Online timeplanlegging

E-læring

Om du er ny bruker kan E-læringen være et godt supplement til denne guiden.

Generelt

Online timeplanlegging er en egen modul i IST Timeplan/WebUntis som krever en endring av den ordinære WebUntis-lisensen. Når lisensen for Online timeplanlegging er installert, må timeplanadministrator tildele brukergruppen Unit Admin-rettigheten Online timeplanlegging for å få tilgang til modulen.

Startbildet i WebUntis etter du har trykket på menypunkt TImeplan > Timeplan (pek med musen på bildet):

 

Dataregistreringshjelpen (forarbeid)

Hente frem Dataregistreringshjelpen dersom den er skjult

Gå til Timeplan > Timeplaner > Administrasjon > Innstillinger > scroll ganske langt ned i listen og sett hake ved Dataregistreringshjelp > Lagre og oppdater skjermbildet.

Skjule Dataregistreringshjelpen (anbefales ikke)

Det anbefales ikke, men det er mulig å fjerne Dataregistreringshjelp fra visningen ved å klikke på tannhjulet og velge Deaktiver

Skoleår

Skoleår må være registrert i IST Timeplan. Se avsnitt Registrere nytt skoleår under kapittel Arbeidsoppgaver i IST Timeplan (WebUntis): Grunndata - Nytt skoleår

Ferier

Det er viktig at ferier registreres før timeplanene publiseres. Ferier og fridager må registreres i IST Timeplan (WebUntis). Se avsnitt Registrering av ferier under kapittel Arbeidsoppgaver i IST Timeplan (WebUntis): Grunndata_Registrering av ferier

Tidsrom

Det er veldig viktig at riktig tidsrom er satt før timeplanene registreres i Online timeplanlegging. Dersom start- og sluttider endres i Tidsrom etter timeplanene er lagt i Online timeplanlegging, vil ikke disse endringene gjelde for leksjoner som allerede er timeplanlagt i Online timeplanlegging. Leksjoner som skal ha nye start- og sluttider, må først fjernes fra timeplanene og så legges inn på nytt for at de nye start- og sluttidene skal bli gjeldende.

I Dataregistreringshjelpen > Tidsrom registreres timeplanrammen for hele skolen med hvilke dager det skal undervises, og hvor mange leksjoner som skal undervises hver dag med Start- og sluttidspunkt for leksjonene.

   

Grunndata (Lærer, Klasser, Rom)

Grunndata Fag, Klasser, Lærere og Rom kommer fra IST Administrasjon for skole eller IST Timeplan (WebUntis). Dersom det skal gjøres endringer gjøres dette alltid i IST Administrasjon for skole når det gjelder Klasser og Lærere. Ved å klikke på Fag eller Rom vises de grunndataene som er registrert i IST Timeplan (WebUntis) under Grunndata og Fag/Rom.

Grunndata - Lærer

Her vises alle lærere som er registrert i Grunndata Lærer der det er haket av for Aktiv. Merk at visningen styres ikke av sluttdato, så hvis en lærer med markering for Aktiv også har en sluttdato tilbake i tid vil vedkommende vises i listen. (For å endre dette må du fjerne markering for Aktiv under Grunndata Lærere i WebUntis)

Grunndata - Klasser

Her kan det koples klasserom til klasser slik at alle leksjoner for klassen legges til dette rommet. På denne måten trenger du ikke lengre å knytte hver leksjon for en klasse mot et rom, men klasserommet som er koplet til klassen kommer automatisk opp som rom for alle leksjonene. Du endrer rom kun for de leksjonene som ikke skal finne sted i klasserommet.

  Velg Klasser under Dataregistreringshjelpen, marker klassen som skal tildeles et klasserom, velg et rom i nedtrekksmenyen for Rom og klikk Lagre 

Grunndata - Rom

• Her kan det om ønskelig legges til et nytt rom. Se markeringene på bildet under.

  Gå til Ny > skriv inn Betegnelse/kode > skriv inn Navn > klikk Lagre (eller Lagre & ny om du skal legge til flere nye rom) 

Undervisning

Det er viktig å huske på at alle lærere som skal ha undervisning i alle eller noen av undervisningsøktene for en undervisningsgruppe, må være koplet til undervisningsgruppen i IST Administrasjon for skole. Dersom du skal legge til en lærer i en eller flere undervisningsøkter i et fag, må du altså først kople læreren til undervisningsgruppen i det skoleadministrative systemet, før du kan gjøre tilpasninger i Online timeplanlegging.

Dataregistreringshjelpen > Undervisning > marker en klasse > velg antall ukesleksjoner > legg til lærer om ønskelig > velg rom om ønskelig > klikk på Lagre.

Husk å ta i betraktning hvor lange leksjoner din skole opererer med (45 min, 60 min). Du må regne om i forhold til timetallet fra Udir når du legger inn antall ukesleksjoner for undervisningsgruppene.

A- og B-uker
Default går leksjonene hver uke. I feltet Uke kan du angi om du ønsker at leksjonen skal gå annenhver uke (A-uker eller B-uker). Denne funksjonen tar ikke hensyn til ferie-/fridager.

Det er Startdato for skoleåret, som finnes under Grunndata > Skoleår, som styrer hvilke uker som blir A- og B-uker. Dersom startdato for eksempel er 1. august i uke 31, er det oddetallsuker som er A-uker. B-uker vil da bli i partallsuker.

Merk! I Online timeplanlegging er det per i dag ingen funksjonalitet for å registrere ulike ringetider for ulike dager eller klasser. Dette er funksjonalitet som er tilgjengelig i timeplanprogrammene Untis og Novaschem.

  

Duplisere leksjoner

Tidligere har mange kommuner brukt delgrupper i gruppeorganisasjonen for å håndtere at samme gruppe skal ha ulik lærerkopling (f.eks. to leksjoner med lærer ARNAA+ lærer BERAL, og en leksjon med bare ARNAA). Dette kan nå løses langt enklere. Undervisningsgruppen hentes fra Administrasjon for skole med de to lærerne, og vises under Dataregistreringshjelp > Undervisning (se bildet over). Ved å markere leksjonen og trykke på Duplisere så dupliseres leksjonen og i denne visningen opprettes en identisk leksjon. I duplikatleksjonen fjernes den læreren som ikke skal undervise, og antall ukesleksjoner legges inn. Når du skal timeplanlegge vil du se begge de to alternativene.

NB! Regler for kontroll av kopling mellom lærer og undervisningsgruppe gjør at dette ikke automatisk vil endres selv om det i gruppeorganisasjonen i IST Administrasjon for skole kun ligger en versjon av gruppen (med alle valgte lærere).

  

Opprette ny timeplan for neste skoleår

• Om du har fulgt guidens foregående punkter er det nå klart for å opprette en ny timeplan.

• Klikk på Online timeplanlegging > Ny for å opprette en timeplanfil der timeplanene lages
  
   

• Legg inn Startdato og Sluttdato (oversettelse kommer).

   

• Hvis du skal endre på Start- og sluttdato må du peke på datoteksten. Musepeker endres til en hånd > venstreklikk > en kalender vises > klikk på ønsket dato.

   

• Legg eventuelt inn en beskrivelse om ønskelig og klikk på Lagre
  
   

Startside Online timeplanlegging

Startsiden i Online timeplanlegging kan se slik ut. Anbefaler at du leser videre i guiden for mer informasjon om Begrensninger

Tidsbegrensninger

I en timeplanfil ser du menypunktet Begrensninger. Her kan du sette opp flere variabler knyttet opp mot optimering av timeplanene i gjeldene timeplanversjon/timeplanfil. Du kan angi begrensninger for grunndata Klasse, Lærer og Fag (se bildene nedenfor)

  Fanen hvor du kan angi tidsbegrensning for Klasse (høyeste og laveste antall leksjoner pr dag for valgt klasse). 

  Fanen hvor du kan angi tidsbegrensning for Lærer (hvor mange økter uten undervisning en lærer kan ha i uken). 

  Fanen hvor du kan angi om det skal være tillatt å planlegge det valgte faget flere ganger på samme dag, selv om det ikke er en dobbelttime eller blokk. 

Tidsønsker

I en timeplanfil ser du menypunktet Tidsønsker. Her kan du angi tidsønsker for Klasse, Lærer, Fag og Rom. Se eksempler i bildene nedenfor.

På de fire fanene finnes de samme funksjonsknappene nederst på skjermen, og i dette eksempelet viser vi fra fanen Fag. For legge inn funksjonaliteten trykker du først på ønsket knapp nederst, deretter klikker du aktuelt sted i timeplanen hvor du vil legge inn valgt funksjonalitet for tidsønske. Om du skal fjerne et tidsønske vist med grønn eller rød markering, velg grå boks og legg denne i timeplanrammen.

Pek på bildet under for knapp-beskrivelse:

  

Tidsønsker Klasse 

 

Tidsønsker Lærer 

 

 Tidsønsker Fag

 

Tidsønsker Rom

 

Blokker og koplinger

Det er enkelt å kople sammen undervisningsgrupper i en eller flere blokker. Vi skal vise to ulike eksempler nedenfor.

Kople en blokk med to leksjoner i hvert fag

1. Velg klasse du ønsker å jobbe med.
   
   
2. Klikk på faget i venstre kolonne.
   
   
3. Angi hvor mange leksjoner klassen skal ha i faget ved å trykke på minus- og plussikon over fagnavnet.
   
   
4. Klikk på kople-ikonet
   
   
5. I vinduet som åpnes markerer du fagene du vil kople mot.
   
   
6. Klikk på Aktiver kobling.
   
    
7.  Fagene vises nå ved siden av hverandre i blokken. 
   
    

To ulike blokker med en leksjon i hvert fag

1. Velg klasse du ønsker å jobbe med.
   
   
2. Klikk på faget i venstre kolonne.
   
   
3. Angi hvor mange leksjoner klassen skal ha i faget ved å trykke på minus- og plussikon over fagnavnet. Her har vi trykket på minus for å få to blokker.
   
   
4. Klikk på kople-ikonet i den første blokken.
   
   
5. I vinduet som åpnes markerer du fagene du vil kople mot.
   
   
6. Klikk på Aktiver kobling.
   
    
7. Fagene du valgte vises nå ved siden av hverandre i den første blokken.
8. Fortsett med den nye blokken og klikk på Kople-ikonet for å velge fag som skal være med i blokken.
   
    

Fjerne kopling

Hvis du vil fjerne hele blokken kan du klikke på Minus-ikonet under blokken for å fjerne hele blokken og starte på nytt.

Hvis du bare vil oppløse koblingene klikker du på "Løs opp koplingen"-ikonet som ligger under Kople-ikonet. Da forsvinner koblingene til de nye leksjonene og du sitter igjen med den første leksjonen du startet med.

  

Se leksjoner som er koplet

I Online timeplanlegging vises koplede leksjoner ved siden av hverandre.

  

Alternative leksjoner

Se denne guiden: Alternative leksjoner i Online timeplanlegging

Legg timeplan 

1. Gå til IST Timeplan >

2. åpne timeplanfilen for gjeldende skoleår > dette er startsiden i Online timeplanlegging
   
    

Manuell timeplanlegging

Dra leksjonen du vil planlegge fra listen og over til timeplanen, og slipp den i den posisjonen der du ønsker å legge leksjonen:

Leksjoner hentes fra kolonnen Leksjoner ved å bruke Drag and drop - hold venstre museknapp nede på en leksjon, dra og slipp den på ønsket plass i timeplanen.

Leksjonen fjernes fra timeplanen ved å venstre-klikke på leksjonen, og dra den ut av timeplanen og inn i Leksjoner-listen til høyre.

  

Hvis en posisjon ikke er egnet for planlegging fordi et element f.eks. er blokkert (tidsønske - - ), eller fordi den allerede er planlagt vil feltet være rødt når du forsøker å slippe leksjonen.

Hvis du forsøker å slippe på et mellomrom der det ikke er en leksjon, vil det vises et Forbudt-ikon (se bildet).

Du mulighet til overstyre tidsønsket, og legge timen der manuelt allikevel.

  

Klikk på en leksjon om du ønsker å slette den, låse den eller bytte rom for valgt leksjon. 

  

Fjern alle timeplaner

1. Klikk på knappen Tøm timeplanen > nytt vindu åpnes >

2. hvis du haker av for Tøm også låste timer, vil også disse leksjonene blir fjernet fra timeplanen >

3. bekreft ved å klikke på Tøm timeplanen
   
   
   
   

Automatisk timeplanlegging (Optimering)

Det er viktig at alle tidsønsker og begrensninger er behandlet, at eventuelle låsinger er gjort og at det i tillegg er satt et korrekt antall ukesleksjoner på hver undervisningsgruppe.

• Klikk på Optimering > velg Grundig eller Hurtig >

• klikk Start for å sette i gang den automatiske planleggingsprosessen/optimaliseringen 

  

Kontroll

Trykk på fanen Kontroll helt til høyre.

Kontrollverktøyet indikerer eventuelle svakheter i oppføringene dine i hver fase av timeplanleggingen, men det indikerer også eventuelle feil. Dette er grunnen til at kontrollen er delt i tre områder der problemer kan oppstå.

  

Endre tilstand for fag

For å korrigere dette, klikk på symbolet Endre tilstand.

Du kommer til menypunktet Begrensninger. Marker om du vil tillate at faget kan timeplanlegges etter hverandre, f.eks. dobbelttimer.

Du kan også markere om du vil tillate at faget timeplanlegges som to separate leksjoner samme dag, f.eks. både i første og fjerde time mandag.

  

Endre tilstand for lærer

Trykk på fanen Kontroll helt til høyre.

Kontrollverktøyet indikerer eventuelle svakheter i oppføringene dine i hver fase av timeplanleggingen, men det indikerer også eventuelle feil. Dette er grunnen til at kontrollen er delt i tre områder der problemer kan oppstå.

Hvis du vil korrigere på en lærer, klikk på symbolet Endre tilstand.

  

Du kommer til menypunktet Begrensninger. Angi hvor hulltimer læreren kan ha i uken.

Når du har gjort endringer vil kontrollen automatisk oppdateres (elementene du har endret på fjernes fra listen).

 

Kollisjon

Under Kontroll kan det vises Kollisjon. Klikk på varselet, og du vil se i lærerens timeplan hvor kollisjonen befinner seg, slik at du kan korrigere dette.

  

Publiser

Timeplanen bør selvfølgelig bare være offentlig når planleggingen er fullført. Selv om en bruker (f.eks. en lærer) har tilgang til WebUntis ser hen ikke timeplanene så lenge de er i planleggingsfasen. Når du publiserer betyr det at alle som er tildelt rettigheter vil få tilgang til å se timeplanene i IST Timeplan (WebUntis) og Kalender. Det gjelder normalt både lærere, elever og foresatte. Dersom det oppdages feil i timeplanene, kan du korrigere dette og publisere timeplanene på nytt.

For de som benytter A- og B-uker

Det er Startdato for skoleåret, som finnes under Grunndata > Skoleår, som styrer hvilke uker som blir A- og B-uker. Dersom startdato for eksempel er 1. august i uke 31, er det oddetallsuker som er A-uker. B-uker vil da bli i partallsuker.