Dokumentflyt for Sentraladministrator

Generelt om Dokumentflyt

Dokumentflyt gir lærere, pedagoger og andre ansatte mulighet til å opprette og jobbe med individuelle dokumenter for enkeltbarn/-elever.

Maler og malkategorier opprettes og vedlikeholdes av administratorer (sentralt) med tildelte rettigheter.

Løsningen skal grovt sortert inneholde fem steg:

1. Opprette malkategorier og maler (Sentraladministrator)
2. Opprette dokument basert på tilgjengeliggjorte maler (Lokaladministrator og/eller lærer/pedagog)
3. Dele dokument med andre (mulighet til å kjøre en intern godkjenningsprosess for enkeltdokument om ønskelig).
4. Publisere ferdige dokument til foresatte via IST Home skole/barnehage.
5. Sende ferdig dokument til eksternt arkiv via e-arkiv/DocHub.

Tilgangsrettigheter

Sentraladministratorrettigheter

Opprettelse av kategorier og malbygging utføres av en sentraladministrator som er tildelt en rolle som inneholder modulen Dokumentflyt Sentral administrator.

Når rettigheten er tildelt, vil sentraladministrator ha tilgang til menypunktet Dokumentflyt - administrator og undermenyen Maler og statistikk

 

Lærere og pedagoger/ansatte i barnehage

Denne type brukere får tilgang til menypunktet Dokumentflyt på automatikk når dette settes opp av IST

Noen kommuner/kunder har valgt å slå på funksjonalitet for dobbel autentisering for tilgang til Dokumentflyt. Dette gir et ekstra innloggingssteg for lærer i lærerapplikasjonen. Løsningen tilbys for å sikre at sensitive dokumenter forblir beskyttet, selv om brukeren forlater maskinen eller den deles med andre. Når brukeren først er inne i Dokumentflyt, er det ingen automatisk utlogging ved kontinuerlig arbeid. Læreren kan fortsette uten avbrudd, men dersom brukeren bytter til en annen modul i applikasjonen (for eksempel Innlegg), vil Dokumentflyt kreve ny innlogging om man vil jobbe videre der. En innstilling må aktiveres for at dobbel autentisering i lærerapplikasjonen skal kunne tas i bruk, så systemansvarlig kan melde fra om dette i ISTs kundesenter dersom det er ønskelig å aktivere dette.

Vi minner om viktigheten av å lagre endringer i et dokument før man går ut av det. Hvis du trykker på Enter når du står i feltet Dokumentnavn lagres dokumentet. Når du trykker på knappen Lagre får dokumentet status Under arbeid. Dokumentet lagres automatisk ved en forhåndsvisning.

Lokaladministrator ved enhet

Får tilgang dersom sentraladministrator tildeler rolle som inneholder den aktuelle modulen for Dokumentflyt lokal administrator.

Lokaladministrator og lærer/pedagog jobber i samme grensesnitt. Den eneste forskjellen mellom disse er hvilke elever de har tilgang til:

• Lokaladministrator har tilgang til alle barn på enheten, og kan opprette dokumenter tilknyttet disse.
• Lærer i skole har tilgang til alle klassene de kontaktlærer for.
• Pedagog i barnehage har tilgang til alle barna på enheten.

Du kan i utgangspunktet kun se de dokumentene du selv har opprettet. Dokumenteier kan dele et dokument med andre ved å gi enten dokumenteier-, lese- eller redigeringsrettighet.

Se egen guide for henholdsvis lokaladministrator og lærer/pedagog.

Ekstern person uten ansettelse eller stilling

Det kan være behov for å gi eksterne personer (f.eks. PPT) tilgang til Dokumentflyt slik at dokumenteiere kan dele dokumenter med vedkommende. Med eksterne personer menes en som ikke har en ansettelse eller stilling ved skolen. Registrer personen i kommunens personregister og tildel en rolle som kun inneholder Dokumentflyt - lokal administrator. Per i dag må sentraladministrator tildele en rolle som har modulen for Dokumentflyt lokaladministrator koblet direkte på rollen og ikke via en modulgruppe. Dette vil bli endret slik at det også kan benyttes modulgrupper. Informasjon vil komme i endringsdokumentasjon før leveranse.

Administrator med full tilgang til dokumenter

Det kan være det er behov for at enkelte utvalgte brukere, for eksempel rektorer og enhetsadministratorer, får en utvidet administratortilgang. Denne rettigheten gir brukeren mulighet til å se og administrere alle dokumenter knyttet til elever / barn ved aktuell enhet, selv om vedkommende ikke er dokumenteier eller har fått dokumentet delt med seg.

• Modulen Generell administrator-tilgang gir kun tilgang til dokumenter basert på maler som tillater Generell administratortilgang.
• Malinnstillingen Generell administratortilgang er aktivert som standardinnstilling på nye maler som opprettes.
• Generell administratortilgang kan aktiveres manuelt på eksisterende maler. Når dette aktiveres trer det i kraft umiddelbart i motsetning til andre malinnstillinger hvor endringen må aktiveres av dokumenteier for hvert allerede eksisterende dokument som åpnes.
• En administrator med rettigheten må gå til fanen Søk elev/barn og velge en person for å finne dokumentene andre har laget.
• Administratorer kan utføre de samme handlingene som en dokumenteier. Dokumenteier ser et ikoni dokumentets heading dersom det tillater utvidet administratortilgang.
• Handlinger utført av personer med generell administrator-tilgang loggføres på samme måte som andre brukeres handlinger, dvs. med navn og handling i dokumentloggen.
• Dersom det er spørsmål til tildeling av rettigheter kan Sentraladministrator ta kontakt med IST Support. Lenke til guide: Kontohåndtering: Tildeling av roller og rettigheter

Rettighet til å godkjenne dokumenter

Lokaladministrator som skal kunne godkjenne dokumenter må tildeles modulen Godkjenn dokument sammen med Dokumentflyt - lokal administrator

• Brukere som kan godkjenne dokumenter får tilgang til alle dokumenter som sendes til godkjenning, for elever/barn ved brukerens enhet. En widget på startsiden i IST Everyday viser brukeren om det finnes dokumenter til godkjenning. Trykker brukeren i widgeten tas man direkte til den Godkjenningsfanen i Dokumentflyt der man kan godkjenne/avslå.
• Brukere med godkjenningsrettighet kan både godkjenne og arkivere ett dokument i samme operasjon. Når et dokument har status Venter på godkjenning, vil alternativet Godkjenn og arkiver være tilgjengelig dersom dokumentmalen har innstillingen Tillat arkivering Hvis du velger Godkjenn og arkiver settes dokumentets status først til Godkjent og deretter umiddelbart til Arkivert. Begge trinnene - godkjenning og arkivering - loggføres separat i dokumentloggen med tidspunkt og hvilken bruker som har utført handlingene. Arkivering via denne handlingen er tillatt selv om godkjenneren ikke er dokumenteier i motsetning til vanlig arkivering, som kun er tillatt for dokumentets eier(e). Merk! Dersom godkjenneren velger å kun godkjenne dokumentet, så følger den vanlige arbeidsflyten hvor dokumenteieren må ferdigstille dokumentet og deretter kan arkivere det.

Kategorier

Generelt

• Du bruker en kategori til å samle maler av samme type.
• Det er per i dag ingen annen logikk tilknyttet de ulike kategoriene, enn at de gjør det mer oversiktlig å sortere etter kategori om dere har svært mange maler.
• Du kan opprette så mange kategorier dere ønsker.
• En aktiv kategori kan benyttes til å opprette nye maler.

 

Ny kategori

1. Gå til Maler og statistikk > Administrer kategorier
2. Klikk Ny kategori
3. Fyll inn Kategorinavn og Beskrivelse
4. Trykk på Lagre. Kategorien blir automatisk aktiv og tilgjengelig for å opprette nye maler.

 

Se på eller endre kategori

1. Gå til Maler og statistikk
   
2. Trykk Administrer kategorier
   • Skyveknappen = Benytt hvis du vil inkludere passive kategorier i visningen.
   • Mouseover = pek med musen på beskrivelse for å se hele kategoribeskrivelsen.
   • Endre = Klikk på blyantikonet for å endre kategorinavn, beskrivelse eller om malen skal være aktiv/passiv.
   • Slette = Søppelbøtteikonet gjør at du kan slette kategorien på valgt rad. Vurder om det er mer fornuftig å sette kategorien til passiv i stedet for å slette!

