FREG - Fortløpende oppdateringer
Tilgang til menypunktet
- Oppdaterte personer
- Manuell håndtering
- Hendelser til kontroll
Brukeren må være tildelt modulen FREG - Fortløpende oppdateringer (sentraladministrator håndterer tilgangsrettigheter)
Tjenesten gir tilgang til muligheten for å sette opp fortløpende oppdatering av personregisteret i IST Everyday med endringer fra FREG .
Dette krever en konfigurasjon i kunderegisteret, som aktiveres av IST etter avtale med kunden.
Det er nødvendig å sette ønskede innstillinger for tjenesten for at den fortløpende oppdateringen kan kjøres. Dette gjøres i samarbeid med IST som en del av implementeringen av denne tjenesten. Når tjenesten er satt opp vil brukere som er tildelt en rolle som inkluderer tilgangsmodulen FREG - Fortløpende oppdateringer få tilgang til et eget menypunkt/grensesnitt hvor oppdateringer kan monitoreres og administreres.
I grensesnittet vil du se tre faner, vi beskriver disse i denne guiden:
Administratorportal - widgets
- Manuell håndtering - Viser antall hendelser som krever manuell håndtering.
- Hendelser til kontroll - Viser antall hendelser som må kontrolleres.
Hvis du har administratorrettigheter til FREG-tjenester vil en widget på Startsiden vise informasjon hentet fra Fortløpende oppdateringer.
Denne har to hovedfunksjoner:
Det at administratorer med tilgang til FREG - Fortløpende oppdateringer ser denne widgeten på startsiden, gjør det enklere å hurtig se hva som ligger til behandling, og således trenger oppmerksomhet. Begge tellerne er interaktive: ved å klikke på en teller blir du tatt direkte til grensesnittet for fortløpende oppdateringer:
Oppdaterte personer
Fanen Oppdaterte personer viser tidspunkt for den siste oppdateringen av persondata for hver person. Det betyr at det aldri vil finnes mer enn en rad pr. personobjekt i denne listen.
Merk at tabellen er en ren visning av data - du kan altså ikke utføre noen handlinger tilknyttet en person herfra.
Du kan velge hvilke kolonner som skal vises i grensesnittet ved hjelp av kolonnevelgeren:
Forklaring til elementer i bildet:
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Knapp for å velge / fjerne kolonner i visningen
- Filtrer hvilke data du ønsker i visningen
- Eksportere valgte kolonner til Excel
- Velg hvor mange rader du vil se per side, og bruk pilknapper for å bla mellom sidene.
- Kolonnen viser tidspunkt for synkroniseringen av endringen i FREG til IST Everyday
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Knapp for å velge / fjerne kolonner i visningen
- Filtrer hvilke data du ønsker i visningen
- Eksportere valgte kolonner til Excel
- Velg hvor mange rader du vil se per side, og bruk pilknapper for å bla mellom sidene.
- Kolonnen viser tidspunkt for synkroniseringen av endringen i FREG til IST Everyday
- Kolonnen viser tidspunkt for siste endring i FREG for vedkommende
- Kolonnen benyttes i hovedsak av IST og viser løpenummer for hver FREG-hendelse
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Knapp for å velge / fjerne kolonner i visningen
- Filtrer hvilke data du ønsker i visningen
- Eksportere valgte kolonner til Excel
- Velg hvor mange rader du vil se per side, og bruk pilknapper for å bla mellom sidene.
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Kolonnen viser tidspunkt for siste endring i FREG for vedkommende
- Kolonnen benyttes i hovedsak av IST og viser løpenummer for hver FREG-hendelse
- Kolonnen forteller om endringen i FREG har blitt synkronisert til IST Everyday. Status Unntatt forteller at vedkommende er unntatt fra oppdateringer ved import og at den endringen som har skjedd i FREG derfor ikke har blitt synkronisert
- Trykk på knappen for å angi informasjon i feltet under, hvis du ønsker å søke fram et spesifikt fødselsnummer, eller oppdateringer fram til en angitt dato (trykk deretter på Søk eller Nullstill etter behov).
- Velg hvor mange rader du vil se per side, og bruk pilknapper for å bla mellom sidene.
- Filtrer hvilke data du ønsker i visningen
- Eksportere valgte kolonner til Excel
- Knapp for å velge / fjerne kolonner i visningen
- Fanen viser en tabell med personer som har blitt oppdatert (antall vises på fanen, så bruk piltaster nederst eller filter hvis du vil søke i tabellen)
- Fanen viser det antall personer hvor en endring i FREG har funnet sted, og endringen ikke har blitt synkronisert over til personregisteret i IST Everyday.
- Kolonnen viser tidspunkt for synkroniseringen av endringen i FREG til IST Everyday
- Kolonnen viser tidspunkt for synkroniseringen av endringen i FREG til IST Everyday
- Fanen viser personer hvor endringer i FREG har funnet sted og blitt synkronisert til løsningens personregister. Det kan være nyttig for administrator å være klar over at denne typen endring har skjedd.
