Ny elev
- Gå til Administrasjon > Elever > klikk på Legg til
- Skriv inn fødselsnummer. Hvis personen finnes vises navn og adresse, og du kan gå rett til elevregistreringen beskrevet fra punkt 5 nedenfor.
Hvis eleven ikke finnes i personregisteret vises et rødt merke. Klikk på knappen med tre prikker for å gå direkte til personregisteret for å søke opp personen og velge for å registrere inn og fortsette innskrivingen (om du ikke har rettigheter til å opprette i personregisteret, ta kontakt med kommunens sentraladministrator). - Du får opp et vindu fra personregisteret, klikk Legg til (+)
- Skriv inn fødselsnummer
- Fødselsdato og kjønn legges da inn automatisk. Skriv inn fornavn og etternavn (ytterligere felter er valgfrie)
- Klikk Lagre
- Søk opp eleven du akkurat lagret, marker og klikk "Velg".
- Fødselsnummeret/navnet vises nå i registreringsbildet og du kan fortsette elevregistreringen.
- Velg morsmål og målform fra nedtrekksmenyene.
- Velg startdato 01.08.20xx hvis eleven skal ha innskriving hele inneværende skoleår fra skolestart.
Dersom eleven bytter skole innad i kommunen: sjekk i feltet Elevinformasjon for å se innskrivningen ved avgiverskolen. For å kunne sette Primær inntaksenhet på ny innskrivning kan det ikke være overlapping, så du må angi startdato for innskriving som er minst én dag etter sluttdatoen tidligere skole har angitt.
- Hak av dersom skolen skal være elevens primære inntaksenhet (les mer om dette i et senere kapittel i håndboken).
- Gå til steg 2 i registreringsrutinen (klikk på høyrepil eller tallet 2 oppe til høyre i vinduet).
- For GRS: Velg årstrinn og klasse. Dersom du ikke registrerer årstrinn og/eller klasse når du skriver inn eleven, må dette rettes opp senere. Eleven vil ikke telles riktig til GSI eller andre steder der elevene sorteres etter årstrinn.
For VGS: Velg Programområde deretter årstrinn og klasse fra nedtrekksmenyene. - Hvis det kun finnes en kontaktlærer i valgt klasse kobles denne automatisk til eleven. Om det finnes flere kan du velge fra nedtrekksmenyen.
- Lagre. Du får en melding om at registreringen var vellykket. Dersom du skal legge til flere elever svarer du Ja, hvis ikke svarer du Nei.
Det er ofte behov for å tildele fag manuelt for elever som starter midt i skoleåret eller har byttet skole. Se Tildele fag manuelt .
Her er en guide som viser prosessen: Ny elev (video)
Innskrivingsdato kan ikke endres. Dersom en elev er skrevet inn med feil innskrivingsdato, og denne fortsatt er frem i tid, må innskrivingen slettes og legges til på nytt.
Fiktivt fødselsnummer
Et fiktivt fødselsnummer skal systemgenereres, og du trenger spesielle rettigheter for å kunne opprette fiktive fødselsnummer. Hvis du har denne rettigheten, se hvordan du gjør det i håndbokens kapittel Ny person i personregisteret, hvis du ikke har denne rettigheten ta kontakt med kommunens sentraladministrator.
Elevregister - oversiktsbildet
Gå til Administrasjon > Elever og du kommer til oversiktsbildet for elevregisteret. Det vises automatisk som en tom side før du setter et filter. Bruk hurtigfilter, eller benytt Søk/filter-funksjonen for et mer detaljert søk. Les mer i denne guiden: Søk/filter.
Pek på markeringene i bildet for feltforklaring:
Når du har fått fram en visning, kan du velge hvilke kolonner du ønsker å se ved å klikke på nedtrekkspilen i en kolonneoverskrift, og hake av for ønskede kolonner:
