FREG Vask

Tilgang til menypunktet FREG - Vask

Nødvendig forarbeide for å ta i bruk ISTs løsning for FREG gjøres i samarbeid med en IST konsulent. Om dette ikke er avtalt - ta kontakt med deres kundeansvarlig hos IST eller IST Support.

Brukeren må være tildelt modulen FREG - Import (sentraladministrator håndterer tilgangsrettigheter).

Tjenesten gjør at du fra dette menypunktet kan starte en vask og se logger fra tidligere vasker. Alle innstillinger før vask må foretas i menypunktet Innstillinger. FREG Vask gir mulighet til å få oppdatert personinformasjon for alle personene som ligger i personregisteret:

• Navn, fødselsnummer, adresse, kommune, krets, bydel, land
• Oppdatering av D-nummer til fødselsnummer
• Utflyttet
• Personstatus
• Avdøde
• Oversiktlig logg over endringer

Prinsippet bak en vask er at systemet sender inn alle personer som finnes i personregisteret i IST Everyday til en kontroll, og får i retur en liste over alle personer hvor det har vært en eller flere endringer. En del av disse endringene oppdateres automatisk i personregisteret, mens andre endringer kun vises i loggen etter vask er ferdig. Det siste vil kreve manuelle handlinger av brukeren for at personregisteret skal oppdateres.

Startside for vask

Forklaring til elementer i skjermbildet

• Ny vask: Klikk for å få opp et dialogvindu der du ser hvilke innstillinger som er satt for vask i menypunkt Innstillinger. Knappen åpner et nytt vindu for å sette i gang en ny vask.
• Velg vask: Når en vask er ferdig vises dataene i listeform i skjermbildet. Logg over tidligere vasker kan du finne i nedtrekksmenyen Velg vask. Når du har en ny vask vises en logg over alle personobjekter hvor det finnes minst en endring i en av kolonnene. Benytt rullefeltet nederst og/eller pilknapper for å se alle data.  
• Slett valgte personer: Klikk her hvis du skal slette personer manuelt. Adresser, kontakter og relasjoner slettes og personen settes til Avdød i personregisteret.
• Velg vask: Feltet viser status og hvor langt i prosessen en påbegynt vask har kommet. Du har også tilgang til tidligere logger i denne nedtrekksmenyen - nyeste øverst.
• Last ned utvalg som Excel-fil: Eksporter listen du har hentet fram til Excel.
• Filtrer datautvalg: Filterfunksjon som gjør at du kan hente fram en eller flere personer basert på f.eks. personstatus, fnr, kommune, krets osv.  
• Velg synlige kolonner: Benytt denne for hente fram eller skjule kolonner i visningen
  
  

1. For å starte en vask gå til FREG-tjenester > Vask 

2. Trykk på Ny vask

3. Kontroller innstillinger (eventuelt endre hvis de ikke er korrekte).

4. I feltet Filtrering mellom fødselsdatoer kan du markere hvis du vil angi datointervall for filtrering på fødselsdatoer. Ved å gjøre dette inkluderes kun barn som er født innenfor datointervallet som er satt, samt deres foresatte.

5. Sett i gang vask ved å klikke på Start vask eller avbryt.

Logg

Når du har startet en vask ser du både status og hvor langt den har kommet i prosessen i feltet Velg vask . Når vasken er ferdig endres teksten Pågår til Ferdig og sirkel-ikonet er fullendt og viser 100%

Etter vask er ferdig får du umiddelbart opp en logg i skjermbildet. Loggen viser alle personobjekter hvor det finnes endringer i minst en av de 12 kolonnene.

Felt som har blitt endret er markert med en liten farget sirkel. Tar du musepekeren over en slik markering ser du den tidligere verdien i det feltet som nå har blitt endret. Bildet viser et eksempelet der personen med navnet Heldige ulykkesfugl har endret navn til Alvorlig Kino.

Oppdatering av personregisteret

De aller fleste endringer i vasken oppdateres automatisk i personregisteret. Dette ser du i kolonnen Status. Hvis det står Oppdatert er endringen gjort i personregisteret.

I noen tilfeller, deriblant ved personstatus doed og opphoert, vil personregisteret ikke oppdateres automatisk. Dette fordi det er behov for å gjøre en del aktiviteter og manuelle endringer i forbindelse med disse personene før personregisteret oppdateres. For eksempel endring av regningsmottaker. I disse tilfellene vil du i kolonnen Status se at det står Manuell. Her kreves det at du, etter du har utført de nødvendige handlinger andre steder, sletter personene manuelt.

