Hvis en elev slutter, flytter, eller ikke møter opp på skolen kan du lage en sluttmelding. Det finnes ulike sluttårsaker du kan velge i nedtrekksmenyen. Merk at om du velger sluttårsak Ikke møtt medfører dette en annen håndtering av elevens innskrivng enn ved sluttmeldinger med sluttårsak Flyttet o.l. Merk at hvis du velger sluttårsak Ikke møtt vil du ikke få ut noen rapport / sluttmelding (se eget avsnitt nedenfor)
Ordinær sluttmelding med rapport
- Gå til Administrasjon > Elever > marker eleven > klikk på Utskrivning > Elev slutter:
- Angi Sluttårsak og Sluttdato (dette er obligatoriske felt). Andre felt er valgfrie. Feltene vises på sluttmeldingsrapporten. Pek på feltet i bildet nedenfor for å se en beskrivelse:
I tillegg til ny skole og foresatte kan du velge andre mottakere som skal vises på flyttemeldingen. Velg fra nedtrekksmenyen. Listen er forhåndsdefinert av sentraladministrator i kommunen.
Fritekstfelt som kan benyttes til å skrive inn annen relevant informasjon du vil skal vises på flyttemeldingen.Vi anbefaler at du skriver inn elevens nye adresse i dette tekstfeltet til informasjon for mottakere av flyttemeldingen.Fritekstfelt hvor du kan skrive inn hvilken skole eleven flytter til.Hvis eleven skal begynne på en annen skole i samme kommune kan du velge ny skole fra nedtrekksmenyen. - Når dialogboksen er ferdig utfylt trykk Lagre. Du får en melding om at flyttemeldingsrapport er opprettet og klar for utskrift. Rapporten vises med skolens målform.
- Gå til Utskriving - Flyttemelding elev for å se / skrive ut rapporten.
Hvordan vises en elev etter det er laget en sluttmelding?
- Eleven har fått en sluttdato på innskrivingen
- Et gult symbol vises på elevoversikten.
- Etter sluttdatoen er passert vil ikke eleven være koblet til klassen eller undervisningsgrupper.
- Dersom sluttdato har passert kan du sette filter for å søke fram eleven.
- Du finner flyttmeldingen under Elevinformasjon - fane Flytting. En flyttmeldingsrapport kan skrives ut flere ganger. Du finner rapporten under knappen med et binders-symbol.
Om du lager en sluttmelding med sluttårsak Ikke møtt vil det IKKE opprettes noen rapport (I applikasjonen tolkes Ikke møtt det slik hen at eleven ikke har sluttet, fordi eleven aldri har begynt). Hvis du ønsker dokumentasjonsmulighet med fritekstfelt for utsendelse, må du velge en annen sluttårsak og skrive informasjonen om Ikke møtt i tekstfeltet.
En lokaladministrator har mulighet til å slette en avsluttet innskriving. Det er viktig å merke seg at denne handlingen er irreversibel. En innskriving kan slettes selv om startdatoen er innenfor et tidligere skoleår.
En avsluttet innskriving kan ikke slettes hvis:
- Karakterer er registrert
- Hvis brukeren ikke er administrator for opprettelsesenheten.
Når innskrivingen slettes fjernes også informasjon om og historikk rundt:
- Klassemedlemskap
- Gruppemedlemskap
- Kopling til kontaktlærere
- Medlemskap i Temagrupper
- Programområder (VGS)
- Elevens fag- og timefordeling
- Tilpasninger i fag- og timefordelingen
- Plasseringer for neste skoleår
- Flyttemeldinger
Funksjonaliteten vil særlig være relevant i de tilfeller hvor innskrivinger feilaktig er avsluttet med årsak "Ikke møtt" og hvor man i ettertid ser at det riktige vil være å slette hele innskrivingen.
Dersom du oppdager at en elev i inneværende skoleår egentlig skulle vært skrevet ut forrige skoleår, kan du lage en sluttmelding på ordinær måte men Sluttdato må være lik 31.07.20xx. Det er ikke mulig å velge en annen sluttdato for et tidligere skoleår.
For å unngå at fag fra tidligere skole sperrer for utskrift av karakterrapporter på den nye skolen, må avgiverskolen utføre en ryddejobb på eleven som skal slutte. Her er en lenke til en guide som beskriver hvordan: Ungdomsskoleelev bytter skole innad i kommunen
Feltene Sluttårsak og Sluttdato kan endres etter sluttdatoen er passert. Du kan enten gå til Elevinformasjon - fane Flytting eller du kan fra elevregisteret endre filter så du får søkt fram eleven og trykk på Utskriving - Oppdater sluttmelding for å endre informasjonen før du trykker på Lagre og skriver ut ny sluttmelding.
Hvis eleven ikke skal slutte allikevel, marker eleven > Utskriving > Trekke tilbake sluttmelding:
Hvis du ved en feiltagelse f.eks. har valgt feil elev eller brukt feil dato da du laget en sluttmelding med Sluttdato tilbake i tid i inneværende skoleår, får du en feilmelding når du forsøker å trekke tilbake sluttmeldingen. For å få fjernet sluttmeldingen må du gjøre følgende:
- Gå til Administrasjon > Elever > bruk filter for søke fram eleven
- Klikk Utskriving > Oppdatere sluttmelding
- I feltet Sluttdato velger du en dato frem i tid > klikk Lagre
- Gå til Utskriving
- Velg Trekke tilbake sluttmelding
Merk at dersom du ved en feiltakelse lagde sluttmelding på en elev i forrige skoleår (for eksempel sluttdato 31.07.2021), og det viser seg at eleven ikke sluttet allikevel men skal fortsette som elev dette skoleåret så har du dessverre ikke mulighet til å endre sluttdato på sluttmeldingen for deretter å trekke tilbake sluttmeldingen. Du blir nødt til å skrive inn eleven på nytt med en startdato som ikke overlapper forrige innskriving.
En tidligere elev ved skolen ligger markert med gult merke og en sluttdato. Eleven har kommet tilbake og skal begynne igjen. Du skal skrive eleven inn på skolen på helt ordinær måte som om det var en ny elev (følg kapittel Elev - Ny elev beskrevet tidligere i brukerhåndboken). Unntak kan være dersom eleven ved en feil har blitt skrevet ut eller kommer tilbake etter veldig kort tid i inneværende skoleår - da er det mer hensiktsmessig om du trekker tilbake sluttmeldingen og skriver et notat under Elevopplysninger om hva som har skjedd. Da unngår du at eleven får to elevkort/innskrivinger.
Hvis du i Elever får en feilmelding om at "Personen med fødselsnummer xxxxxxxxxxx finnes ikke" går du til Register - Personer for å legge inn personen i personregisteret (se eget kapittel i håndboken som beskriver hvordan du gjør dette). Om du skulle få følgende feilmelding: "Det medfølgende fødselsnummeret finnes allerede" er det fordi personen fortsatt finnes i databasen, men ikke er synlig for brukeren i personregisteret. Ta kontakt med IST Support for å få personen aktivert.