IST Saksflyt - Administrators startside og administrere rettigheter

IST Saksflyt er en modul som benyttes mellom barnehagen/skolen og de foresatte.

Du kan opprette, distribuere og hente inn digitale skjemaer som gjelder foresattes samtykker, eller ulike typer søknader enheten skal saksbehandle.

Et skjema kan være et samtykke eller en søknad. Denne guiden vil lære deg hvordan du kan:

Tildele rettigheter
Opprette skjemaer for søknader eller samtykker
Distribuere skjemaer
Saksbehandle søknader og svar på samtykker

Tilgang

En bruker vil få tilgang til skjemaer for både barnehage, SFO og skole hvis sentraladministrator har satt opp dette for alle enheter.

Arkivintegrasjon

Via en integrasjon kan det settes opp automatisk arkivering av arkivverdige dokumenter i samarbeid med deres arkivleverandør.

Foresatte / fosterforeldre

Foresatte får tilgang til sine barns søknader og samtykker via appen IST Home. Hvis kommunen ikke har tatt i bruk appen, kan de foresatte få tilgang via nettsiden for IST Saksflyt (https://svar.no.ist.com/). Foresatte vil få varslinger om endringer eller oppfordring til å svare på ulike skjemaer via e-post og eventuelt i IST Home.

Merk at hvis et barn har relasjoner av både typen fosterforeldre og foresatte i kildesystemet, er det kun fosterforeldrene som vil se og kunne svare på samtykker for barnet. Samtykket vil ikke være synlig for foresatte dersom de logger inn i IST Saksflyt. For søknader vil barnet ikke lenger være tilgjengelig for foresatte, når det eksisterer en fosterforeldrerelasjon. Merk at en foresatt fortsatt kan sende inn en søknad ved å velge «Andre» og manuelt legge til barnets data. Hvis dette skjer vil Administrator se en advarsel i listen med søknadssvar som sier at: "Personen som har sendt inn søknaden har ingen gyldig relasjon til barnet/eleven i kildesystemet". Fosterforelderen vil også få melding om at det er sendt inn søknad for barnet. Merk at advarselen om "ingen gyldig relasjon" også vil vises om noen sender inn en søknad for et barn de ikke har noen relasjon til i det hele tatt.

Startsiden for administrator

Pålogget administrator vil etter innlogging komme til Hjem-siden. Første gang du logger inn er det noe mindre tekst i Hjem-feltet, men det er et liknende oversiktsbilde med en hovedmeny på venstre side. Du får lære mer om de ulike mulighetene senere i guiden:

Administrere rettigheter

De ulike brukernes tilganger styres via et eget rettighetssystem inne i modulen. For å kunne administrere rettigheter på brukernivå, må den aktuelle brukeren først ha logget inn en gang i https://svar.no.ist.com/admin. Om du får feilmelding "Brukeren ser ikke ut til å ha en konto i SkoleID....", betyr dette at brukeren ikke har vært innlogget.

Som administrator har du under Administrativt tilgang til menypunktet Administrere rettigheter. I skjermbildet vises da tre blå overskriftrader: Søk etter person, organisasjonsnavnet (kommunenavnet) og Enheter.

De aller fleste ansatte vil komme fra IST Administrasjon automatisk. Hvis du mangler en person kan du under Søk etter person hente fram vedkommende. Pek på markeringene i bildet for å se mer detaljert informasjon:

Forklaring på bilde:

Her listes alle enhetene som finnes i organisasjonen. Det kan være skoler, barnehager eller SFO/AKS.Du kan sette filter på en enhet for å få en oversikt over ansatte og deres rettigheter. I tillegg til enhetens ansatte vises sentral-administratorer.
Her kan du filtrere for få fram en enhet, person eller rolle.
Overskriften viser kommune eller kundenavn. Under listes brukere i organisasjonen som er tildelt rettigheter på sentralt nivå og dermed også har administratorrettighet for alle underliggende enheter.
Feltet brukes i hovedsak av IST i innføringsprosjektet (eller av administrator) for søk etter personer som ikke har stilling ved en enhet, men som har SkoleID slik at de kan tildeles rettigheter manuelt. Det anbefales å søke ved hjelp av fødselsnummer

Filtrer fram en person, og klikk på personnavnet for å se mer informasjon:

Du ser hvilke rettigheter vedkommende har, og kan legge til eller fjerne rettigheter. Husk å trykk på Lagre når du er ferdig:

Systeminnstillinger

Alle ansatte som har en aktiv stilling på en enhet kommer til IST Saksflyt fra IST Administrasjon.