Manuell håndtering
- Personer med fødsels- eller D-nummer som dør i Norge (meldt av lege)
- Personer med fødsels- eller D-nummer som erklæres døde ved dødskjennelse fra Tingretten (dødsformodningsdom)
- Personer som dør i utlandet, som meldes fra utenriksstasjonene eller NAV
Fanen Manuell håndtering viser personer hvor en endring i FREG har funnet sted, og endringen ikke har blitt synkronisert over til personregisteret i IST Everyday. Dette gjelder:
Personer som får personstatus død:
Personer som får personstatus opphørt:
Fra dette grensesnittet kan du manuelt synkronisere denne endringen til løsningens personregister. Årsaken til at disse hendelsene ikke automatisk synkroniseres er at kommunene kan ha behov for å gjøre endringer i andre tilhørende systemer (f.eks. fakturering) før den nye personstatusen oppdateres. Etter du har gjort de nødvendige handlingene tilknyttet disse personene, kan du manuelt synkronisere for en eller flere personer i samme operasjon: 
Følgende må utføres med BARN med personstatus død eller opphørt
- Gå til menypunkt Søk > Person Hvis barnet har en aktiv søknad til barnehage/SFO må søknaden slettes
- Hvis barnet har en aktiv plassering i barnehage/SFO må stoppdatoen endres
- Gå til Person > Personer og slett relasjonen til foresatte
- Gå til FREG-tjenester > Fortløpende oppdateringer > Manuell håndtering: Synkroniser eller slett barnet
Følgende må utføres med FORESATT med personstatus død eller opphørt
Merk! Nedenfor følger to ulike beskrivelser - en som gjelder for kunder som har haket av for innstillingen Slett foresattrelasjoner... og en annen beskrivelse dersom denne innstillingen ikke er valgt.
- Hvis personen har et barn med en aktiv søknad til barnehage/SFO, må personen fjernes som søker/medsøker.
- Hvis personen har et barn med en aktiv plassering i barnehage/SFO, må personen fjernes som beregningsgrunn, inntektId og regningsmottaker
For kunder som har haket av for innstillingen "Slett foresattrelasjoner..."
Hvis dere har haket av for innstillingen "Slett foresatterelasjoner i personregisteret dersom foreldreansvar mangler i FREG (gjelder barn bosatt i kommunen). Ingen andre relasjoner påvirkes av dette" skal dere følge beskrivelsen i dette avsnittet. Merk at en foresattrelasjon forsvinner automatisk når en person er markert som Død i FREG.
Gå til FREG Tjenester > FREG Fortløpende oppdateringer > fane Manuell håndtering. En person vises med Kontrolltype = Død. Klikk på "nedpilen" helt til høyre. Da fremkommer eventuelle relasjoner som har blitt slettet. Hvis noen av relasjonene som er slettet er barn i barnehage-/SFO-alder: Gå til menypunkt Søk > Person Gå til FREG-tjenester > Fortløpende oppdateringer > Manuell håndtering: Synkroniser (eller slett) personen
- Gå til FREG Tjenester > FREG Fortløpende oppdateringer > fane Manuell håndtering. En person vises med Kontrolltype = Død.
- Kopier fødselsnummeret
- I menypunktet Søk > Person: Hvis personen har et barn med en aktiv søknad til barnehage/SFO, må personen fjernes som søker/medsøker.
- I menypunktet Søk > Person: Hvis personen har et barn med en aktiv plassering i barnehage/SFO, må personen fjernes som beregningsgrunn, inntektID og regningsmottaker.
- I menypunktet Person > Person: Slett relasjonen til barn og samboer/ektefelle.
- Gå til FREG-tjenester > Fortløpende oppdateringer > Manuell håndtering: Synkroniser (eller slett) personen
For kunder som IKKE har haket av for innstillingen "Slett foresattrelasjoner..."
Hvis dere IKKE har haket av for innstillingen "Slett foresattrelasjoner i personregisteret dersom foreldreansvar mangler i FREG (gjelder barn bosatt i kommunen). Ingen andre relasjoner påvirkes av dette", gjelder følgende:
Følgende må utføres med ELEV med personstatus død eller opphørt
Gå til Administrasjon > Elever og søk opp eleven. Marker elev og klikk på Utskriving og Elev slutter. Velg Sluttårsak = Død og angi Sluttdato:
Ved å gjøre dette slettes alle relasjoner til klasse og undervisningsgrupper, og eleven har ingen aktiv innskriving ved skolen lenger. Eleven kan søkes opp ved å endre filter, og du ser at det vises et lite kors ved siden av elevens sluttdato:
Gå til Person > Personer og søk opp eleven. Åpne elevens personkort og slett relasjonen til foresatte ved å markere foresatt og trykke på Slett (minus) Gå til FREG-tjenester > FREG Fortløpende oppdateringer > Manuell håndtering: Synkroniser (eller slett) eleven
Hendelser til kontroll
Viktig å kjenne til
Endringene du ser på fane Hendelser til kontroll er allerede synkronisert til løsningens personregister
(i motsetning til de endringene som listes på fanen Manuell håndtering). Det du utfører
på Hendelser til kontroll handler kun om å fjerne personer fra oversikten/fanen. I og med at
endringene allerede er synkronisert vil disse personene også vises under fanen Oppdaterte personer.
- Endring til fortrolig adresse
- Endring til utflyttet adresse
- Endring fra D-nummer til Fødselsnummer
- Automatisk sammenslåing av to fødselsnummer som allerede finnes i personregisteret
- Endringer i FREG på personer som er registrert på unntakslisten.
Fanen Hendelser til kontroll viser personer hvor endringer i FREG har funnet sted og blitt synkronisert til løsningens personregister, men hvor det kan ha verdi for brukeren å kunne fange opp at denne typen endring har skjedd.
Endringer som listes under denne fanen:
Du kan fjerne en eller flere personer samtidig fra denne listen i samme operasjon. Du fjerner en person fra listen ved å klikke på ikonet og bekrefte:
Hvis du vil fjerne flere samtidig, marker personene og klikk på Fjern fra tabell:
