Opplasting av dokumenter
Det er mulig for administratorer å laste opp dokumenter / vedlegg i tilknytning til søknader og plasseringer. Dokument som lastes opp blir også tilgjengelig i e-arkivet, på lik linje med andre type dokumenter som produseres i løsningen.
Det er også mulig at disse dokumentene går direkte til kundens sak- og arkivsystem, fremfor til e-arkivet. Dette styres av en egen innstiling og er noe som må bestilles og settes opp særskilt, per kunde. Denne innstillingen gir også noen begrensninger mht. hvordan dokumentene kan håndteres i grensesnittet.
Det er per i dag ikke mulig å kombinere disse to løsningene - enten vil opplastede dokumenter være tilgjengelig i e-arkivet, eller i kundens sak- og arkivsystem.Fremgangsmåten som beskrives i eksempelet nedenfor, viser dokumenthåndtering hos en kunde hvor opplastede dokumenter vil være tilgjengelig i e-arkivet.
Opplasting av dokument
Søknader
Dokumenter kan lastes opp i tilknytning til søknader fra både innboksen Søknader > Søknader samt fra Venteliste
Legg til fil og trykk Last opp eller Last opp og gå tilbake
Filformat
- Docx
- GIF
- JPG
- PNG
- TIF
Følgende filformat kan benyttes:
Dokumenttype
Hver kategori / filtype er knyttet til en dokumenttype:
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.GUARDIAN_WORK_SCHEDULE
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.STUDY_CERTIFICATE
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.EMPLOYMENT_CERTIFICATE
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.INCOME_CERTIFICATE
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.ADDRESS_CHANGE
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.SPECIAL_REASONS
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.APPLICATION_COPY
EOS.TYPE.ARC.DOCTYPE.CC_DOCUMENT.OTHER
Laste ned / åpne opplastede dokumenter
Opplastede dokumenter kan lastes ned / åpnes:
Slette opplastede dokumenter
Opplastede dokumenter kan slettes, og vil da samtidig slettes fra e-arkivet, fullstendig:
Plasseringer
Det er samme fremgangsmåte for å laste opp dokumenter i tilknytning til plasseringer, som beskrevet ovenfor. Gå til Barnehage/SFO > Plasseringer > finn aktuell plassering og trykk på endreikonet.
E-arkiv
Opplastede dokumenter gjenfinnes i e-arkivet, tilknyttet barnet fødselsnummer:
Viktig informasjon
- Merk at det ikke skal registreres / lagres sensitiv informasjon i IST Everyday. Dersom opplasting av dokumenter tas i bruk, er det viktig at brukerne gjøres oppmerksom på dette.
- For å ta i bruk opplasting av dokumenter som beskrevet ovenfor, må aktuelle brukere tildeles nødvendige rettigheter. Det kan tildeles rettigheter til å laste opp, laste ned/åpne, samt slette opplastede dokumenter. Det er også mulig å begrense adgangen til kun å se at et dokument er lastet opp, men uten mulighet til å laste ned / åpne dokumentet. Det er adskilte rettigheter for søknader og plasseringer, altså er det mulig å differensiere på dette.
- Brukere som har tilgang til e-arkivet, vil se opplastede dokumenter med de rettighetene de allerede har i dag.
Dersom det er ønskelig å ta ovennevnte i bruk, ta kontakt med IST sitt kundesenter for bistand til å opprette rolle(r) som kan tildeles aktuelle brukere (ingen kostnad ifm. bistand til oppretting av roller).
Opplasting av dokumenter som overføres direkte til kundens sak- og arkivsystem
For kunder hvor opplastede dokumenter går rett til kundens sak- og arkivsystem gjelder følgende:
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om denne tjenesten, ta kontakt med IST sitt kundesenter for informasjon og tilbud. (Må bestilles og settes opp særskilt, per kunde).