For å slette manuelt: Marker person(er) og trykk på knappen SLETT VALGTE PERSONER. Ved sletting slettes adresser, kontakter og relasjoner, og personen settes til avdød i personregisteret. Status i loggen endres da til Oppdatert

Forslag til kontroll etter vask

Det er ikke nødvending å sjekke hele resultatet, men de som er døde (personstatus død) må følges opp. Sett filter på Personstatus Lik Død. 

Personer som listes opp må slettes manuelt etter at de har blitt fulgt opp. Samme rutine utføres for de med personstatus opphoert (opphørt).

Følgende må utføres med BARN med personstatus død

• Gå til menypunktet Søk> Person
  
  

   

• I menypunktet Søk > Person: Hvis barnet har en aktiv søknad til barnehage/SFO, må søknaden slettes.
• I menypunktet Søk > Person: Hvis barnet har en aktiv plassering i barnehage/SFO, må stoppdatoen endres.
• I menypunktet Person > Person: Slett relasjonen til foresatte.
• I FREG-vask > Logg: Slett barnet fra loggen ved å markere raden og klikk på knappen Slett valgte personer (ikke klikk på søppelspannikonet).
  
  

Følgende må utføres med FORESATT med personstatus død

• I menypunktet Søk > Person: Hvis personen har et barn med en aktiv søknad til barnehage/SFO, må personen fjernes som søker/medsøker.
• I menypunktet Søk > Person: Hvis personen har et barn med en aktiv plassering i barnehage/SFO, må personen fjernes som beregningsgrunn, inntektID og regningsmottaker.
• I menypunktet Person > Person: Slett relasjonen til barn og samboer/ektefelle.
• I FREG-vask > Logg: Slett personen fra loggen ved å markere raden og klikk på knappen Slett valgte personer (ikke klikk på søppelspannikonet).
  
  

Følgende må utføres med ELEV med personstatus død

1. Gå til Administrasjon > Elever og søk opp eleven.

2. Marker elev og klikk på Utskriving og Elev slutter.

3. Velg Sluttårsak = Død og angi Sluttdato
   
   

   Ved å gjøre dette slettes alle relasjoner til klasse og undervisningsgrupper, og eleven har ingen aktiv innskriving ved skolen lenger. Eleven kan søkes opp ved å endre filter, og du ser at det vises et lite kors ved siden av elevens sluttdato
   
   
   

4. Gå til Person > Personer og søk opp eleven.

5. Åpne elevens personkort og slett relasjonen til foresatte ved å markere foresatt og trykke på Slett (minus)
6. I FREG-vask > Logg: Slett personen fra loggen ved å markere raden og klikk på knappen Slett valgte personer (ikke klikk på søppelspannikonet).

Personer som får fødselsnummer endret

Dersom det ved en vask skjer en automatisk sammenslåing av to fødselsnummer som allerede finnes i personregisteret vil posten få Status Sammenslått. Personstatus er bosatt. Du vil se en farget sirkel i kolonnen fødselsnummeret som markerer endringen og viser gammelt fødselsnummer som en mouseover

For å filtrere fram poster med denne type endringer, sett filter

Personer som får D-nummer oppdatert til fødselsnummer

Hvis det kun skjer en endring av gammelt fødselsnummer får posten status Fnr/dnr endret. Du kan filtrere fram denne type poster med filter Status - Lik - Fnr/dnr endret. Personstatus er bosatt

Hemmelig adresse / sperret adresse

Begrepet "Skjult identitet" brukes ikke lengre offisielt i Norge. Det som benyttes i Norge er to ulike koder for hemmelig adresse, i tillegg til begrepet Ny identitet:

• Kode 6 = Sperret adresse, strengt fortrolig
• Kode 7 = Sperret adresse, fortrolig

Personer med adressesperre (kun for kunder som benytter FREG Import)

Etter en import bør det sjekkes om det har kommet inn noen personer med adresse lik SPERRET.

Gå til Person > Personer og sett følgende filter (Adresse-Begynner med-SPERRET). Personer som framkommer av søket bør følges opp, og du bør ta stilling til om det skal utføres noen handlinger i forhold til plassering / innskriving osv.:

Personstatus oversikt