Generelt
Denne guiden gir noen tips om håndtering av hovedopptaket. De fleste kommuner benytter seg av folkeregisterimport i IST Administrasjon for barnehage, så de fleste som skal søke er allerede registrert i personregisteret i løsningen. Når disse skal søke om barnehageplass er det viktig at de logger seg inn ved bruk av ID-porten, for det er ikke mulig å endre eller legge til person-/kontaktinformasjon uten at vedkommende er identifisert via innlogging. Dette er årsaken til at du kan ha opplevd at både e-postadresser og telefonnumre mangler på søker eller medsøker, til tross for at dette er obligatoriske data å oppgi i søknaden. Dersom søkeren derimot ikke er registrert i personregisteret i IST Administrasjon for barnehage og SFO på tidspunktet hvor det søkes om plass, søker de uten å være innlogget.
Egendefinerte spørsmål i søknadsskjemaet
Spørsmål som ikke skal benyttes settes til ikke-aktiv (fjerne haken) samt at haken ved Obligatorisk fjernes. (Kun spørsmål som ikke har tidligere svar tilknyttet seg kan slettes.)
Klikk på valgt mal = Barnehage og deretter Vis mal for å se spørsmålene som benyttes
Marker spørsmålet og klikk på Endre spørsmål, deretter fjern haken på Aktiv (og eventuelt også Obligatorisk dersom den også er haket av). Lagre til slutt.
Stenge for endring av søknader
- Velg mappen Barnehage/SFO - Søknadsskjema
- Trykk på endreblyanten ved Søknadsskjema barnehage
- Legg inn ønskede datoer i de to feltene «Steng mulighet til å endre søknad fom» og «Steng mulighet til å endre søknad tom» (se midt i bildet nedenfor)
Det er ingen egen funksjon i systemet som gjør at man kan stenge publikumsportalen mht. nye søknader om barnehageplass. Det vil altså fortsatt være mulig å søke om barnehageplass også etter at søknadsfristen er utløpt. Det er opptil hver enkelt kommune hvordan slike søknadene skal behandles, etter at søknadsfristen er utløpt.
Opprette/publisere tilbud til alle foresatte samtidig
For at tilbudene om barnehageplass skal publiseres samtidig til alle foresatte i forbindelse med hovedopptaket, så legges aktuelle datoer inn i feltene «Ikke publiser tilbud fra og med» og «Ikke publiser tilbud til og med» (se bildet nedenfor). Utgangspunktet er at tilbudene vil bli publisert dagen etter den datoen som er satt i feltet «Ikke publiser tilbud til og med» (ved midnatt).
Både datoen og klokkeslettet kan endres før angitt dato/klokkeslett er nådd. Dette kan gjøres under mappen «Planlagte jobber» > «Jobboversikt» > søk frem jobben «Publish Childcare Admission Offers: Søknadsskjema barnehage» og endre ved hjelp av «endreblyanten» x 2.
Merk at datoene i feltene «Ikke publiser tilbud fra og med» og «Ikke publiser tilbud til og med» først skal registreres når søknadsfristen er løpt ut. Årsaken til dette er at svarfristen som blir generert ved opprettelse av tilbudsbrev, blir beregnet ut ifra den fremtidige datoen som finnes i feltet «Ikke publiser tilbud til og med».Men dersom det ved en feil har blitt satt inn datoer i disse feltene, gå inn og fjern disse snarest og Lagre slik at feltene er tomme frem til søknadsfristen er løpt ut. Så lenge ingen tilbud har blitt behandlet mens datoene har vært der, så har ingen "skade" skjedd.
Etter at tilbudene er publisert, altså når man er forbi datoen som er satt i feltet «Ikke publiser tilbud til og med», så trenger man ikke å foreta seg noe i denne forbindelse; da vil igjen svarfristen bli generert ut ifra datoen når et tilbudsbrev blir opprettet/sendt ut.
I forhold til opprettelse av tilbud
Når det er lagt inn stengt periode i søknadsskjemaet for barnehage (Barnehage/SFO > Søknadsskjema), så vil utsendelser styres av meldingsregelen "Tilbud om plass barnehage - hendelse = Publisere tilbud" og teksten som er lagt inn der. Jobben som da kjøres vil uansett velge teksten som sees i nevnte meldingsregel, og tilbud sendes ut i tråd med datoene som er satt. Det kan ikke overskrives med "Send tilbudsmelding".
(Se guide Opprette plasstilbud)
Husk at det også er mulig å ha med vedlegg (f.eks. vedtekter) i tilbudene som sendes ut, se guide Vedlegg til tilbudsbrevet
Tilbudene som publiseres vil da opprettes i henhold til meldingsregelen med hendelse "Publisere tilbud", og meldingsregelen kan endres helt frem til publiseringstidspunktet (dersom det f.eks. oppdages en feil i tekst eller at vedlegg skal endres/legges til).
MERK! Stengt periode (ikke publiser tilbud f.o.m. og t.o.m.) styres som nevnt datoene som er lagt inn i søknadsskjemaet. Jobben som håndterer publisering av tilbud håndterer kun tilbudene som er opprettet i løpet av den stengte perioden. Alle tilbud som opprettes etter stengt periode vil ikke omfattes av jobben som ligger og venter, disse vil bli opprettet umiddelbart.
Endring / tilføying av datoer i søknadskjemaet:
Endring av dato / klokkeslett for publisering / utsendelse av tilbud
Tips: Tidspunkt oppgis i tidsformat AM/PM. Hvis du vil se tidspunktet i "norsk tidsformat" så trykk på Endre-ikonet, og i vinduet som åpnes ser du klokkeslettet i 24-timers format. (F.eks. kl. 01:00:00 PM vises som 13:00)
Svarfrist på tilbudsbrev
Antall dager svarfrist på tilbudsbrevene blir beregnet ut i fra eksisterende innstilling, som altså er registrert tidligere. Denne innstillingen finner du under mappen Innstillinger barnehage > fane Barnehageplassering > Svarfrist på plasstilbud.
I forbindelse med hovedopptaket, og ved bruk av datofeltene «Ikke publiser tilbud…», blir svarfristen i utgangspunktet beregnet fra dagen etter den datoen du har registrert i feltet «Ikke publiser tilbud til og med».
Eksempel: Du har svarfrist = 8 dager. Datoen i feltet «Ikke publiser tilbud til og med» = 20.03.2021. Utsendelsesdato blir da 21.03.2021, og svarfristen i tilbudsbrevene blir 29.03.2021 (teller 8 dager fra 22.03.2021 - altså dagen etter utsendelsedato). Dette gjelder alle tilbudsbrev som opprettes innenfor angitt datointervall, og som altså vil bli publisert samtidig.
Merk at alle tilbud som opprettes i systemet innenfor datointervallet som er registrert i søknadsskjemaet, får status Tilbudikke publisert i ventelisten. Denne statusen endres automatisk til Tilbud idet tilbudene har blitt publisert/sendt ut.
Når tilbudene er publisert
Som kjent, så må foresatte som nå søker om barnehageplass i søknadsskjemaet i publikumsportalen, oppgi ønsket regningsmottaker. Søker har anledning til å velge seg selv eller medsøker som regningsmottaker. Dersom medsøker velges, så vil systemet gjøre om medsøker til søker. Dersom det i systemet er registrert at tilbudsbrevet skal sendes til søker, så vil altså et senere tilbudsbrev bli sendt til personen som opprinnelig var fylt ut som medsøker. Bakgrunnen for at dette skjer er av hensyn til den personen som i søknaden blir oppgitt som regningsmottaker.
