Elevens fag- og timefordeling er en individuell oversikt over elevens opplæring gjennom hele skolegangen. Oversikten viser alle fag eleven har hatt, og har, på alle enhetene i kommunen som eleven har vært koblet til. Har eleven valgt fag for neste skoleår vil også de planlagte fagene vises i elevens fag- og timefordeling:
Lokaladministrator kan, for elever som har kommet fra en annen kommune/fylke, legge inn historiske data i elevens fag- og timefordeling. Se kapittel Tildele fag. Elevens fag- og timefordeling gjør det mulig å sikre at elevene får det timetallet de skal ha, og at de tilbys alle fag som hører utdanningen til. Fagene i en elevs fag- og timefordeling kan brukes i fordelingen av elever på undervisningsgruppene og når elevene skal få karakter.
Det er mulig å hente fram flere kolonner enn de som vises default dersom man skulle ha behov for det. For eksempel benyttes kolonnen Spes.und.timer og Merknader i forbindelse med registrering av spesialundervisning for telling til GSI (spesialundervisning med undervisningspersonale og/eller spesialundervisning med assistent). Mer informasjon om dette finnes i guiden Eksport til GSI.
En annen kolonne du kan hente fram er Endret. Denne kan hentes fram om du ønsker å se hvilke instanser som har blitt endret eller der instansen avviker fra skolens fag- og timefordeling, dette er markert med en hake. Her er noen eksempler på endringer som kan gi hake i feltet: Det har blitt registrert karakter i faget. Raden har et annet timetall enn i fag- og timefordelingen. Faget har blitt avsluttet med Avslutt-funksjonen. Det har manuelt blitt lagt til et fag markert med Ekstern enhet (for eksempel et fag fra tidligere skoleår eller annen skole). Avkryssing i Endret-feltet benyttes ikke for koblede fag.
En elev kan ha en tilpasset fag- og timefordeling. Lokaladministrator oppretter en tilpasset fag- og timefordeling når innholdet i ett eller flere fag blir tilpasset eleven. Dersom det tildelte timetallet for et fag blir justert for en elev, blir også fag- og timefordelingen klassifisert som tilpasset. Nedenfor ser du eksempler på ofte brukte tilpasninger og hvordan disse registreres. Se forøvrig mer informasjon om tilpasninger i håndbokens kapittel Fagmerknad/Vitnemålsmerknad
Fritatt fra vurdering med karakter (eksempel)
Eleven i dette eksempelet har et enkeltvedtak på fritak for vurdering med karakter i engelsk. Vi må lage en tilpasset fag- og timefordeling for å få registrert enkeltvedtaket. Det gir eleven automatisk standpunktkarakter F i faget ENG0030 med fagmerknad FAM02 på vitnemålet. Eleven blir ikke med i trekning til eksamen i engelsk. Eleven vil komme med riktig fag og fagmerknad på vitnemålet og det vil også komme riktig fag/kode i eksportfilen til Vigo.
- Gå til Administrasjon - Elever - og en elevs fag- og timefordeling
- Klikk på knappen Tilpasset fag og timefordeling
- Klikk på Legg til. I vinduet som åpnes må alle obligatoriske felt markert med stjerne fylles ut.
- Tilpasning for et spesifikt fag krever at du klikker på Legg til i nederste del av vinduet, du får opp enda et vindu Justering. Velg fagkode og FAM-kode iht. vedtak eller føringsskriv fra Udir. Husk å lagre:
For mer detaljert beskrivelse, se kapittel Fagmerknader/Vitnemålsmerknader.
Elev fritatt fra en eksamen (vitnemålsmerknad VMM03)
ref. Udirs retningslinjer: "Når rektor, etter søknad fra foreldrene, har fritatt en elev fra eksamen, skal dere føre «Fritatt» i rubrikken for eksamenskarakter og VMM03 «Eleven er fritatt fra eksamen». Dere fører stiplet linje i rubrikken for eksamensform. Når en elev er fritatt fra alle eksamener, så holder det å føre VMM03".
Registrering i IST Administrasjon for skole
Merk at du skal kun registrere VMM03 i forkant av eksamenstrekket dersom eleven er fritatt for alle eksamener, både skriftlig og muntlig. I tilfeller hvor eleven er ikke er fritatt fra alle eksamener, men kun enten skriftlig eller muntlig i et fag, så må VMM03 registreres etter eksamenstrekket ellers vil du ikke få fram eleven som mulig kandidat til en eksamensgruppe. Eleven må i en gruppe for at du skal få satt F i karakterfeltet og det skal bli stiplet linje i eksamensform, i tillegg til at vitnemålsmerknaden skal vises nederst på vitnemålet.
