Planlegge neste skoleår (sentralt)
Innledning
I IST Administrasjon for skole bruker vi begrepene Administrasjon og Planlegging. Det er viktig at du vet hva du skal arbeide med. I hovedmenyen på venstre side av skjermen finnes menypunktene Administrasjon og Planlegge neste skoleår:
- Du jobber med inneværende aktivt skoleår.
- Endringer som gjøres i Administrasjon medfører at det skapes historikk (dvs. at om en elev bytter klasse i løpet av skoleåret registreres historikk på blant annet klassetilhørighet, kontaktlærer og gruppemedlemskap).
Å arbeide i Administrasjon innebærer:
Å arbeide i Planlegge neste skoleår innebærer:
Viktig
Løsningen går automatisk over til nytt skoleår 1. august, planlegging må derfor være ferdig senest 31. juli.
Kapasitet
Under Organisasjon finnes feltet Kapasitet. Det er mulig å registrere kapasitet på element-, enhets- og avdelingsnivå, og dette gir mulighet for å holde oversikt over kapasiteten til enhetene m.m., for å fasilitere planlegging.
Det registreres startdato for kapasiteten, slik at det er mulig å endre over tid og fortsatt beholde historikken. Kapasitet registreres på egen fane Kapasitet, og vises på fanen Detaljer:
Tilrettelegge Planlegge neste skoleår
- Et minimum av oppgaver som gjøres fra sentralt hold er det som er relatert til fagregisteret. Fagregisteret er sentralt for alle enhetene i kommunen. Det kan være behov for å endre innstillinger for å få benyttet gruppeoppflytting av språkfag, samt kontroll av nye eller endrede fagkoder (f.eks. iht. fagfornyelsen eller annen informasjon fra Udir).
- En annen ting sentraladministrator må gjøre er å angi grunnkrets eller skolekrets for de ulike skolene. Dette gjøres normalt ved oppsett av ny skole, så det er kun der det har vært endringer dette trenger kontrolleres.
- Ut over punkt 1 og 2 vil vi nevne at selv om det ikke er obligatorisk er det hensiktsmessig at sentraladministrator klargjør så mye som mulig av skoleårskalenderen
- Det er også fordelaktig om sentraladministator vedlikeholder en sentral fag- og timefordeling slik at det er enkelt for skolene å hente inn gyldige fagkoder og timetall til skolens fag og timefordeling.
- Her er en lenke til en tekstguide med flere videoguider som viser anbefalt framdrift for arbeid med neste skoleår. Vårt råd er at man følger rekkefølgen i stegene slik det er satt opp i denne guiden: https://ist.guidecloud.se/337.guide
- Det er ikke mulig å kopiere skoleår for flere skoler samtidig fra sentralt nivå. Kopiering av skoleår må settes i gang fra skolenivå. Menypunktet Skoleorganisasjon gir en lokaladministrator mulighet til å kopiere inneværende skoleår. Inntil det er kopiert er ikke menypunktene Skoleårskalender, Klasser, Fag- og timefordeling, Undervisningsgrupper og Ansatt synlige.
- Et godt tidspunkt å kopiere skoleår kan for eksempel være etter første halvår er ferdig og gjerne før påske. Arbeidet er en prosess som man vanligvis ikke gjør ferdig med en gang. Etter kopiering tar man for seg en og en menyknapp for å klargjøre skoleåret. (Du har mulighet til å hake av for Ferdig slik at det vises en hake ved menyknappen som er ferdig behandlet).
- Dersom en elev blir innskrevet under Administrasjon > Elever med startdato i det neste skoleåret etter skolen har kopiert skoleår, må man manuelt plassere i eleven i klasse. Gå til Planlegge neste skoleår > Skoleorganisasjon > Klasser > Plassere elever i klasse.
- Hvis en elev i inneværende skoleår har sluttmelding fram i tid, som du deretter skal trekke tilbake etter du har kopiert skoleår, må du manuelt redigere eleven under Planlegge neste skoleår.
Vi anbefaler at Sentraladministrator tilrettelegger så mye som mulig før lokaladministrator på skolene starter planleggingsarbeidet. Her følger en overordnet oppsummering, følg avsnittene med guidelenker lenger ned for ytterligere detaljer:
Fagregister og Gruppeoppflytting
Hvis en skole skal kunne benytte gruppeoppflytting av språkfag må sentraladministrator sørge for at fagkoden har en kobling til neste års fagkode i det sentrale fagregisteret FØR skolen kopierer skoleår. Se ytterligere informasjon i denne guiden: Gruppeoppflytting
Det er viktig å holde seg oppdatert på informasjon som kommer fra Utdanningsdirektoratet for eksempel når det er nye fagkoder i forbindelse med fagfornyelsen m.m. Noen ganger kreves det at sentraladministrator gjør endringer i fagregisteret. Lenke til kapittelet: Fagregister
Grunnkrets / Skolekrets (Nye elever til 1. trinn)
For å oppnå automatikk i fordeling av elever på forslått skole (nærskolen) kreves det at aktuelle grunnkretser / skolekretser er registrert på den enkelte skole.