Dersom det i meldingsreglene er registrert at ønsket kommunikasjonsmåte for tilbud er Brev dersom e-post ikke er registrert, så vil det i tilfellene som nevnt ovenfor kunne skje at tilbudsbrevene blir overført til utskriftskø der hvor det ikke er oppgitt e-postadresse på personen som opprinnelig var oppgitt som medsøker. Tilbudsbrevene må i disse tilfellene skrives ut og sendes på annen måte. Det er derfor viktig at de som oppretter tilbud, både ved hovedopptaket og ellers i året, kontrollerer utskriftskøen. Evtuelle tilbudsbrev som havner her må skrives ut og sendes per post. Det er viktig at denne informasjonen også gis til enhetene, når det er disse som oppretter og følger opp tilbud om plass.
Hvem som står som mottaker av tilbudsbrev, samt hvilken kommunikasjonsmåte som er registrert i forbindelse med opprettelse av tilbud, kan kontrolleres under mappen Innstillinger > Meldingsregler.
Vedrørende opprettelse av tilbud om plass i barnehage så finnes det to meldingsregler; n med hendelse Tilbud og n med hendelse Publisere tilbud. Sistnevnte meldingsregel er den som er i bruk ved samtidig publisering av tilbud (som beskrevet ovenfor under avsnittet Publisere tilbud til alle foresatte samtidig).
For kommuner som benytter SvarUt skal valgt kommunikasjonsmåte være Ekstern. Tilbudsbrevet sendes da ut via andre kanaler. Det er ikke nødvendig for disse kommunene å kontrollere den lokale utskriftskøen i IST Administrasjon for barnehage og SFO.
Påminnelse om ubesvarte tilbud i forbindelse med hovedopptaket
Det skal være satt opp i systemet at disse jobbene kjøres automatisk; Den foresatte får påminnelse 2 dager før svarfristen går ut.
Disse jobbene kan sees under Planlagte jobber > Jobboversikt > Update ChildcareAdmissionOffers not answered. Hver gjennomførte kjøring sees inne på jobben under Resultat.
Forlenge svarfristen
- Gå til Barnehage/SFO > Venteliste
- Klikk på fanen Tilbud
- Marker barnet og klikk på knappen Forleng svartid på markerte
- Skriv inn dato for ny svarfrist og klikk på Lagre
Det er mulig å forlenge svarfristen på tilbud dersom dette blir nødvendig for enkelte.
Lagre ventelisten
Systemansvarlig i kommunen kan lagre ventelisten på en ønsket dato (f.eks. ved utløp av søknadsfristen), slik at man i ettertid kan hente frem ventelisten akkurat slik den var på dette tidspunktet.
Gå til mappen Barnehage/SFO > Venteliste > fanen Lagrede ventelister. Trykk på knappen Lagre venteliste:
Dette kan gjentas også ved senere anledninger og alle lagrede ventelister kan altså hentes opp ved å åpne samme fane, og ved å trykke på ønsket lagret venteliste i oversikten. Du vil da få frem ventelisten slik den var den datoen/tidspunktet den ble lagret:
- Gå til mappen Roller > Roller
- Trykk på rollenavnet og gå til fanen Rolleprofiler
- Marker rolleprofilene Administrer opptaksliste og Vise opptaksliste, og før disse over fra Tilgjengelige profiler til Valgte profiler
- Avslutt med Lagre
- Logg deretter ut og inn for å aktivere endringen
NB! Dersom du ikke får frem fanen Lagret venteliste, må denne rettigheten (rolleprofilen) legges til den brukerrollen du er tildelt under Konto --> Kontoer i IST Administrasjon for barnehage/SFO. Brukerrollene knyttet til barnehage kan tilpasses:
NB! Dersom det er ønskelig at også barnehagene skal kunne hente frem / vise tidligere lagrede ventelister, så kan også brukerrollen disse er tildelt under Konto -> Kontoer tilpasses under Roller -> Roller ved at rolleprofilen Vise opptaksliste føres over til valgte profiler, slik som beskrevet ovenfor.