Eksempel: Eleven som er trukket til eksamen i samfunnsfag men som er fritatt fra eksamen i dette faget vises i eksamenspartiet. Eksamenskarakter skal være F (Fritatt) og det skal ikke være noen merknad:
Det kan nå registreres en Tilpasset fag- og timefordeling for denne eleven med VMM03 (Fritatt fra eksamen). NB! Merk at startdato for tilpasningen må dateres tilbake i tid i forhold til eksamen. Anbefaler å sette eksamensperiodens startdato eller startdatoen for vedtaket.
Merk at det for øyeblikket er en visningsfeil som du ser på elevkortets Karakter- og fraværsoversikt > Karakterer > Vitnemål > fane Karakterer. Her vises fortsatt eksamensformen, men det er kun på denne fanen det vises, og det vil ikke komme på vitnemålet. Dette vil bli fikset innen kort tid!
Eksempel på hvordan dette kan se ut på et vitnemål
I dette eksempelet er eleven trukket til eksamen i matematikk skriftlig, og matematikk muntlig. Eleven har blitt fritatt fra skriftlig eksamen. Som du ser i eksempelet har eleven standpunktkarakter i skriftlig og karakteren fritatt i eksamen og ingen eksamensform. Vitnemålsmerknaden "Eleven er fritatt fra eksamen" (VMM03) er synlig nederst på vitnemålet:
Når skolen har fattet vedtak om særskilt språkopplæring , kan eleven få opplæring etter lærerplanen i grunnleggende norsk og etter læreplanen i morsmål for språklige minoriteter. Når eleven har fått tilstrekkelige ferdigheter i norsk til å følge den vanlige opplæringen i skolen, skal eleven ha opplæring etter den ordinære læreplanen i norsk. Skolen skal bare gi vurdering med karakter i norskfaget etter den ordinære læreplanen i norsk. Dersom eleven ikke har gått over til ordinær læreplan i norsk ved avsluttet grunnskoleopplæring, skal dere likevel føre koden for det ordinære norskfaget. Slik legger du inn fagmerknaden og karakteren:
- Gå til Administrasjon Elever merk en elev
- Gå til elevens Fag og timefordeling og klikk på knappen Tilpasset fag- og timefordeling
- Klikk på Legg til. I vinduet som åpnes må alle felt markert med stjerne fylles ut. Tilpasning for et spesifikt fag krever at du klikker Legg til i nederste del av vinduet.
- I feltet Fag klikker du ved fagkode for norsk (ofte har en elev allerede fått fritak i sidemål, så du kan hake av for hovedmål NOR0214 og muntlig NOR0216). I feltet FAM-kode velger du FAM41 Språkoppl.[fagkode]. I feltet FAM-kodemerknad angir du etter hvilken læreplan den særskilte språkopplæringen er gitt og på hvilket språknivå i læreplanen eleven avsluttet opplæring. Velg fra plukklisten:
- Klikk på Lagre, og bekreft meldlingen med Ok og klikk Lagre.
- Eleven får automatisk karakteren IV når du setter FAM41. Slik vil det se ut på vitnemålet:
Stiplet linje på vitnemål (eksempel)
I retningslinjene fra Utdanningsdirektoratet for føring av vitnemål er det enkelte tilfeller du skal legge inn en stiplet linje i stedet for en karakter (det må i tillegg legges til en FAM eller VMM). Du kan ikke skrive en stiplet linje selv, men hvis karakterfeltet er tomt vil det gi en stiplet linje på vitnemål. Hvis du har lagt til et fritak i en tilpasset fag- og timefordeling som automatisk setter karakteren F, må du fjerne karakteren så feltet blir tomt.
Fritatt fra norsk sidemål på 8. eller 9. trinn, FAM58/FAM59 (eksempel)
Fagmerknadene FAM58/FAM59 kan registreres i forbindelse med halvårsvurderinger, og skal ikke ut på vitnemål. Fagmerknaden har som formål å synliggjøre at eleven har et vedtak om fritak for vurdering eller opplæring i norsk sidemål, og vil være formålstjenlig ved et skolebytte.
NB! Hvis en lærer legger inn karakteren IV i et fag det automatisk legges på en fagmerknad FAM21. Denne vil overskrive en eventuell FAM58 eller FAM59 som administrator har registrert på 1. eller 2. halvår.
Her er informasjon om fagmerknadene fra Udir sitt føringsskriv:
- FAM58 Vedtak fritak vurdr.sidemål: Brukes for de elevene på grunnskolen som har fått fritak fra vurdering med karakter i skriftlig sidemål. Skal ikke brukes på vitnemål.
