Generell informasjon
Chat gir lærere mulighet til å kommunisere med foresatte. Lærer bruker lærerapplikasjonen og foresatte bruker IST Home. Kommunikasjonen kan bestå av tekst, bilder og vedlegg.
Chat er toveiskommunikasjon..
Oversettelse av chat
Oversettelse av chat sikrer at alle foresatte får informasjonen som sendes til dem. Lærer kan skrive på norsk, og foresatte kan se teksten oversatt direkte i appen. Foresatt kan svare på eget morsmål og ansatte kan enkelt få teksten oversatt til norsk. Tilleggstjenesten kan bestilles fra din kontaktperson hos IST.
Oppbevaring av innlegg
Hvor lenge innlegg lagres, bestemmes av systemeier/kommunen. Innlegg slettes automatisk når den definerte lagringstiden er utløpt.
Det er mulig å sette en innstilling som sørger for automatisk sletting av innlegg etter et ønsket antall dager. Det kan settes ulik verdi for chat og innlegg, men merk at samme verdier vil gjelde for alle virksomhetstyper hos kunden (kommunen). Dvs. at dersom kommunikasjonstjenesten Chat og Innlegg benyttes for skole, barnehage og SFO (i Lærerapplikasjonen og i Daglig Dialog) så vil verdiene som settes gjelde for alle tre områder. Det er således viktig at kunder som benytter Kommunikasjon for flere enn ett virksomhetsområde er omforent om hvilke verdier som skal settes. Systemansvarlig kontakter IST kundesenter hvis det er ønske om å endre innstillinger for dette. For både chatmeldinger og innlegg beregnes tiden alltid fra endringsdato. Dersom det for eksempel er satt verdi 365 dager for innlegg og et innlegg redigeres etter fem dager, så beholdes innlegget i ytterligere 365 dager. Automatisk sletting sikrer at data ikke blir værende i systemet lenger enn det som anses å være nødvendig. Dersom det ikke mottas bestilling fra sentraladministrator hos en kunde, vil IST sette standardverdi for sletting av chatter (180 dager) og innlegg (365 dager).
Personvern
Dersom en foresatt-/forsterforelderrelasjon fjernes, vil alle chatter hvor vedkommende er involvert bli låst, og personen vil bli fjernet fra chatten. Når det startes en ny chat for barnet/eleven hvor det tidligere fantes en relasjon vil personen ikke lengre være inkludert. Data om barnet vil ikke lenger deles med en person hen ikke lenger har en relasjon til når relasjonen opphører i personregisteret.
Opprette ny chat
- Logg inn i lærerapplikasjonen og gå til menypunktet Chat
- Klikk på Ny chat
- Søk eller velg elev. Alle foresatte med tilknytning eleven vil automatisk bli inkludert i samtalen. Dersom en foresatt ikke skal inkluderes i samtalen, fjerner du haken ved vedkommende
- Dersom du oppretter en ny chat kan du ved behov legge til kollegaer i samtalen. Chatten må inneholde minst en foresatt, og du kan ikke legge til kolleger i en eksisterende chat. Du kan velge en kollega under overskriften Lærere du deler undervisnings- eller kontaktlæreransvar med (dette er personer som har klasse- eller gruppemedlemskap til eleven i IST Administrasjon), eller du kan velge kollegaer under overskriften Ansatte (dette er ansatte uten direkte kobling til eleven og som har en aktiv stilling ved enheten, hvor stillingen er markert med Til fordeling).
- Trykk Neste
- Skriv meldingen
- Send
Send melding i en eksisterende chat
Eksisterende samtaler vises under Ny chat-knappen, de er sortert etter nyeste samtaler øverst og samtalene er merket med barnets navn. Trykk på ønsket samtale for å lese meldinger. For å sende en ny melding i samtalen skriver du i tekstfeltet nederst og trykker på Send. Meldingen blir synlig for foresatt i appen IST Home. Det er ikke mulig å legge til kollegaer i en eksisterende chat.
Vedlegg i en chat
Du kan legge til dokumenter og bilder i en chat på to ulike måter:
- Klikk på binders-ikonet.
- Dra og slipp filer direkte inn i innlegget.
Begrensninger
- Maksimalt 5 vedlegg per innlegg.
- Maksimal filstørrelse er 10 MB per fil.
Vedlegg legges nedenfor tekstfeltet. Slett et vedlegg ved å klikke på X-ikonet til høyre på vedlegget.
Avhengig av om du jobber på mobil / pc / nettbrett er det ulike filtype-administrasjonsverktøy som åpnes. På mobil eller nettbrett vil fotolibrary / kamera / filsystem åpnes.
