FREG - Unntak fra oppdateringer
Tilgang til menypunktet
Brukeren må være tildelt modulen FREG - Unntak, full tilgang (sentraladministrator håndterer tilgangsrettigheter).
Tjenesten gjør at du fra dette menypunktet kan administrere alle personer med aktive eller tidligere unntak fra oppdateringer. Du kan angi at en person ikke skal oppdateres ved import fra folkeregisteret. Dette gjelder både relasjoner navn- og adresseforandringer.
Unntak fra oppdatering
Dersom en person er registrert under Unntak for oppdateringer og det finnes ulikheter i navn, adresseinformasjon og/eller relasjoner i personregisteret i IST i forhold til hva som finnes i Folkeregisteret, så vil ikke personregisteret i IST oppdateres med den nye informasjonen fra folkeregisteret.
Gå til FREG-tjenester > Unntak fra oppdateringer. Første gang du åpner vinduet er det naturligvis tomt, men senere vises personer som er unntatt fra oppdatering.
Om du bruker skyveknappen kan listen også vise personer som tidligere har vært unntatt fra oppdatering.
Klikk på Unnta ny person og i vinduet som åpnes søker du opp personen ved å skrive inn fullstendig fødselsnummer (11 siffer). Dersom personen finnes i personregisteret kommer det en rad med personens navn. Marker i feltet Unntatt for å unnta denne personen for alle endringer ved import av persondata fra FREG (status endres automatisk til Registrert):
Notat: Etter du har markert for Unntatt åpnes et vindu som gir deg mulighet til å velge et notat for dette unntaket fra en nedtrekksmeny. Hvis du ikke vll ha notat lar du det stå blankt før du trykker på Lagre.
Klikk på Lukk. Vedkommende vises nå i tabellen over personer som er unntatt for oppdateringer.
- Barnets far mangler foreldreansvar i folkeregisteret og har derfor forsvunnet fra barnets personkort i IST
- Du ønsker å manuelt legge til foresattrelasjon til barnet
- Du må først registrere barnet på unntakslisten
- Deretter kan du koble far manuelt til barnets personkort
- Resultatet er at far ikke fjernes etter importen og foresattrelasjonen forblir på barnets personkort i IST
Eksempel på unntak
Merk! Siden "FREG Fortløpende oppdateringer" er så rask, så må du ALLTID registrere unntaket FØR du registrerer endringen på personkortet. Dersom en person er unntatt fra oppdatering, vil relasjoner vedkommende har i personregisteret i IST Everyday verken fjernes eller nye legges til selv om filen fra folkeregisteret inneholder annen oppdatert informasjon.
Eksempel "En foresatt mangler foreldreansvar"
Dersom du hadde lagt far på unntakslisten i stedet for barnet, hadde foresattrelasjonen forsvunnet fordi barnet da skal oppdateres med det som finnes i personregisteret. Når du legger far på unntakslisten påvirker ikke det barnets relasjon til far i personregisteret. Du legger far på unntakslisten dersom du f.eks. ikke ønsker at hans navn eller adresse på personkortet ikke skal oppdateres ved folkeregisterimport.
Fjerne et unntak
Dersom en person ikke lenger skal unntas fra oppdateringer fra FREG, kan du fjerne personen fra unntakslisten:
Gå til FREG-tjenester > Unntak fra oppdateringer. Finn personen som ikke lenger skal unntas og trykk på markeringen i feltet Unntatt:
Personen forsvinner umiddelbart fra skjermbildet du står i. (For å se personen som tidligere var unntatt må du trykke på skyveknappen Vis også tidligere unntatte personer). Vi anbefaler at du oppdaterer personen via menypunktet Søk og legg til person da det per i dag ikke er automatikk i at personen blir oppdatert. Det skjer først når det kommer en endring enten i Personregisteret eller fra Folkeregisteret.
Se personer som ikke lengre er unntatt
Som default vises kun personer som er unntatt fra oppdateringer. Ved klikke på skyveknappen over tabellen kan du også hente frem personer som har en unntakshistorikk, men som ikke lengre er unntatt:
Notat om en registrering eller et fjernet unntak
- Gå til FREG-tjenester > Unntak fra oppdateringer
- Søk fram personen og klikk på blyant-ikonet i kolonnen Notat
- Velg notat fra nedtrekksmenyen
- Lagre
Det er mulig å legge til notat på to måter: Enten underveis i unntaksregistreringsprosedyren (eventuelt fjerning av et unntak) eller du kan legge til et notat senere. Begge metoder beskrives her. Et notat er ikke et fritekstfelt, så du velger et forhåndsdefinert notat fra nedtrekksmenyen. Det er sentraladministrator som kan opprette notater i kommunens notatregister under FREG-tjenester > Innstillinger.
I prosessen med å administrere et nytt unntak eller fjerne et unntak kan du samtidig knytte et notat til registreringen.
Legge til notat til et eksisterende unntak eller et tidligere fjernet unntak
Sortere kolonnevisning
I tabellen er det kolonner for fødselsnummer, fornavn, etternavn, Unntatt (ja/nei), notat, dato for sist oppdatert og navn på brukeren som har utført siste endring. Du kan velge hvilke kolonner visningen skal sortere etter ved å klikke på kolonneoverskriftene. Tallet angir hvilken kolonne det skal sorteres etter først, som nummer to osv. Du velger også ved å klikke på pil opp eller ned om det skal sorteres alfabetisk/numerisk stigende eller synkende.