Føring for elever som følger læreplan i norsk i LK20: For elever som følger læreplan i norsk der de skal ha halvårsvurderingen i én samlet karakter i norsk hovedmål skriftlig, men egen vurdering i norsk skriftlig sidemål det siste opplæringsåret (10. trinn), vil det være ulik føring på årstrinnene (8., 9. og 10. trinn). For underveisvurdering i norsk hovedmål skriftlig fører dere norsk hovedmål skriftlig med fagkode og navn. Dere skal føre elevens karakter i skriftlig. I tillegg skal dere føre FAM58 «Vedtak fritak vurd.sidemål». Fagmerknaden skal ha som formål å synliggjøre at eleven har et vedtak om fritak fra vurdering med karakter i skriftlig sidemål, f. eks vil dette være formålstjenlig ved et skolebytte. Først når/det året eleven etter bestemmelsene i læreplanen skal ha egen vurdering i norsk sidemål skriftlig, fører dere sidemål med fagkode og navn og fører «Fritatt» i rubrikken for standpunktkarakter. I rubrikken år fører dere det året faget naturlig skulle vært avsluttet. I tillegg fører dere FAM02 «Fritatt fra vurd. med kar.». - FAM59 Vedtak fritak.oppl.sidemål: Brukes for de elevene på grunnskolen som har fritak fra opplæring i skriftlig sidemål. Skal ikke brukes på vitnemål.
Føring for elever som følger læreplan i norsk i LK20: For elever som følger læreplan i norsk der de skal ha halvårsvurderingen i én samlet karakter i norsk hovedmål skriftlig, men egen vurdering i norsk skriftlig sidemål det siste opplæringsåret (10. trinn), vil det være ulik føring på årstrinnene (8., 9. og 10. trinn). For underveisvurdering i norsk hovedmål skriftlig fører dere norsk hovedmål skriftlig med fagkode og navn. Dere skal føre elevens karakter i skriftlig. I tillegg skal dere føre FAM59 «Vedtak fritak oppl.sidemål». Fagmerknaden har som formål å synliggjøre at eleven har et vedtak om fritak fra opplæring i skriftlig sidemål, f. eks vil dette være formålstjenlig ved et skolebytte. Først når/det året eleven etter bestemmelsene i læreplanen skal ha egen vurdering i norsk sidemål skriftlig, fører dere sidemål med fagkode og navn og fører «Fritatt» i rubrikken for standpunktkarakter. I rubrikken år fører dere det året faget naturlig skulle vært avsluttet. I tillegg fører dere FAM01?«Fritatt fra opplæring».
Slik registreres FAM58 og FAM59
For å legge til denne type fagmerknad, kan administrator hente fram kolonner for FAM 1. halvår og/eller FAM 2.halvår på elevens Karaktererfane. Fagmerknaden skal legges inn på faget norsk skriftlig (se bildet nedenfor). Det er også mulig å legge inn karakteren ved å stå på karakterraden og klikke på endreblyanten. Karakter må registreres, før du kan velge FAM58 eller FAM59 i feltene FAM 1. halvår eller FAM 2. halvår.
Dersom en elev har fått tildelt feil fag og du ønsker å slette dette, må du gå inn på elevens fag- og timefordeling. Marker instansen av faget og klikk på Slette (minusknappen). Dersom det finnes karakter i faget og det allikevel skal slettes, må du først slette karakteren før du får slettet faget. Hvis det har blitt skrevet ut / arkivert / publisert en form for vurdering i faget, får du ikke bare fjernet karakteren fra karakterfeltet men du må bruke funksjonaliteten Karakterendring (der velger du blankt fra nedtrekksmenyen for karakter).
Tildele fag manuelt
Pek på de røde nummererte markeringene på bildet nedenfor for feltforklaring
- Gå til Administrasjon > Elever > søk opp eleven > klikk på Fag og timefordeling > klikk på den lille pilen helt til høyre i vinduet (1).
- I vinduet som åpnes velg Årstrinn faget leses på.
- Hak av ved riktig fagkode (3). Skal du tildele fag for inneværende skoleår kan du markere et eller flere fag samtidig, skal du tildele historiske fag må du legge inn ett fag av gangen.
- Klikk på Legg til.
- I vinduet som åpnes legger du inn data i obligatoriske felt merket med stjerne:
Startdato for når eleven leser faget er vanligvis 01.08.202x og Sluttdato 31.07.202x. Skriv inn dato i feltet, eller velg fra det lille kalenderikonet.