Under menypunktet Systeminnstillinger kan du definere hvilke tilganger alle ansatte i ulike ansettelsestyper skal tildeles automatisk. Stillingskoder i IST Administrasjon knyttes til følgende i IST Saksflyt:

Stillingskode i IST Administrasjon	Kobles til denne gruppen i IST Saksflyt
Barnehagestyrer, Barnehageleder, Barnehagesjef og Styrer	Barnehagestyrer
Rektor	Rektor
Barnehagelærer og Førskolelærer	Barnehagelærer
Lærer, Adjunkt og Lektor	Lærer
Leder, Veileder og Pedagog	Andre pedagogisk ansatte

En rettighet som tildeles automatisk kan ikke fjernes manuelt. Brukere kan tildeles roller ut over det de mottar via den automatiske tildelingen.
Per i dag vil de aller fleste få ansettelsestype Lærer eller Andre ansatte.
Rettigheter som tildeles automatisk vil også bli automatisk fjernet fra en bruker når stillingen avsluttes i IST Administrasjon.
Hvis en administrator har blitt opprettet manuelt og har fått tildelt rettigheter manuelt, må dette også fjernes manuelt.

Forklaring på bilde:

Vi anbefaler markering her. Det gjør at nye barn med foresatte automatisk kommer inn i listen over nye mottakere av samtykker, og at utsendte samtykker også sendes til disse.
To nivå for rettigheter. En hake i feltet Admin gjør at alle med denne ansettelsestypen får administratorrettigheter for utsendelser og samtykker for alle enheter i organisasjonen.
Hake i kolonnene Se innsendte søknadssvar, Behandle innsendte søknader, Opprett/rediger skjema og Håndtere samtykker, gjør at alle med ansettelsestypen på raden får tilgang til det som er valgt.
Alle ansatte med aktiv stilling har en ansettelsestype. Her definerer du hvilke tilganger som skal tildeles automatisk til de ulike ansettelsestypene.
Menypunktet gir deg tilgang til å sette innstillinger som gjelder for hele organisasjonen, basert på ansettelsestype.

Rettigheter på organisasjonsnivå, enhetsnivå og rettighetenes betydning

Brukeres rettigheter kan tildeles på to nivå

Organisasjonsnivå - hvilke rettigheter skal en sentraladministrator ha?
Rettighetene som tildeles på sentralt nivå (for utsendelse/samtykke) vil gjelde for alle enheter i organisasjonen

Enhetsnivå - hvilke rettigheter skal brukeren ha på den enkelte enhet?
Man kan legge til enkeltrettigheter på enheter, men ikke fjerne en rettighet på en enhet dersom den er tildelt under organisasjonen.

De ulike rettighetenes betydning

Forklaring på bilde:

På enhetsnivå: Gir tilgang til menypunktet Administrere rettigheter og mulighet for å administrere rettigheter på brukere knyttet til aktuell enhet.
På organisasjonsnivå: Gir tilgang til menypunktene Administrere rettigheter og Systeminnstillinger.
Gir rettighet til å besvare samtykker, på vegne av foresatte (må også ha rettigheten Lese samtykker).
Kategori med grønn farge angir hvilke typer samtykker (nøkkelord) brukeren skal kunne lese. Kun Medisinsk brukes for tilgangsstyring i Norge.
Gir bruker tilgang til å opprette, redigere og sende ut utsendelser og samtykker.
Gir rettighet til å saksbehandle søkader (må også ha rettigheten Se innsendte søknadssvar).
Lar brukeren lese innsendte søknader fra foresatte, men ikke besvare søknaden.
Gir bruker tilgang til å opprette og redigere skjemaer/maler. Vurder gjerne om denne kun skal tildeles sentraladministrator.
Gir tilgang til å opprette en nettkobling til et søknadsskjema og redigere tilgjengelighet og behandling av denne. Denne kan kun legges på organisasjonsnivå.