 

Maler

Generelt

Sentraladministrator lager maler slik at brukerne kan opprette individuelle dokumenter ut fra en mal. 

Ny mal

1. Gå til Dokumentflyt - administrator > Maler og statistikk > fane Maler
   
2. Klikk Ny mal
   
3. Du kan bygge malen fra bunnen av med komponenter som beskrevet i denne fremgangsmåten. Eventuelt kan du importere eller kopiere en mal så du har et grunnlag å bygge videre på. Se egen fremgangsmåte for importere mal og kopiere mal.
4. I  redigeringsvinduet hvor malen skal bygges må du ta stilling til noen obligatoriske felt på høyre side.
   • Malnavn = bør være kort og presist. Feltet Beskrivelse utdyper hva denne malen kan brukes til.
   • Kategori = gjør det enklere å sortere malene.
5. Felt som ikke er obligatoriske, men nyttige
   • Enhetstype = Velg om en mal skal gjelde for skole, barnehage eller begge. Brukerne ser bare maler som er relevante for enheten de jobber ved når de oppretter nye dokumenter eller egne maler. Er ingen enhetstype valgt gjelder den for både skole og barnehage.
   • Status = La malen være passiv til du er helt sikker på at den er klar til bruk. Aktiv her tilgjengeliggjør malen for andre brukere.
   • Krever godkjenning = Marker hvis alle dokumenter som er opprettet fra denne malen må gjennom en godkjenningsprosess.
   • Tillat arkivering = Marker hvis dokumenter opprettet fra denne malen skal kunne hentes til ekstern arkivløsning.
   • Tillat publisering til foresatte = Marker hvis alle dokumenter som er opprettet fra denne malen skal kunne publiseres til foresatte.
   • Utvidet administratortilgang = Aktivert som standardinnstilling på nye maler som opprettes. Gjør at administratorer med denne rettigheten kan se alle dokumenter (med denne malinnstillingen) på alle barn på enheten.
     
     
     
     
6. Bygg malen: Plasser komponenter ut i malen ved hjelp av "bokser" hvor du velger hvilken komponent som skal inn i den enkelte boksen. Klikk på ønsket komponent, hold museknappen inne, dra pekeren til den boksen hvor du vil ha komponenten og slipp museknappen for å plassere komponenten i boksen.
   
   Fast tekst = Komponent hvor du skriver inn ikke-redigerbar tekst som vil vises i alle dokumenter som opprettes for barnet / eleven. Denne komponenten benyttes ofte øverst for å lage en overskrift, og kan ikke endres av dokumenteierne. Når du skal jobbe inne i boksen har du tilgang til en teksteditor med vanlig editorfunksjonalitet.
   
   Redigerbar tekst = Gir et felt i dokumentet hvor dokumenteier og de med redigeringstilgang kan skrive inn egen tekst eller endre på tekst hvis du legger noe inn her. Denne komponenten brukes de stedene hvor lærere / pedagoger aktivt skal skrive inn informasjon. Når man jobber i en slik komponentboks har man tilgang til en teksteditor med vanlig editorfunksjonalitet.
   
   Personinformasjon = Komponenten gjør at man ser valgt personinformasjon om barnet / eleven i dokumentet. Det åpnes et vindu der du haker av for hva som skal hentes inn til dokumentet fra den administrative løsningen: Navn og adresse, Skole/barnehage, Klasse/Avdeling, Årstrinn, Fødselsdato, Kontaktlærer, Fravær timer, Fravær dager, Relasjoner.
7. Mellom hver rad i malen finnes ikonene Legg til (pluss), Flytt (pilkors), Kopier (ark), Slett (søppelbøtte) = Disse ikonene gjør at du kan legge til en ny komponent, flytte komponenten i malen ved hjelp av dra og slipp, kopiere komponenten eller slette komponenten. Merk at både Flytt og Slett finnes inne i bokser med 50% bredde, slik at du kan utføre disse operasjonene på enkeltbokser uavhengig av den andre boksen på samme rad.
8. Lagre gjerne malen underveis i arbeidet, for deretter å eventuelt jobbe videre med den senere

Merk! La malen ha status Passiv inntil du er helt sikker på at den er ferdig - så snart den settes til aktiv blir malen tilgjengelig for alle som kan opprette dokumenter tilknyttet elever / barn.

 

Endring av innstillinger i maler (godkjenning og publisering)

Dersom brukere har opprettet dokumenter, og administrator deretter endrer en malinnstilling, vil dokumenteier får spørsmål om å oppdatere dokumentet med den nye innstillingen. Dette gjelder for enkeltdokumenter, og gjelder både når en innstilling legges til og fjernes.

Hvis Tillat publisering til foresatte fjernes fra en mal vil ikke dette automatisk fjerne publiseringer av dokumentet som per da er publisert, når dokumenteieren oppdaterer dokumentet med den nye innstillingen. Dokumentet forblir publisert fram til dokumenteieren eventuelt velger å avpublisere det.

Når du gjør endringer i malinnstillinger knyttet til godkjenning og publisering, vil det vises en varselmelding om hvor mange dokumenter det finnes som er opprettet på den aktuelle malen og som kan påvirkes av endringen(e)

Bilde / logo

Hvis du vil legge til et bilde eller en logo, bør du velge komponenten Fast tekst i malen.

1. Klikk i feltet der bildet skal ligge, og deretter på ikonet Last opp bilde.

2. Velg et bilde fra filutforskeren din. Det anbefales å bruke en bildefil i PNG-format.

3. Klikk og dra i markøren for størrelsesvelgeren under bildet slik at bildet får en passende størrelse.

4. Hvis bildet har meningsbærende innhold med tanke på visning av PDF i skjermleser for personer med behov for visuell tilrettelegging, markerer du i avhukingsboksen og skriver inn en kort og presis beskrivelse av bildet slik at de som ikke kan se bildet får samme informasjon.

5. Klikk på Sett inn
   
   

   

Lenke som skal vises i dokumenter

Du kan legge inn lenker i malen som vil være klikkbar når dokumenter basert på malen produseres. Lenken er også klikkbar i PDF'er som sendes til arkiv.

Klikk på lenkeikonet i verktøymenyen og skriv inn fullstendig lenke i feltet Nettadresse før du trykker på Legg til.

Kopiere mal

For å spare tid kan du kopiere en eksisterende mal som grunnlag når en ny mal skal opprettes. Slik gjør du det:

1. Gå til Dokumentflyt - administrasjon > Maler sentralt

2. I maloversikten finner du malen du ønsker å kopiere, klikk på Kopiere-ikonet til høyre på raden.

3. Alt innhold kopieres unntatt malens navn og kategori. La status være Passiv helt til du er ferdig med malarbeidet og det er klart for at lærere/pedagoger kan ta malen i bruk. 

4. Fyll inn den nye malens navn og skriv en kort beskrivelse som gjør det enkelt for brukerne å se hva malen kan benyttes til

5. Velg hvilken Kategori malen skal tilhøre.

6. Marker i de respektive feltene dersom alle dokumenter som er opprettet fra denne malen må gjennom en godkjenningsprosess, om de kan publiseres til foresatte og om de skal arkiveres.

7. Gjør ønskede endringer på innhold / seksjoner i malen

8. Husk å lagre 

 

Eksport/Import av maler

Funksjonalitet for sentraladministrator som ikke krever ekstra rettigheter. Under malbygging kan sentraladministrator eksportere/importere maler. Eksport/import av maler kan være svært tidsbesparende for kunder som skal ta i bruk Dokumentflyt for første gang, eller f.eks. ved kommunesamarbeid der det er ønskelig å dele dokumentmaler med en annen kommune. Merk! Når en mal blir importert får den automatisk status Passiv. Etter du har import en mal må du trykke på skyvebryteren Inkluder passive maler for å inkludere passive maler i visningen. Kategorien som importeres vil automatisk få status Aktiv. Ta kontakt med IST dersom det er spørsmål til funksjonaliteten.

Aktivere en mal

Sett malen til Aktiv når du er helt sikker på at den er klar til bruk. Malen blir tilgjengelig for andre brukere, som kan opprette dokumenter for barn / elever basert på denne malen.

