjermleser for personer med behov for visuell tilrettelegging, markerer du i avhukingsboksen og skriver inn en kort og presis beskrivelse av bildet slik at de som ikke kan se bildet får samme informasjon.
5. Klikk på Sett inn
   

Opprett nytt dokument på en elev ved å kopiere

I stedet for å bygge et dokument fra bunnen er det tidsbesparende å kopiere et eksisterende dokument eleven har fra før og gjøre endringer på det. Forutsetninger for å kunne kopiere et dokument:

• Dokument hvor jeg står som eier eller det er delt med meg hvor jeg har redigeringstilgang eller lesetilgang
• Dokument opprettet på en mal som er aktiv
• Dokument koblet til en kategori som er aktiv

Et kopiikon finnes under knappen med tre prikker under menypunktene Mine dokumenter, Dokumenter delt med meg og Søk elev/barn. (Enkelte brukere har i tillegg en fane som heter Til godkjenning - merk at det er ikke mulig å kopiere dokumenter som ligger på denne fanen).

Når du trykker på kopi-ikonet åpnes en kopi av dokumentet. Alt innhold og kopling til kategori har blitt kopiert fra det opprinnelige dokumentet.

Det originale dokumentets delinger med andre personer, eierskap eller logg vil ikke bli kopiert. Det nye dokumentet starter med status Under arbeid og vil følge de ulike statuser som er korrekte i forhold til malen dokumentet er basert på.

1) Finn elevens/barnets dokument som du ønsker å kopiere (enten på fanen Mine dokumenter, Dokumenter delt med meg eller Søk elev/barn).

2) Helt til høyre på raden vises kopier-ikonet, klikk på dette.

3) Det nye dokumentet åpnes og du må skrive inn et dokumentnavn.

4) Gjør ønskede endringer og husk å lagre.

Dokumenter som krever godkjenning

Generell informasjon om godkjenningsprosessen

Det er sentraladministrator som angir om dokumenter som er basert på en bestemt mal må gjennom en godkjenningsprosess eller ikke. Et vanlig scenarie er at lærer/pedagog legger inn informasjonen i dokumentet og sender det til enhetens lokaladministrator for godkjenning. Dette kan enten bli godkjent med en gang, eller det kan være en samarbeidsprosess der dokumentet "lever" og går fram og tilbake mellom lokaladministrator og lærer som kan legge inn kommentarer til hverandre i dokumentets logg.

Når et dokument krever godkjenning vil det være tre hovedstatuser knyttet til arbeidsflyten, samt tre "mellom-statuser" som fungerer som veiledning underveis i godkjenningsprosessen. Dette gjør at du får god oversikt og forståelse for hvor i godkjenningsprosessen dokumentet befinner seg:

• Under arbeid
  • Klar for godkjenning
  • Venter på godkjenning
  • Krever endringer
• Godkjent
• Lukket

Sende et dokument til godkjenning

Når et dokument fra en mal som krever godkjenning er opprettet, kan det sendes til godkjenning.

1. Du må først lagre innholdet i dokumentet ved å trykke på en av Lagre-knappene.

2. Når dokumentet er lagret vil knappen "Ferdig, send til godkjenning" aktiveres. Klikk på knappen for å gå videre i godkjenningsprosessen.

   

3. Det vises en dialogboks som forteller at når du har angitt at dokumentet er ferdig og sendt til godkjenning, kan du ikke lenger redigere dokumentet.

4. Hvis du ønsker kan du skrive en kommentar til den som skal godkjenne (ikke obligatorisk).

    

5. Klikk på Send til godkjenning.

   

6. Nå er dokumentet låst for redigering, og tilgjengeliggjort på fanen Til godkjenning hos den lokaladministratoren som skal godkjenne.

Dokument som krever endringer

1. Dokument som har kommet i retur vises under Mine dokumenter med status Krever endringer
   

2. Åpne dokumentet og deretter åpne loggen fra knappen med tre prikker for å se om administrator har skrevet årsaken til at dokumentet er returnert til deg.
   

3. I loggen ser du hva som har skjedd, og kan lese kommentarer som er skrevet inn.
   
   

   Hvis du ønsker å legge inn en kommentar i loggen, skriver du i tekstfeltet nederst før du trykker på Legg til i logg, hvis det ikke er behov for kommentar lukker du vinduet med det lille krysse øverst i høyre hjørne av loggen.
   

4. For å gjøre påkrevde endringer i dokumentet trykker du på Gjenåpne dokumentet
   

5. Gjør endringene, og hvis du ikke er helt klar trykker du på "Lagre" eller "Lagre og lukk" for å jobbe videre med det senere.

6. Når du er tilfreds med endringene og er klar for å sende de tilbake til godkjenning, trykker du på knappen "Ferdig, send til godkjenning".
   
   

Arkivering

Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at sentraladministrator har angitt dette i malen.

Arkivering av et dokument kan gjøres av dokumenteier.

Arkivering vil være det aller siste trinnet i arbeidsflyten og kan ikke utføres før dokumentet har statusen Avsluttet. Når dokumentet avsluttes vises en melding for å gi brukeren en påminnelse om at dokumentet bør arkiveres.

Et dokument som er arkivert kan ikke endres på noen måte. Hvis det av n eller annen grunn er behov for mer arbeid med dokumentet etter arkivering, kan det lages en kopi slik at brukeren ikke trenger å starte helt på nytt. Det kopierte dokumentet vil få status Under arbeid og deretter følge ordinær arbeidsflyt i tråd med innstillinger for malen som dokumentet er basert på.

Arkivering av dokumentet betyr at en endelig PDF-versjon av dokumentet overføres til ISTs e-arkiv. E-arkivet fungerer som et lagringssted for dokumentene mens de venter på å bli arkivert av kommunen. Når dokumentet er overført til kommunens arkiv, vil det bli fjernet fra e-arkivet i henhold til reglene satt i Housekeeping-tjenesten. (Housekeeping vil bli implementert i løpet av Q4 2024).

Innstillinger for arkivering

Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at malen har markeringen "Tillat arkivering":

Merk at dersom det allerede er opprettet dokumenter med malen som grunnlag før administrator satte innstillingen, vil det være mulig for dokumenteiere å oppdatere innstillingen for hvert enkelt dokument. Dette gjelder både når en innstilling legges til og når den fjernes fra malen. Dokumenteier får opp et gult varselfelt med informasjon om at malens innstillinger har blitt endret. Dokumenteier trykker på Vis endringer for å se hva det gjelder og kan godta de nye innstillingene for dokumentet ved å trykke på Lagre og fortsett.

Arkivere et dokument

Arkiveringsknappen er kun tilgjengelig i dokumentet når dokumentet har fått status Avsluttet.

Arkivering kan skje fra et åpent avsluttet dokument (se bildet under), eller uten å åpne dokumentet fra dokumentlisten du ser under Søk elev/barn eller Mine dokumenter (se bilde to nedenfor).

Etter du har arkivert dokumentet vil det få status Arkivert i alle aktuelle faner. Statusikonet som viser om et dokument er arkivert eller ikke, vil være synlig for alle som har tilgangsrettigheter til dokumentet. I dokumentlisten til en elev / et barn vil det arkiverte dokumentet være inkludert i totalsummen i kolonnen Ant.dokumenter samt i kolonnen Avsluttet.

Disse handlingene er tilgjengelige for det arkiverte dokumentet:

• Forhåndsvisning
• Vis logg
• Publiser (forutsatt at dokumentmalen er satt til Tillat publisering til foresatte)
• Avpubliser (forutsatt at dokumentmalen er satt til Tillat publisering til foresatte)
• Del
• Slett
• Kopier dokument