IST Kommunikasjon - Innlegg (for ansatte/Daglig Dialog-brukere BHG/SFO)

Generell informasjon om Innlegg

Med Innlegg kan du sende informasjon til foresatte i IST Home. Dette er enveiskommunikasjon, som betyr at foresatte kan lese innlegget, men ikke svare på det.

Du kan for eksempel dele:

• Informasjon fra dagen
• Viktige beskjeder
• Bilder
• Dokumenter som årsplaner, ukeplaner eller annen informasjon

Tjenesten som sørger for at en person blir slettet fra ulike applikasjoner er også implementert i kommunikasjonstjenesten. Dette betyr at hvis en person ber om å bli slettet, så vil ikke personens navn vises i tilknytning til innlegg vedkommende har opprettet. Dersom den slettede personen har vært involvert i chat-samtaler, så vil alle meldinger skrevet av personen bli slettet.

Standardverdi for automatisk sletting av innlegg er 365 dager. Hvis kunden (kommunen) ønsker å endre antall dager før sletting, kan systemansvarlig bestille en endring fra IST. Det kan settes ulik verdi for chat og innlegg, men merk at samme verdier vil gjelde for alle virksomhetstyper hos kunden (kommunen). Dvs. at dersom kommunikasjonstjenesten Chat og Innlegg benyttes for skole, barnehage og SFO (i Lærerapplikasjonen og i Daglig Dialog) så vil verdiene som settes gjelde for alle tre områder. Det er således viktig at kunder som benytter Kommunikasjon for flere enn ett virksomhetsområde er omforent om hvilke verdier som skal settes. Systemansvarlig kontakter IST kundesenter hvis det er ønske om å endre innstillinger for dette. For både chatmeldinger og innlegg beregnes tiden alltid fra «endringsdato». Dersom det for eksempel er satt verdi 365 dager for innlegg og et innlegg redigeres etter fem dager, så beholdes innlegget i ytterligere 365 dager. Automatisk sletting sikrer at data ikke blir værende i systemet lenger enn det som anses å være nødvendig.

 

Nytt innlegg

1. Logg inn i Daglig Dialog og gå til menypunktet Innlegg.
2. Klikk Nytt innlegg
3. Skriv en tittel på innlegget og selve teksten i feltet under. Du kan legge til et vedlegg om ønskelig. Du kan også formattere teksten i tekstfeltet.
4. Velg kategori fra nedtrekksmenyen.
5. Velg mottakere (Velg Alle, eller enkelte grupper/avdelinger eller personer du ønsker å dele med. Merk at gruppene/avdelingene som kan velges skjer ut ifra filteret/enhetsvelgeren du har satt før innlegget opprettes)
6. Angi dato og klokkeslett for når innlegget skal publiseres. Om du ikke gjør endringer vil det publiseres umiddelbart etter du har lagret.
7. Hvis du ønsker at innlegget skal slettes automatisk, trykker du på skyveknappen Sett dato for sletting av innlegget. Angi dato og innlegget vil automatisk bli fjernet påfølgende dag.
8. Trykk på Publiser.

Når innlegget er publisert vil det være tilgjengelig i IST Home appen for foresatte som er tilknyttet barn i valgt avdeling og/eller valgte personer.  Innlegget er også tilgjengelig for alle ansatte tilkoblet enheten/avdelingen til forfatteren av innlegget

Beskrivelse av feltene du ser i Innlegg

Filter = Knappen benyttes for å finne upubliserte innlegg, eller hente fram innlegg for en spesifikk skole/klasse/gruppe.

Nytt innlegg = Knappen benyttes for å opprette et nytt innlegg.

Tittel = Skriv inn tittel på innlegget (vises som overskrift for mottakerne)

Knapperad = Formatteringsfunksjonalitet  for å kunne formattere teksten uthevet, kursiv eller understreket. Legg inn punktlister (punkt eller nummerert), legg til lenke (URL) og legg til vedlegg (hvis du har lagt til vedlegg vil ikoner vises under tekstfeltet).

Tekstfelt = Skriv inn en beskrivende tekst (selve innlegget).

Kategori = Velg kategori for innlegget fra nedtrekksmenyen for at brukere kan sortere visning av innleggene. Velg enten Viktige datoer, Daglige oppdateringer eller Informasjon.

Merk som "Viktig" = Marker i feltet hvis dette innlegget skal merkes som Viktig etter tittelen/ overskriften. Benyttes med varsomhet: I Home-appen vises innlegg markert slik med ordet viktig i røde versaler med utropstegn, og det er rød farge og rødt utropstegn i Innleggoversikten i appen. 

Velg mottakere = Velg fra nedtrekksmenyen hvem som skal motta innlegget: en eller flere grupper / avdelinger.

Personer = Velg hvem som skal motta innlegget av tilgjengelige personer.

Dato for publisering / Tid for publisering = Angi dato og klokkeslett for når innlegget skal publiseres. Om du ikke gjør endringer vil det publiseres umiddelbart etter du har lagret.

Sett dato for sletting av innlegget = Hvis du bruker skyveknappen kan du angi dato for når innlegget automatisk skal bli fjernet (blir fjernet påfølgende dag).

Publiser = Trykk på knappen nederst i vinduet for å publisere innlegget.

 

Vedlegg i et Innlegg

Du kan legge ved bilder og dokumenter til innlegget.