Arkivere dokumenter

• Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at sentraladministrator har angitt dette i malen.
• Arkivering av et dokument gjøres av dokumenteier. Unntak: Brukere med godkjenningsrettighet kan både godkjenne og arkivere et dokument i samme operasjon. Når et dokument har status Venter på godkjenning, vil alternativet Godkjenn og arkiver være tilgjengelig dersom dokumentmalen har innstillingen Tillat arkivering Hvis du velger Godkjenn og arkiver settes dokumentets status først til Godkjent og deretter umiddelbart til Arkivert. Begge trinnene - godkjenning og arkivering - loggføres separat i dokumentloggen med tidspunkt og hvilken bruker som har utført handlingene. Arkivering via denne handlingen er tillatt selv om godkjenneren ikke er dokumenteier i motsetning til vanlig arkivering, som kun er tillatt for dokumentets eier(e). Merk! Dersom godkjenneren velger å kun godkjenne dokumentet, så følger den vanlige arbeidsflyten hvor dokumenteieren må ferdigstille dokumentet og deretter kan arkivere det.
• Arkivering vil være det aller siste trinnet i arbeidsflyten og kan ikke utføres før dokumentet har statusen Avsluttet. Når dokumentet avsluttes vises en melding for å gi brukeren en påminnelse om at dokumentet bør arkiveres.
• Et dokument som er arkivert kan ikke endres på noen måte. Hvis det er behov for mer arbeid med dokumentet etter arkivering, kan det lages en kopi slik at brukeren ikke trenger å starte helt på nytt. Det kopierte dokumentet vil få status Under arbeid, og deretter følge ordinær arbeidsflyt i tråd med innstillinger for malen som dokumentet er basert på.
• Arkivering av dokumentet betyr at en endelig PDF-versjon av dokumentet overføres til ISTs e-arkiv. E-arkivet fungerer som et lagringssted for dokumentene mens de venter på å bli arkivert av kommunen. Når dokumentet er overført til kommunens arkiv, vil det bli fjernet fra e-arkivet i henhold til reglene satt i Rydderutiner-tjenesten for de kommuner som har tatt den i bruk.
• Arkivleverandør må sette opp henting av den nye dokumenttypen DOCMAN.TYPE.ARC.DOCTYPE.GENERAL. (Oversikt dokumenttyper ved arkivintegrasjoner). Se også oversikt over metadata som følger dokumentet lenger ned i denne guiden.

Innstillinger for arkivering

Forutsetning for at et dokument skal gå til arkiv, er at malen har markering ved Tillat arkivering:

Merk at dersom det allerede er opprettet dokumenter med malen som grunnlag før administrator satte innstillingen, vil det være mulig for dokumenteiere å oppdatere innstillingen for hvert enkelt dokument. Dette gjelder både når en innstilling legges til og når den fjernes fra malen. Dokumenteier får opp et gult varselfelt med informasjon om at malens innstillinger har blitt endret. Dokumenteier trykker på Vis endringer for å se hva det gjelder og kan godta de nye innstillingene for dokumentet ved å trykke på Lagre og fortsett.

Metadata

Se egen guide for oversikt over metadata som følger dokumenter til arkiv. Del gjerne denne med arkivleverandør, sammen med dokumenttyper: Arkivintegrasjon Dokumentflyt - Metadata

 

Statistikk

Administratorer kan se hvordan Dokumentflyt benyttes, og følge opp at dokumenter blir ferdigstilt og arkivert. Pga. personvern viser statistikken bare samlede tall per enhet og mal, aldri tall for enkeltansatte. Excel-filen inneholder ingen personopplysninger.

Lokaladministrator går til Dokumentflyt - administrator > Dokumentflyt - administrator > fane Statistikk.

Sentraladministrator går til Dokumentflyt - administrator > Maler og statistikk > fane Statistikk. Her ser du statistikk for alle enheter samlet eller filtrer på en enhet

Nøkkeltall for bruk av løsningen

 

Sletting av data

Det er mulig å slette persondata som personer og tilhørende dokumenter på forespørsel. Merk at det ikke vil være mulig å slette en person som har dokumenter som fortsatt ikke er avsluttet.

Når en person er slettet vil alle tilhørende dokumenter i Dokumentflyt også bli slettet. Dokumenter som tidligere har blitt arkiverte, og som er knyttet til en person som nå slettes, vil forbli i e-arkivet fram til de eventuelt slettes der.