Hvis du haker av for rettigheten får du følgende menypunkter:

Tilgjengeliggjøring av søknader:

Med denne kan man generere en nettkobling til et skjema under Opprett. Under Se alle kan man hente frem gjeldende nettkobling for dette skjemaet, eventuelt tilpasse om det skal knyttes til enheter, eller stengte nettkobling for nye svar.
Se innsendte søknadssvar:

Denne rettigheten gjør at du kan lese innsendte søknader fra foresatte, men ikke saksbehandle uten at det tildeles flere rettigheter.

Rettighet tildelt på enhetsnivå: Du kan lese svar på innsendte knyttet til din enhet. Du vil også se søknader som det er generert nettkoblinger til, med spesifisering av at svar på søknad knyttes til en enhet, men som ingen ved din enhet har benyttet.

Rettighet tildelt på organisasjonsnivå: Du vil også se de søknadene som ikke er definert å skulle knyttes til enheter. Under menypunktet Rapporter, kan du generere en rapport til Excel, eller få en tabellvisning med valgbare data.

Denne rettigheten må være på plass for å ha tilgang til rettigheten beskrevet nedenfor: Håndtere svar på søknaden. Begge gir samme menypunkter på venstre side.

Behandle innsendte søknader:

Rettigheten gjør at du kan saksbehandle innsendte søknader. Det forutsetter at du også er tildelt rettigheten "Se innsendte søknadssvar". Under menypunktet Se svar har du mulighet til å endre enhet søknaden er knyttet til hvis søknaden er opprettet tilknyttet en enhet:
Opprett/rediger skjema:

Rettigheten gjør at du kan opprette og redigere skjemaer.
Håndtere samtykker:

Rettigheten gjør at du kan opprette, redigere og sende ut utsendelser / samtykker.
Lese samtykker:

Marker kategori med grønn farge for å bestemme hvilke typer samtykker (nøkkelord) brukeren skal kunne lese. Med denne rettigheten kan du ta ut rapporter. Enten for enheten eller fra sentralt hold. Under sentralt får du tilgang til alle samtykker i kommunen.
Svar: se innsendte samtykker. Denne rettigheten fordrer at du har rettigheten til å lese samtykkene, med menypunktene slik de er vist over. Med Svar kan du også svare på vegne av foresatte:
Admin (på enhetsnivå): gir menypunktet Administrer rettigheter i venstremeny
Admin (på sentralnivå): gir menypunktene Administrere rettigheter og Systeminnstillinger i venstremeny

Her har personen begge de to admin-rettighetene og dermed får vedkommende alle tre menypunktene. Pilene viser hvilket menypunkt avhukingen gir:

Merk: Rettigheter tilknyttet søknader finnes kun på sentralnivå.

Arkivintegrasjon

Etter skjemaets sluttdato, vil ikke lenger skjemaet eller svarene være synlige i løsningen. Samtykker fra foresatte og saksbehandlede søknader kan hentes over til ekstern arkivløsning ved hjelp av en arkivintegrasjon.

Dokumenttype

Arkivleverandøren angir en doktype for de dokumentene som ønskes arkivert i den eksterne arkivløsningen.

En foresatt gir et samtykke / En foresatt endrer et allerede gitt samtykke. Doktype = FORMS.TYPE.ARC.DOCTYPE.APPLICATION_RESPONSE

En søknad er behandlet og har fått status Søknaden er avsluttet. Doktype = FORMS.TYPE.ARC.DOCTYPE.PUBLICATION_RESPONSE