Begrensninger:

• Maksimalt 5 vedlegg per innlegg
• Maksimalt 10 MB per fil

Vedlegg kan legges til ved å:

• Klikke på binders-ikonet
• Dra og slippe filer inn i innlegget

Filtyper som støttes: Bitmap Image File (bmp), Graphical Interchange Format File (.gif), JPEG Image (.jpeg), JPEG Image (.jpg), Microsoft Exel Document (.xls), Microsoft Exel Open XML Document (.xlsx), Microsoft Word Document (.doc), Microsoft Word Open XML Document (.docx), OpenDocument Text Document (.odt), Plain Text File (.txt), Portable Document Format File (.pdf), Portabel Network Graphic (.png), PowerPoint Open XML Presentation (.pptx), PowerPoint Presentation (.ppt), Rich Text Format (.rtf)

 

Filtrering av innlegg

Du kan filtrere innlegg du ønsker å se ved å gå til fanene Viktige datoer, Daglig oppfølging eller Informasjon. Trykk på Filter-knappen hvis du vil angi spesifikke enheter eller grupper i visningen. Under Filter-knappen kan du bruke skyveknappen hvis du vil inkludere upubliserte innlegg i visningen din.

 

Lesebekreftelse for innlegg

Etter publisering av innlegg kan du se:

• Hvor mange foresatte innlegget er sendt til
• Hvor mange som har åpnet det

Du kan også se dato for når den enkelte mottaker åpnet innlegget.

 

Kopiere, redigere eller slette et innlegg

Kopiere innlegg

En bruker kan kopiere innlegg og også velge om det er ønskelig å inkludere vedlegg knyttet til det opprinnelige innlegget. Brukeren kan kopiere et hvilket som helst innlegg vedkommende har tilgang til, og dele det med tilgjengelige grupper / avdelinger.

Vedlegg blir som standard ikke kopiert, men du kan aktivt velge hvilke vedlegg det eventuelt er ønskelig å inkludere under kopieringsprosessen. En påminnelse vises for å sikre at de valgte vedleggene er relevante for de nye mottakerne.

 

Redigere innlegg

Brukere med nødvendige tillatelser kan se og redigere upubliserte innlegg. Upubliserte innlegg er "grået" ut, for å indikere at de ikke er publiserte.

Hvis et publisert innlegg oppdateres med en ny publiseringsdato, vil det midlertidig bli upublisert og deretter re-publisert på den angitte fremtidige datoen.

Standardinnstilling ved endring av innlegg: Varsle mottakerne-boksen er markert slik at mottakere blir varslet ved endringer. Nye innlegg: Varsling kan ikke deaktiveres (avmerkingsboksen er inaktiv).

Slik gjør du det:

1. Klikk på tre prikker-ikonet og Endre.
2. Gjør endringer i innlegget.
3. Dersom mottakere skal oppdateres, klikk på skyveknappen Rediger mottakere. Merk at hvis du velger å oppdatere mottakere, så vil kun grupper som du har tilgang til nå være tilgjengelige. Gruppene vil også automatisk oppdateres basert på gjeldende medlemmer, hvilket kan innebære at tidligere mottakere vil bli fjernet og således miste tilgang til innlegget.
4. Når du har utført endringene, velg om du vil Varsle mottakerne av innlegget. Varslingen skjer på samme måte som de foresatte varsles ved publisering av et nytt innlegg. Hvis du har haket av for å varsle i boksen Varsle mottakerne, vil de foresatte se teksten: "Innleggets tittel" har blitt oppdatert i Home appen.
5. Trykk på Lagre endringer. Innlegget publiseres umiddelbart dersom ikke annen ny publiseringsdato/-tid er angitt, og foresatte som innlegget er delt med kan se oppdateringen

 

Slette innlegg

Du kan slette innlegg du selv har opprettet. Administratorer med nødvendige rettigheter kan også slette innlegg opprettet av andre.

Når et innlegg slettes, fjernes det både fra Innlegg i Daglig Dialog og fra IST Home for foresatte.

Merk: Sletting kan ikke angres. Kontroller derfor at du har valgt riktig innlegg før du sletter det.

Hvor lenge innlegg lagres i løsningen, avhenger av kommunens innstillinger. Dersom automatisk sletting er aktivert, vil innlegg slettes etter det antallet dager som er satt opp av kommunen. Systemansvarlig kan kontakte IST dersom disse innstillingene skal endres.

1. Klikk på Mer-knappen (tre prikker) i innlegget
2. Klikk på Slett.
3. Bekreft slettingen.

 

Hvordan fungerer Innlegg for foresatte, lærere og ansatte?

Foresatte bruker IST Home-app. Innleggene som publiseres vil være tilgjengelig i appen under Meldinger. For å kunne motta varslinger når et nytt innlegg er publisert av skolen, må den foresatte skru på varslinger i Innstillinger (eventuelt skru av varslinger). Per i dag er det ikke mulig å legge inn Kommentar.

Ansatte og lærere i skole benytter lærerapplikasjonen

Ansatte i barnehage/SFO benytter Daglig Dialog

Se framgangsmåte for bruk av Innlegg for lærer i grunnskole/videregående skole

Se framgangsmåte for bruk av Innlegg for ansatte i barnehage/SFO

 

Oversettelse av Innlegg

Oversettelse gjør det enklere for foresatte å lese og forstå informasjonen som sendes fra barnehagen eller SFO.

• Du skriver innlegget på norsk som vanlig.
• Foresatte kan oversette innlegget direkte i IST Home til sitt eget språk.
• Løsningen støtter over 190 språk.
• Tjenesten må være aktivert av kommunen.

Slik velger foresatte oversettelsesspråk

1. Åpne IST Home.
2. Gå til Innstillinger.
3. Velg Oversettelsesspråk.
4. Finn ønsket språk i listen og velg det.

Når foresatte åpner et innlegg, vises det på originalspråket. Ved å trykke på Oversett via Google kan teksten vises på valgt språk.