Forarbeid i Administrasjon for skole

Oppskrift på å lage en god timeplan

Håndboken er en oppskrift for hvordan du kan lage en god timeplan fra planlegging til ferdig publisert resultat. Data fra IST Administrasjon for skole til IST Timeplan (WebUntis) og Untis / Novaschem.

Forarbeid som må utføres i Administrasjon for skole

Det må være kopiert til nytt skoleår og alle nødvendige registreringer for det nye skoleåret må være på plass.

Se Planlegge neste skoleår (kortversjon - GRS) som har flere steg, videoer og punkter som bør være utført under menypunktet Planlegge neste skoleår innen 1. august:

Kommunenivå

• Sentraladministrator må ha lagt inn neste års skoleårskalender (skoleruta for neste skoleår). Skoleåret legges gjerne fra 01.08. til 31.07.
• Dersom kommunen har felles terminer for alle skolene kan sentraladministrator også registrere disse. Termin 1 med start fra 01.08. frem til terminslutt, og termin 2 fra dagen etter termin 1 avsluttes og frem til 31.07.
• Det legges ferie fra 01.08. og frem til elevenes første skoledag, og tilsvarende fra dagen etter siste skoledag til 31.07.
• Kontrollere og evt. korrigere fagregisteret om det er kommet til fag eller gjort endringer i fag. Dette gjøres under Administrasjon (inneværende skoleår), Registre og Fag. Det bør spesielt sjekkes at fagenes årsramme er riktig, og for fag som karaktersettes må det i fagregisterert være angitt aktuelle årstrinn i feltet Karaktersettes på årstrinn.
• Kontrollere og evt. korrigere den sentrale fag- og timefordelingen. Sjekke på sidene til UDIR om det har kommet nye fagkoder (f.eks. skjedde dette for noen år siden, da videreformidlet vi informasjon publisert av Udir og tilgjengeliggjorde guide for hvordan du skulle håndtere det i løsningen, se eksempel: Viktig melding om nye fagkoder på 10. trinn f.o.m. 01.08.2021 og Fjerning av utgåtte fagkoder for 10. trinn f.o.m. 01.08.2021)

Enhetsnivå (skole)

1. Kopiere skoleår
   Kopiere skoleår (videoguide)
   
   
2. Skoleårskalender
   Kontrollere og eventuelt gjøre lokale endringer i skoleårskalenderen.
   
   
3. Fag- og timefordeling
   Sammenlikne den lokale fag- og timefordelingen med den sentrale. Eventuelt korrigere slik at den lokale viser den korrekte oversikten over de fagene skolen skal tilby det neste skoleåret på hvert trinn.
   
   
4. Kontrollere skolens klassestruktur og klasser
   Stort sett benyttes undervisningsgrupper med gruppetype Klasse eller Blandet, mer om dette i punkt 6. (Vi anbefaler sjelden å bruke storklasser, unntaksvis f.eks. fådelte skoler hvor obligatoriske fellesfag undervises på flere trinn).
   
   
5. Plassere elever i klasser
   Se denne guidens steg 3 om du fortsatt kan jobbe i Planlegge neste skoleår: Planlegge neste skoleår
   Se denne guiden dersom det er for sent for planlegging, og du må utføre arbeidet i Administrasjon: Plassere elever i klasser
   
   
6. Gruppemaler og Undervisninsgrupper
   Bearbeide og endre på undervisningsgruppene under Gruppemaler slik at den endelige malen på en best mulig måte gir et korrekt bilde av hvordan undervisningen er organisert på hvert årstrinn (og på tvers av årstrinn). Her legges det inn om undervisningen i et fag skal foregå i en klasse, (en storklasse) eller i blandet gruppe med elever fra flere klasser (valgfag / fremmedspråk / fordypning). Når du evt. har gjort endringer i malen, klikker du på Opprette grupper. Under fanen Undervisningsgrupper blir det da opprettet en Gruppeorganisasjon navngitt med en stor bokstav (f.eks. A). I denne gruppeorganisasjonen vil alle undervisningsgruppene for neste skoleår ligge. Disse undervisningsgruppene kan igjen deles opp i delgrupper (evt. MHE, KHV o.l.). Dersom du ser at dette ikke stemmer med slik det er tenkt, går du tilbake til Gruppemaler og gjør de nødvendige endringene der. Etter at nye endringer er gjort i malen, klikker du på nytt på Opprette grupper. På fanen Undervisningsgrupper blir det da opprettet en ny Gruppeorganisasjon med en ny betegnelse (denne gangen B). Bearbeidelsen av Gruppemaler og Gruppeorganisasjon kan gjøres flere ganger hvor det etter hver gang det opprettes grupper vil lages en ny gruppeorganisasjon. Disse gruppeorganisasjonene kan du veksle mellom for å se hvilken som passer best til skolens organisering. Når du har funnet en gruppeorganisasjon dere ønsker å bruke, klikker du på Administrere gruppeorganisasjon, markerer betegnelsen til den gruppeorganisasjonen du har valgt og deretter klikker på Aktivere.

 Se denne guiden for informasjon, illustrasjoner og videoer som viser arbeid med gruppemaler og gruppeorganisasjon: https://ist.guidecloud.se/1169.guide

Kople lærer til undervisning

Det er under Undervisningsgrupper du kopler lærer(e) til undervisningsgruppene. Det er mulig å velge alle undervisningsgruppene til f.eks. en klasse, og så kople lærere til de ulike undervisningsgruppene. Her kan du også enkelt endre fordelte timer til læreren. (Undervisningsgrupper der du ikke vet lærer, står tomme.) Det er her du også deler opp undervisningsgrupper i delgrupper. Husk å plassere lærere og elever her!

Sjekk at undervisningsgruppene har kommet over til IST Timeplan > Undervisning > Lærere. Dette for å kontrollere at eksport fra IST Administrasjon (undervisningsgruppene) har gått over til IST Timeplan. Det er disse undervisningsgruppene som utgjør de aktivitetene som overføres til IST Timeplan (WebUntis) og Online timeplanlegging, og videre importeres til Untis eller Novaschem, og benyttes for å legge timeplanen der.