Hvis eleven har hatt faget hele skoleåret er det raskest å velge med nedtrekksmenyene "Starten av 2x-2x" og "Slutten av 2x-"x i stedet for å sette datoer. - Merk! Hvis du skal tildele fag som er lest på denne skolen men gjelder tidligere skoleår må du markere for Ekstern enhet selv om faget ble lest på samme skole. Klikk på plusstegnet for å få skrevet inn skolens navn. Du skal også markere for Ekstern enhet hvis du skal legge til et standpunktvurdert fag eleven har hatt på en annen skole, også selv om det er en skole i samme kommune da det er behov for en karakterrad i forbindelse med Vigorapporteringen.
- Nederst i vinduet kan du om ønskelig plassere eleven i en undervisningsgruppe hvis grupper er opprettet.
- Klikk på Legg til. Faget er nå tildelt og finnes i elevens fag- og timefordeling. Merk! Hvis du har tildelt et standpunktfag som ble avsluttet på et tidligere årstrinn må du gå til elevens Karakter- og fraværsoversikt og skrive inn karakteren.
- Hak av for aktuell fagkode. Hvis du skal legge til flere fag inneværende skoleår kan du markere for flere fag. For fag tidligere skoleår må du markere og tildele ett fag av gangen.
- Klikk på Legg til for å lagre. Eleven har nå blitt tildelt faget (og fått gruppemedlemskap hvis du valgte det).
- Samtidig som du tildeler faget kan du også koble eleven til en undervisningsgruppe om ønskelig, dersom gruppen finnes i nedtrekksmenyen.
- Hvis du har valgt Ekstern enhet over, må det stå noe i dette feltet. Velg enhet fra nedtrekksmenyen eller trykk på plussikonet for å skrive inn skolenavnet (eller en forkortelse). Teksten vises kun for administrator i løsningen.
- Fag som gjelder tidligere skoleår, eller fag med standpunkt fra en annen skole (gjelder også en annen skole i samme kommune), må markeres som Ekstern enhet her. Velg fra nedtrekksmenyen.
- Startdato for faget er fra starten av skoleåret til slutten av skoleåret. For de fleste elever skal det derfor stå Startdato 1. august og Sluttdato 31. juli. Hvis en elev starter med faget midt i skoleåret, setter du datoer som stemmer med det. Skriv inn dato, velg fra det lille kalenderikonet eller velg fra nedtrekksmenyene til høyre.
- Etter du har markert fagkode, trykk på Legg til
- Velg årstrinn eleven har/hadde faget
- Pilknappen til høyre på skjermen brukes for å åpne funksjonaliteten slik at du kan legge til fag manuelt på en elev.
Om du ønsker å se denne fagtildelingen vist i en video, se steg 3 i denne guiden: Ny elev (video)
Tildele fag via Valgmodulen
Enkelte kunder har valgmodulen som et eget menypunkt (Valg), og bruker metoden som finnes der til å tildele elevene valgbare fag som f.eks språkfag / tilvalgsfag og valgfag i stedet for å gjøre dette manuelt som beskrevet i forrige avsnitt. Det er også mulighet for at elevene automatisk blir koblet til undervisningsgruppe i faget. Faget kan enten velges av elev fra elevpåloggingen, eller lokaladministrator kan foreta et "internt valg" for selv å tildele fagene som eleven har valgt på annen måte (f.eks. via et skjema).
Sjekk med din sentraladministrator om dette er noe du har muligheten til å benytte. Beskrivelse av funksjonaliteten finnes i guidene Valgmodulen tekstguide og Valgmodulen videoguide
Tildele fag eleven har avsluttet på annen skole som ikke tilbys av nåværende skole
-
- Gå til Administrasjon > Elever > søk opp eleven > klikk på Fag og timefordeling
- Klikk på den lille pilen helt til høyre i vinduet
- I vinduet som åpnes gå til fanen Fra fagregister (markert med gult i bildet nedenfor). Søk opp fagkoden du skal legge til ved å skrive direkte i feltet Kode eller sette filter.:
- Klikk på fagkoden som vises i listen og klikk på Legg til.
- I neste vindu velger du aktuelt skoleår i plukklisten "Starten av xx-xx" og "Slutten av xxxx" for å få inn Start- og Sluttdato for et helt skoleår.
- Marker for Ekstern enhet og klikk på plusstegnet for å få skrevet inn skolens navn.
- La det være hake i feltet for Skal karaktersettes, og etter du har klikket Legg til går du til elevens Karakter- og fraværsoversikt og skriver inn karakteren.
- Administrasjon > Elever > søk fram elev
- Klikk på eleven > gå til elevens Fag- og timefordeling
- Gå til fanen Gruppemedlemskap > klikk på Bli gruppemedlem
- Obligatoriske felt merket med stjerne må fylles ut. Velg riktig fag og undervisningsgruppe fra nedtrekksmenyen (hvis gruppe mangler: Administrasjon > Skoleorganisasjon > Undervisningsgrupper). Når en elev legges til en gruppe settes dagens dato som standard startdato, endre hvis dette ikke er reell startdato. Gruppens sluttdato settes automatisk som sluttdato for medlemskapet). Klikk på Lagre.
Avslutte, bytte eller slette gruppemedlemskap
Det er ulike metoder å avslutte eller slette en elevs kobling til en undervisningsgruppe (gruppemedlemskap). Avsnittene nedenfor beskriver hva du skal gjøre når:
- Elev skal avslutte gruppemedlemskapet fordi eleven bytter til en annen und.gruppe i samme fag
- Elev skal avslutte gruppemedlemskapet fordi eleven slutter i undervisningsgruppen.
- Det har vært en feilregistrering / du ønsker ikke at det skal skapes historikk på en eller flere elever for et gruppemedlemskap.
Bytte undervisningsgruppe i samme fag
- Gå til Administrasjon > Elever> elevens Fag- og timefordeling > fane Gruppemedlemskap.
- Klikk på gruppemedlemskapet eleven skal bytte fra.
- Klikk på knappen Avslutt gruppe.
- Sett inn siste dato eleven er medlem av denne gruppen og klikk Lagre:
- Klikk på Bli gruppemedlem.
- Fyll inn de obligatoriske felt merket med stjerne ved å velge riktig fagkode fra plukklisten, undervisningsgruppe eleven skal bytte til, Startdato dagen etter sluttdatoen for det gruppemedlemskapet du nettopp avsluttet (Sluttdato er gruppens sluttdato om ikke annet angis).
- Lagre. (For å se alle gruppemedlemskap eleven har hatt må du endre filter).
Lenke til videoguide: Plassere elever i grupper
- Steg 1 viser hvordan du kobler gruppemedlemskap til flere elever samtidig ved mer enn en gruppe pr fag fra Undervisningsgrupper
- Steg 2 viser hvordan du kobler gruppemedlemskap når eleven har faget uten gruppemedlemskap fra elevkortet
- Steg 3 viser hvordan du tildeler fag og kobler til gruppemedlemskap samtidig fra elevkortet
- Steg 4 viser hvordan man plasserer elever automatisk i grupper (forutsetter at eleven har faget og at det kun finnes en gruppe i faget)
Elev slutter i undervisningsgruppen
- Gå til Administrasjon > Elever > elevens Fag- og timefordeling > fane Gruppemedlemskap.
- Klikk på gruppemedlemskapet som skal avsluttes.
- Klikk på knappen Avslutt gruppe.
- Sett inn siste dato eleven er medlem av denne gruppen og klikk Lagre
Når du velger et gruppemedlemskap med passert startdato, og deretter trykker på Slett-ikonet, vises en advarsel som du må bekrefte for at gruppemedlemsskapet skal bli slettet: "Gruppemedlemskapet du prøver å slette har en startdato i fortiden. Vær oppmerksom på at sletting av et slikt gruppemedlemskap også vil fjerne alle rapporterte fravær knyttet til det. Er du sikker på at du vil fortsette?"
Denne slettingen kan gjøres fra to ulike steder i løsningen: Enten fra en elevs Fag- og timefordeling → Gruppemedlemskap, eller du kan slette medlemsskap for en eller flere elever samtidig fra Undervisningsgrupper → Endre medlemskap. Se de to alternativene vist på bildene nedenfor:
A) Slette en elevs gruppemedlemskap fra elevens Fag- og timefordeling → Gruppemedlemskap:
B) Slette flere elevers gruppemedlemskap samtidig fra Undervisningsgrupper → Endre medlemskap:
- Marker faget i elevens fag- og timefordeling og klikk på Avslutt.
- Sett inn sluttdatoen. Etter lagring vil faget få en sort markering i kolonnen Avsluttet:
Hvis det skal settes en 1.halvårsvurdering i faget før faget avsluttes, ønsker du å beholde karakterraden. Avslutt faget på denne måten:
- Marker faget i elevens fag- og timefordeling.
- Klikk direkte i feltet Sluttdato og sett inn siste dato eleven har faget. Klikk Lagre:
Forsering av fag
Elev som tar fag på et høyere årstrinn (enkeltvedtak). Se www.udir.no for regler/retningslinjer for dette.
Her er lenke til våre guider som viser hvordan dette teknisk kan hånderes i Administrasjon for skole: Forsere fag tekstguide og Forsere fag videoguide