Gå til innhold
Norsk
Kontakt oss
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Meldingsregler BHG/SFO

Opprette og endre meldingsregler (barnehage/SFO)

Meldingsregler er primært meldinger som sendes til foresatte ved en handling eller hendelse i portalen eller i IST Administrasjon for barnehage/SFO.

Opprette meldingsregel

  1. Gå til menypunktet Innstillinger > Meldingsregler
  2. Klikk på Legg til nede til høyre for å opprette en ny meldingsregel
  3. Det åpnes et vindu hvor du må velge Hendelsesgruppe, Hendelse, Mottakertype og Kommunikasjonsmåte

  4. Hendelsesgruppe: Det finnes totalt 25 hendelsesgrupper for barnehage/SFO, men det er kun følgende 13 hendelsesgrupper som benyttes (med mulig noen unntak):

    • Administrativ oppsigelse av plass (barnehage) (benyttes av få kommuner)
    • Avslag søknad barnehageplass
    • Barnehagesøknad
    • Klage / Klagemelding (benyttes av få kommuner)
    • Oppsigelse av plass BHG/SFO
    • Plasseringsmelding (vedtak/avslag redusert foreldrebetaling)
    • Søknad om ny type plass (barnehage og SFO)
    • Søknad om permisjon (barnehage)
    • Søknad SFO
    • Søknadsmelding (søkt prioritet barnehage)
    • Tilbud om plass barnehage
    • Tilbud om plass SFO
    • Ventelisteoppdatering (barnehage)
  5. Hendelse: Dersom det finnes en utarbeidet brevmal (rapport) for en hendelsesgruppe, kan denne benyttes til å opprette en meldingsregel for alle hendelsene.

    Merk! Hvis du ønsker å ta i bruk en meldingsregel/mal (hendelsesgruppe) som ikke tidligere er utarbeidet, må malen først bestilles fra IST og utarbeides før den kan tas i bruk.

    Her er noen eksempler på hva du kan velge under Hendelse:
    a) Du har valgt Hendelsesgruppe = Søknad om ny type plass. Du kan velge Hendelse = Avslått, Godkjent eller Ny
    b) Du har valgt Hendelsesgruppe = Tilbud om plass barnehage. Du kan fra nedtrekksmenyen Hendelse nå velge mellom 14 ulike hendelser for denne meldingsregelen, f.eks. Takket ja, Takket nei, Takket ja beholde ventelisteplass og så videre.
    c) Du har valgt Hendelsesgruppe = Avslag søknad barnehageplass. Du kan fra nedtrekksmenyen Hendelse velge Melding.

  6. Type: I noen av meldingsreglene, for eksempel Oppsigelse av plass BHG/SFO, må du velge enten type Barnehage eller SFO fra nedtrekksmenyen.
  7. Mottakertype: Mottakertype bestemmer hvem som skal motta meldingen. En eller flere mottakertyper kan markeres. Hvem som kan velges som mottaker avhenger av hendelsgruppen. Avhengig av hvilke valg som tas, kan det vises flere felt på skjermen hvor du må sette en innstilling før du lagrer. Les derfor gjennom avsnittene nedenfor.

 

Mottakertype ved søknad og tilbud

Vi anbefaler å velge Søkende og eventuelt Medsøkende slik at det sikres at det går til den som er satt opp som henholdsvis søker og medsøker i søknaden. Det anbefales IKKE å velge Foresatt da det kan være årsak til feilkilder.

 

Mottakertype ved oppsigelse, ny type plass eller permisjon

Vi anbefaler å velge Avsender, da dette er den som har registrert oppsigelsen/søknaden i portalen. Vi anbefaler heller ikke her å velge Foresatt da det kan være årsak til feilkilder.

 

Mottakertype ved plasseringsmelding (herunder vedtak om gradert betaling)

Mottaker 1 / Mottaker 2 er den foresatte/personen som er registrert som Inntektid 1 /Inntektid 2. Vi anbefaler at det velges Mottaker 1. Vi anbefaler heller ikke her å velge Foresatt da det kan være årsak til feilkilder.

Mottakertype saksbehandlergruppe

Meldinger som mottas av brukere som er registrert i Roller > Saksbehandlergruppe. E-postadressen til disse brukerne registreres i Roller > Kontaktopplysninger saksbehandler. Denne benyttes når det skal sendes en melding (normalt e-post) til barnehagen/SFOen når en hendelse skjer i løsningen, f.eks. når en foresatt har registrert en oppsigelse eller søknad om endring av type plass.

Kommunikasjonstype

Følgende kommunikasjonsmåter i meldingsreglene finnes tilgjengelige:
  • E-post (uten brev som vedlegg)
  • E-post (med brev som vedlegg)
  • Brev (utskriftskø / pr. post)
  • Brev hvis e-post ikke er registrert
  • Ekstern (SvarUt)
  • SMS

 

 

Merk! Innhold i e-poster uten brev som vedlegg og SMS vil aldri bli arkivert i e-arkivet.

Hakes det av for arkivering, vil det kun arkiveres en referanse i e-arkivet (hva som er sendt ut når)

Hvis din kommune pr. i dag ikke har SvarUt og/eller hendelsstyrt SMS i løsningen,
må dette først bestilles og etableres før det ev. kan tas i bruk i meldingsreglene.