Filtyper som støttes: Bitmap Image File (bmp), Graphical Interchange Format File (.gif), JPEG Image (.jpeg), JPEG Image (.jpg), Microsoft Exel Document (.xls), Microsoft Exel Open XML Document (.xlsx), Microsoft Word Document (.doc), Microsoft Word Open XML Document (.docx), OpenDocument Text Document (.odt), Plain Text File (.txt), Portable Document Format File (.pdf), Portabel Network Graphic (.png), PowerPoint Open XML Presentation (.pptx), PowerPoint Presentation (.ppt), Rich Text Format (.rtf)
Lenke til en nettside i en chat
Legg til lenke til en nettside i en chat ved å skrive eller lime inn nettadressen (URL) i tekstfeltet. Send meldingen med eller uten ytterligere tekst. Den vil vises i chatten med understrek.
Lesebekreftelse
Et ikon med foresattes initaler vises dersom personen har lest meldingen. Ikonet vises under den siste leste meldingen
Nye uleste meldinger i en chat
Lærer ser nye meldinger ved at det vises et tall i venstremenyen og i den aktuelle chatten
Fanetittelen (document.title) i nettleserfanen oppdateres dynamisk når en lærer mottar en ny chat-melding. Denne funksjonen gir en visuell indikasjon på ny aktivitet, og sikrer at lærerne raskt blir varslet om meldinger som kan kreve deres oppmerksomhet.
- Fane-tittelen endres for å indikere at en ny melding er mottatt.
- Støttes på tvers av de største nettlesere, og inkluderer chatter i lærerapplikasjonen og i Daglig Dialog, inkludert avdelingschat.
- Forbedrer brukervennligheten ved å signalisere varsel om nye meldinger, uten at læreren aktivt må sjekke ved å åpne fanen.
Merk disse forskjellene mellom Lærerapplikasjonen og Daglig Dialog:
- Lærerapplikasjon: Sidetittelen endres tilbake til å gjenspeile den tilsvarende seksjonen i applikasjonen når brukeren bytter til hvilken som helst meny. Det er altså ikke nødvendig at meldingen er lest for at sidetittelen endres tilbake.
- Daglig Dialog: Sidetittelen forblir “Ny melding” til meldingen er lest.
Bildet viser et eksempel der lærer innlogget i lærerapplikasjonen, som er inne på en annen nettside, ser at fanen endres til Ny melding! ved mottak av ny chat fra f.eks en foresatt
Låse chat
Alle ansatte som er deltakere i en chat med foresatte kan både låse og låse opp chatten. Når en chat låses blir den skrivebeskyttet for alle, mens historikken fortsatt er synlig.
Det er nyttig å kunne låse en chat når en mottaker ikke lenger er relevant eller en ansatt slutter på enheten.
Du kan låse opp en chat på samme måte som den låses, men dersom det allerede finnes en annen åpen chat med nøyaktig de samme deltakerne, forblir den låst og det er ikke mulig å låse opp chatten.
Slett en sendt chatmelding
Hold musepekeren over chatmeldingen du vil slette og trykk på Slett. Bekreft at du virkelig ønsker å slette meldingen ved å trykke Slett. Når meldingen er slettet vil den ikke lenger vises i IST Daglig Dialog eller IST Home app.
Hvis du klikker på Endre får du mulighet til å endre på teksten, og deretter trykker du på Endre igjen for å lagre og komme tilbake til chatoversikten. Hvis du har valgt å klikke på Slett må du bekrefte at du virkelig ønsker å slette meldingen. Når meldingen er slettet vil den ikke lenger vises i lærerapplikasjonen eller for foresatt i IST Home app.
Chat-funksjonalitet for foresatte i Home
Foresatte må bruke IST Home-app for å kunne benytte toveiskommunikasjon Chat. Brukerveiledning og FAQ finnes på våre nettsider IST Home - Foresattes app for barnehage, skole og SFO
Varslinger i appen: For å kunne motta varslinger ved ny chat, så må den foresatte gå inn i Innstillinger og angi at de ønsker varslinger (eventuelt skru av varslinger).
Oversettelse av chat
Oversettelse gjør det enklere for foresatte å lese og forstå informasjonen som sendes fra skolen.
- Du skriver chat på norsk som vanlig.
- Foresatte kan oversette chatten direkte i IST Home til sitt eget språk.
- Løsningen støtter over 190 språk.
- Tjenesten må være aktivert av kommunen.
Slik velger foresatte oversettelsesspråk
- Åpne IST Home.
- Gå til Innstillinger.
- Velg Oversettelsesspråk.
- Finn ønsket språk i listen og velg det.
Når foresatte åpner en chat, vises den på originalspråket. Ved å trykke på Oversett via Google kan teksten vises på valgt språk.
