Kunder som ikke bruker HR-import av BHG-/SFO stillinger
For kunder som ikke har HR-import av barnehage- og/eller SFO-stillinger til IST Administrasjon, kan stillingene fra et skoleår/barnehageår kopieres til neste skoleår / barnehageår slik at du slipper å registrere stillingene på nytt for neste skoleår/barnehageår.
Merk! Noen kommuner har valgt at det er satt opp delvis HR-import (f.eks. kun for skole, men ikke for SFO). Det er gjerne slik at ansatte på skole også har stilling på SFO, så for å unngå at disse personene mister tilgang (HR-importen leter), må det manuelt legges inn en aktivitet/arbeidsoppgave på SFO-stillingen i IST.
Sentraladministrator i kommunen kan ta kontakt med IST Support hvis det mangler rettigheter til å utføre noen av punktene i denne veiledningen.
Merk!
Prosedyre for kopiering vist nedenfor må skje før/senest 31. juli
Kopiere stillinger
Merk! Faste stillinger registreres uten sluttdato. Midlertidige stillinger har vanligvis en sluttdato på ansettelsen (og på eventuell aktivitet/arbeidsoppgave), og da vil ikke kopiering av stilling kunne utføres. For å kunne kopiere stillingen må derfor sluttdatoen først forlenges ett år (f.eks. fra 31.07.2026 til 31.07.2027) før kopiering gjøres.
Gjør følgende for å kopiere stillinger til neste skoleår/barnehageår:
- Gå til Administrasjon > Ansatte > fane Stillinger
- Klikk på Kopier stillinger-ikonet
- Velg enhet (en barnehage eller SFO)
- Klikk på OK.
- Det vises en melding om hva som skjer. Dersom stillingene ikke har sluttdato og ikke allerede er kopiert, vil de bli kopiert og det vises hvor mange stillinger som er kopiert og hvor lang tid det tok. Hvis det ikke finnes stillinger å kopiere, f.eks. fordi det allerede er gjort, ser du meldingen Ingen stillinger kan kopieres til neste skoleår.
- Gjenta kopiering for hver enhet dersom det finnes flere (barnehager / SFO-enheter)
- For å se de kopierte stillingene for neste skoleår/barnehageår før 1. august må du gå til menypunktet Planlegge neste skoleår > Ansatte. Sett filter på Startdato - Lik - 01.08.2026 (dato 1. august i det nye skoleåret du kopierte til). Merk at du vil ikke kunne se de kopierte stillingene i menypunkt Administrasjon > Ansatte før 1. august. Fra den datoen kan du gå til fane Stillinger og sette filter Skoleår - lik - 26-27 (det nye skoleåret/barnehageåret du kopierte til).
Arbeidsoppgaver for kommuner med HR-import
Noen kommuner har lagt inn en arbeidsoppgave på stillingene. Dette er gjort for at stillingene ikke skal bli slettet ved neste HR-import. Dette gjelder kun kommuner som har HR-import og det gjelder primært kommuner hvor SFO-enhetene ikke har eget ansvarsnummer i HR-systemet.
Sjekk om en stilling har en registrert arbeidsoppgave
- Gå til Administrasjon > Ansatte > fane Personaladministrasjon:
- Søk frem en ansatt, klikk på stillingen i nederste del av bildet og klikk på Endre-ikonet:
- Finnes det en rad/post på fanen Arbeidsoppgaver, så har stillingen en arbeidsoppgave registrert:
- Finnes det registrerte arbeidsoppgaver på stillingene i inneværende skoleår / barnehageår, så må disse arbeidsoppgavene registreres på stillingene for neste skoleår / barnehageår.
Registrer en arbeidsoppgave på en stilling for neste skoleår/barnehageår
- Gå til Planlegge neste skoleår > Ansatte > fane Personaladministrasjon.
- Søk frem en ansatt, klikk på stillingen i nederste del av bildet og klikk på Endre (blyantikonet).
- Klikk på Legg til, velg aktivitetstype (det har ingen betydning hvilken som velges, men det er naturlig å velge den som har vært benyttet i inneværende skoleår / barnehageår), angi Startdato lik 01.08. neste skoleår / barnehageår og sluttdato lik 31.07. neste skoleår / barnehageår. Hva som velges i de andre feltene, har ingen betydning
- Klikk på Lagre og registreringen vises på fanen Arbeidsoppgaver.
- Gjenta det samme for de andre stillingene som det må registreres en arbeidsoppgave på.
Merk!
Dersom stillinger ikke har blitt kopiert innen fristen (31.juli), må det manuelt legges
til stilling og deretter arbeidsoppgave på stillingen under menypunktet
Administrasjon > Ansatte fane Personaladministrasjon.
Legge til stilling og aktivitet / arbeidsoppgave manuelt etter 31. juli
Legge til stilling manuelt
- Fra 1. august er vi i det nye skoleåret/barnehageåret. Gå derfor til Administrasjon > Ansatte og fane Personaladministrasjon.
- Søk frem en ansatt, i nederste del av skjermbildet oppretter du stilling ved aktuell enhet for skole-/barnehageåret med Startdato 01.08.20xx og Sluttdato 31.07.20xx (Stillingsprosent kan være 0).
Legge til aktivitet på stillingen
- Gå til Administrasjon > Ansatte og fane Personaladministrasjon.
- Søk frem en ansatt, klikk på stillingen i nederste del av skjermbildet og klikk på Endre (blyantikonet).
- Klikk på Legg til (plussikonet)
- Velg aktivitetstype (det har ingen betydning hvilken som velges, men det er naturlig å velge den som har vært benyttet i inneværende skole-/barnehageår)
- Angi Startdato lik 01.08.20xx og Sluttdato lik 31.07.20xx (neste skole-/barnehageår). Hva som velges i de øvrige feltene har ingen betydning.
- Klikk på Lagre og registreringen vises på fanen Arbeidsoppgaver.