 

Som hovedregel i forhold til arkivering

På alle brev bør man alltid huke av for "Arkivere" for dokumentasjonsverdien skyld. Men det er opptil hver enkelt kommune å vurdere dette.

"Kun digitalt" kan man eventuelt hake av for på brev som er mindre viktige, men på viktige brev (f.eks. vedtak) bør man ikke hake av for "kun digitalt". Hakes det av for "Kun digitalt", vil brev aldri sendes ut i posten - heller ikke f.eks. selv om brev som er sendt til Altinn ikke er lest innen 40 timer.

 

Kommunikasjonstype E-post (uten brev som vedlegg)

Kommunikasjonstype i meldingsregelen settes til E-post, og her er det ikke nødvendig å arkivere.

Feltet Emne er innholdet i e-posten. Feltet Tekst er innholdet i e-posten som sendes.

I denne meldingsregelen skal IKKE rapport (brevmal) velges.

 

Kommunikasjonstype E-post (med brev som vedlegg / brev hvis ikke e-post er registrert)

  1. Kommunikasjonstype i meldingsregelen settes til E-post

  2. Vi anbefaler at du markerer for Arkivere

  3. Felt Emne (øverste) = tittel/innholdet i e-posten.
  4. Felt Tekst (øverste) = Selve innholdet i e-posten som sendes
  5. Velg rapport (brevmal).
  6. Felt Emne (nederste) = Overskriften i brevet
  7. Felt Tekst 1 (nederste) = Innholdet i brevet
  8. Klikk på Forhåndsvis for å se hvordan brevet vil kunne se ut.

 

 

 

Merk!

Emnefeltet kan ikke inneholde flettefelt eller spesialtegn.

Hvis flettefelt benyttes i emnefeltet, vil det være selve flettefeltet som vises i den digitale postkassen og ikke ønsket innflettet verdi.

Hvis spesialtegn, for eksempel * . " | ` : \ / < >, benyttes, vil brevet ikke bli sendt ut.

 

Kommunikasjonstype Ekstern (SvarUt)

Kommunikasjonstype i meldingsregelen settes til Ekstern, og det bør hakes av for at det skal arkiveres. Hakes det av for Kun digital vil brevet aldri sendes pr. post - heller ikke hvis det ikke er lest digitalt innen 40 timer.

Velg passende rapport (brevmal), og kontroller emne og teksten (Tekst 1). Klikk deretter Forhåndsvis for å se hvordan brevet vil kunne se ut.

Merk! Emnefeltet må ikke inneholde flettefelt eller spesialtegn. Hvis flettefelt benyttes i emnefeltet, vil det være selve flettefeltet som vises i den digitale postkassen og ikke ønsket innflettet verdi. Hvis spesialtegn (for eksempel * . " | ` : \ / < >) benyttes, vil brevet ikke bli sendt ut.

 

Kommunikasjonstype SMS

Kommunikasjonstype i meldingsregelen settes til SMS, og her skal det ikke hakes av for arkivering.

I feltet Melding skrives innholdet i SMS'en som sendes ut.

 

Uthevet skrift og lenker

Overskriften (feltet Emne) vil alltid bli uthevet i brev.

Kodene <b> og </b> benyttes hvis annen tekst ønskes uthevet, f.eks. <b>Hjemmel for vedtaket</b>

Dersom man ønsker å ha en klikkbar (blå) lenke i brevene, kan det skrives slik: <style forecolor="blue" isUnderline="true">https://nydalen.ist-asp.com</style>

 

Flettefelt

Flettefelt kan benyttes uansett hvilken kommunikasjonsmåte som er valgt.

Alle flettefelt starter med $ (dollartegn) (på tasturet normalt AltGr+4)

Skriv inn $ der du ønsker et flettefelt

Alle tilgjengelige flettefelt fremkommer i en liste

Merk: De flettefelt som er tilgjengelige for den aktuelle meldingsregelen er de som fremkommer i listen. Det anbefales IKKE å kopiere fra andre meldingsregler, da flettefeltene som benyttes varierer mellom de ulike meldingsreglene.

Ved en forhåndsvisning fremkommer flettefeltene med dummy-data:

Endre på meldingsregler

Alle meldingsregler finnes i menypunktet Innstillinger --> Meldingsregler. Klikk på Endre-blyanten ved ønsket meldingsregel.

Klikk på minustegnet under «Slette» hvis en meldingsregel skal slettes

Merk at alle felt kan endres unntatt feltene Hendelsesgruppe og Hendelse.

Endres kommunikasjonsmåte må rapporten hentes inn på nytt. Eventuelle endringer som er lagt inn etter at rapporten (malen) ble utarbeidet vil da «forsvinne». Vi anbefaler derfor å mellomlagre (kopiere f.eks. inn i et Word-dokument) innholdet i emne- og tekstfeltene før endring av kommunikasjonsmåten og lim inn innholdet etter endringen av kommunikasjonsmåte.

ISTs forslag til meldingregler

Herunder er en liste over de meldingsregler vi anbefaler, med tilhørende mottakertype og kommunikasjonsmåte.

Vedlegg til brev / e-poster

Generelle vedlegg kan benyttes i alle hendelsesgruppene.

Enhetsvedlegg kan benyttes i «Tilbud om plass barnehage» og «Tilbud om plass SFO»

Se egen guide Laste opp vedlegg til tilbudsbrevet (bhg/SFO)