Maler

Maler

Opprette mal

Sentraladministrator går til menypunktet Maler sentralt for å opprette, redigere eller slette maler. Du kan bygge malen fra bunnen av, eller du kan kopiere en eksisterende mal så du har et grunnlag å bygge videre på. Sistnevnte metode beskrives lenger ned i denne guiden, lenke til avsnitt Kopiere mal. 

For å opprette en ny mal fra bunnen av klikker du på knappen Ny mal. Du kommer inn i et redigeringsvindu hvor du skal bygge selve malen. Det er noen obligatoriske felt på høyre side du må ta stilling til. Se feltbeskrivelse i bildet nedenfor ved å peke på markeringene:

 

 

Disse ikonene gjør at du kan legge til en ny komponent, flytte komponenten ved hjelp av dra og slipp, kopiere komponenten eller slette komponenten.

 

 

Obligatoriske felt du må fylle ut. Malnavn bør være kort og presist. Beskrivelse utdypter hva denne malen kan brukes til. Kategori gjør det enklere å sortere malene.

 

 

La malen være passiv til du er helt sikker på at den er klar til bruk. Aktiv her tilgjengeliggjør malen for andre brukere.

 

 

Marker her hvis alle dokumenter som er opprettet fra denne malen må gjennom en godkjenningsprosess.

 

 

Marker her hvis dokumenter opprettet fra denne malen skal kunne hentes til ekstern arkivløsning.

 

 

Marker her hvis alle dokumenter som er opprettet fra denne malen skal kunne publiseres til foresatte.

 

 

Aktivert som standardinnstilling på nye maler som opprettes. Gjør at administratorer med denne tilgangen kan se alle dokumenter (med denne malinnstillingen) på alle barn på enheten.

 

 

Når du legger til en komponent kan du velge om det skal være ett felt på 100% som dekker hele bredden, eller om du ønsker en annen type inndeling av komponenten.

 

 

Komponenten Fast tekst gir sentraladministrator mulighet til å legge ikke-redigerbar tekst inn i maler. Det bety at det du skriver inn i dette feltet vil vises på alle dokumenter som opprettes på denne malen, og teksten kan ikke endres av dokumenteier.

 

 

Ved å legge til komponenten Redigerbar tekst, gir det et felt i dokumentet der dokumenteier har skrivetilgang

 

 

Ved å legge til komponenten Personinformasjon, vil opplysninger om eleven/barnet hentes inn når det opprettes et dokument.

Innstillinger i maler (godkjenning og publisering)

• For at et dokument skal være mulig å publisere til foresatte må det være markert for innstillingen Tillat publisering til foresatte i dokumentmalen.
  
  
• For at et dokument må gjennom en godkjenningsprosess må det være markert for innstillingen Krever godkjenning i dokumentmalen.
  
  
• Dersom det er opprettet dokumenter med malen som grunnlag, og en av malinnstillingene deretter endres, vil det være mulig for dokumenteier å oppdatere innstillingen for hvert enkelt dokument. Dette gjelder både når innstillingen legges til og når den fjernes.
  
  

• Merk at hvis innstillingen "Tillat publisering til foresatte" fjernes fra malen vil ikke dette automatisk fjerne publiseringer av dokumenter som per da er publisert, når du oppdaterer dokumentet med den nye innstillingen. Dokumentet forblir publisert fram til dokumenteieren eventuelt velger å avpublisere det.
  
  

• Når du gjør endringer i malinnstillinger knyttet til godkjenning og publisering, vil det vises en varselmelding om hvor mange dokumenter det finnes som er opprettet på den aktuelle malen og som kan påvirkes av endringen(e):
  
  

Merk! 

La malen ha status Passiv inntil du er helt sikker på at den er ferdig - så snart den settes til aktiv

blir malen tilgjengelig for alle som kan opprette dokumenter tilknyttet elever / barn.

Malbygging med komponenter

Dokumentmal bygges ved hjelp av tre ulike komponenter:

• Fast tekst: Felt hvor malbygger kan skrive inn ikke-redigerbar tekst som vil vises i dokumenter som opprettes for barnet / eleven
• Redigerbar tekst:  Felt hvor de som jobber med et dokument basert på denne malen kan skrive inn sin tekst (fritekstfelt)
• Personinformasjon:  Felt som henter informasjon om barnet / eleven direkte fra løsningen (f.eks. navn, adresse, barnehage / skole osv.)

Komponentene plasseres ut i malen ved hjelp av "bokser" hvor du velger hvilken komponent som skal inn i den enkelte boksen. Klikk på ønsket komponent, hold museknappen inne, dra pekeren til den boksen hvor du vil ha komponenten og slipp museknappen for å plassere komponenten i boksen.

Mellom hver rad i malen finnes fire ikoner.

Her har vi forstørret et bilde av ikonene du ser under malbygging. Pek på markeringene for en beskrivelse av funksjonaliteten bak de små ikonene.

Merk at både Flytt og Slett finnes inne i bokser med 50% bredde, slik at du kan utføre disse operasjonene på enkeltbokser uavhengig av den andre boksen på samme rad.

I eksemplet er det valgt en fast tekstboks i 100% bredde øverst.

Deretter er det valgt to bokser, hver i 50% bredde, med hhv. personinformasjon og en redigerbar tekstboks.

Nederst er det en boks med 100% bredde hvor det ikke er valgt komponent enda. Valget gjøres ved å klikke på ønsket komponen.

Komponenten Personinformasjon trenger du ikke gjøre noe med - den hentes inn med innhold (som vist over).

De to komponentene Fast tekst og Redigerbar tekst er bygget opp helt likt.

Du skriver inn den ønskede teksten. Når du skal jobbe inne i boksen har du tilgang til en teksteditor med vanlig editorfunksjonalitet.

I dette eksempelet er det lagt inn komponenten Fast tekst øverst som er brukt til å lage en overskrift for malen. Denne overskriften kan ikke den som skal benytte malen til et dokument endre på.

I dette eksempelet er det klikket i boksen for Redigerbar tekst. Her jobber du på samme måte som for Fast tekst hvor du skriver inn tekst og formatterer om ønskelig.

Forskjellen her er at i denne boksen vil de som oppretter et dokument basert på denne malen ha skrivetilgang til feltet, og de kan skrive inn mer tekst eller endre på teksten du har lagt inn.

Det er altså denne typen komponent som skal brukes de stedene hvor lærere / pedagoger / andre brukere  aktivt skal skrive inn informasjon.

I dette eksempelet er komponenten i boksen brukt til å lage en innledningstekst til et dokument baser på denne malen.

Du kan gjerne lagre en mal underveis i arbeidet, for deretter å jobbe videre med den senere

Bilde / logo

Hvis du vil legge til et bilde eller en logo, bør du velge Fast tekst. .

1. Klikk i feltet der bildet skal ligge, og deretter på ikonet Last opp bilde.
2. Velg et bilde fra filutforskeren din. Det anbefales å bruke en bildefil i PNG-format.
3. Klikk og dra i markøren for størrelsesvelgeren under bildet slik at bildet får en passende størrelse.
4. Hvis bildet har meningsbærende innhold med tanke på visning av PDF i skjermleser for personer med behov for visuell tilrettelegging, markerer du i avhukingsboksen og skriver inn en kort og presis beskrivelse av bildet slik at de som ikke kan se bildet får samme informasjon.
5. Klikk på Sett inn 
   
   
   

    

    

   

   Hvis bildet har meningsbærende innhold med tanke på visning av PDF i skjermleser for personer med behov for visuell tilrettelegging, markerer du i avhukingsboksen og skriver inn en kort og presis beskrivelse av bildet slik at de som ikke kan se bildet får samme informasjon.

    

    

   

   Klikk og dra i markøren for størrelsesvelgeren under bildet slik at bildet får en passende størrelse

Lenker i maler

Det er mulig å legge inn lenke i en mal. Lenken vil være klikkbar når dokumenter basert på malen produseres. Lenken vil også være klikkbar i PDF'er som sendes til arkiv (merk at arkiveringsfunksjonaliteten ikke er levert enda).

Kopiere mal

Sentraladministrator kan benytte en eksisterende mal som grunnlag når en ny mal skal opprettes for å bruke mindre tid på malbygging.

Slik gjør du det:

1) Gå til Dokumentflyt - administrasjon > Maler sentralt

2) I maloversikten finner du malen du ønsker å kopiere > klikk på kopi-ikonet til høyre på raden (det åpnes en kopi av malen. Alt i malen har blitt kopiert unntatt malens navn, kategori og status)

3) Den nye kopierte malen får automatisk status Passiv

4) Fyll inn den nye malens navn

5) Skriv en kort beskrivelse som gjør det enkelt for brukerne å se hva malen kan benyttes til

6) Velg hvilken Kategori malen skal tilhøre

7) La status stå som Passiv helt til du er ferdig med malarbeidet og det er klart for at lærere/pedagoger kan ta malen i bruk

8) Hvis alle dokumenter som er opprettet fra denne malen må gjennom en godkjenningsprosess må du hake av for Krever godkjenning

9) Gjør ønskede endringer på innhold / seksjoner i malen 

10) Husk å lagre

Aktivere en mal

Sett malen til Aktiv når du er helt sikker på at den er klar til bruk. Malen blir tilgjengelig for andre brukere, som kan opprette dokumenter for barn / elever basert på denne malen.