Dette gjøres av Sentraladministrator, klikk på lenken for å gå til beskrivelse i brukerhåndboken: Avsnitt om Grunnkrets/Skolekrets
Å omplassere elever gjør Lokaladministrator ved å gå til Planlegge neste skoleår > Foreslåtte nye elever > marker elever som skal gå på en annen skole > trykk Omplassere > velg skole og årsak til omplassering («I følge avtale»). Det er mulig å omplassere flere elever til samme skole i samme operasjon. Hvis du ser en elev i listen som ikke skal gå på skolen men f.eks. skal flytte ut av kommunen omplasserer du på samme måte, men velger blankt i stedet for en skole.
Når registreringen av grunnkretser er ferdig er koplingen mellom elev og skole klar. Resultatet vises umiddelbart for mottakerskolen under Planlegge neste skoleår – Foreslåtte nye elever. Elevene vises fordi de er importert fra folkeregisteret og allerede ligger klare i personregisteret med grunnkrets. De vises med foreslått årstrinn 1 på bakgrunn av fødselsår. Det kan naturlig nok ta litt tid å hente opp alle de nye elevene ettersom alle personer i databasen sjekkes for fødselsnummer og grunnkrets.
Merk at FREG-vask ikke fjerner grunn-/skolekrets på en person som har flyttet ut av kommunen. Eleven kan derfor dukke opp som foreslått elev. På menypunktet Planlegge neste skoleår > Foreslåtte nye elever bør man hente fram kolonnen Kommunenavn for å kunne fjerne personer som ikke lenger er bosatt i kommunen, i stedet for å registrere inn personen som ny elev ved skolen (man kan f.eks. ta et filter på Kommunenavn > Ikke lik > sett inn navn på kommunen)
- Gå til Planlegge neste skoleår - Registrere nye elever
- Fanen Plassere
- Klikk på Legg til (plussknappen)
- Sett deretter filter for å se alle barn født et bestemt år.
- Du får opp en liste med personer, om du ønsker å se hvilken Grunn-/skolekrets de tilhører kan du hente fram kolonne for dette feltet.
Neste års 8.klassinger som ikke skal starte på angitt skole
Det er avgiverskolen (barneskolen) som må foreta omplasseringen dersom eleven ikke skal gå på den foreslåtte ungdomsskolen. Dette kan gjøres fra Planlegge neste skoleår - Foreslåtte nye elever fane - Utgår (her kan du merke flere elever og omplassere dem samtidig). Barneskolen har eierskapet til eleven helt fram til 31.07. inneværende skoleår, da vil eleven forsvinne fra Foreslåtte nye elever på den først angitte ungdomsskolen og vises som foreslått elev ved den skolen eleven ble omplassert til. Dersom det f.eks. er en 1-10 skole og noen elever ikke skal fortsette på ungdomstrinnet men overføres til en annen skole, så kan skolen lage en sluttmelding med sluttdato 31.07. inneværende skoleår.
For skoler som ikke har modulen IST Skolevalg
Lokaladministrator sjekker om alle elever som ligger i Foreslåtte nye elever skal begynne på denne skolen. Hvis de skal det, markeres alle og man velger «Registrere». Når elevene er registrert forsvinner de fra lista over foreslåtte nye elever. Elevene er skrevet inn og klare for klassefordeling. Lokaladministrator finner elevene under Planlegge neste skoleår – Skoleorganisasjon – Klasser. Marker en klasse og trykk Plassere elever i klasse. (Dette er beskrevet detaljert i brukermanual for lokaladministrator). Denne operasjonen forutsetter at kopiering til neste skoleår har skjedd. Det er også mulig å finne elevene som er registrert under Administrasjon - Elever ved å endre datofilter.
Er det noen av elevene i lista som skal gå på en annen skole fordi to eller flere skoler deler samme grunnkrets, markeres de som skal gå på en annen skole – trykk Omplassere – velg skole og årsak til omplassering (I følge avtale). Det er mulig å omplassere flere elever til samme skole i samme operasjon. Elevene som omplasseres finnes igjen under Foreslåtte nye elever på den skolen de omplasseres til. En omplassering overstyrer visningen pga. grunnkrets, og eleven vil heller ikke senere vises på den skolen som har sammenfallende grunnkrets med elevens.
Elevene bør foreslås til de forskjellige skolene av sentraladministrator på kommunenivå (via automatikk eller manuelt). Vi anbefaler IKKE at skoler henter elever selv, fordi det medfører mye manuelt ekstraarbeid for lokaladministrator. Man må f.eks. velge årstrinn for en og en elev. Hvis en skole har hentet inn elevene selv og de ligger uten årstrinn, vil det enkleste være å slette alt før registrering slik at sentraladministrator kan legge inn elevforslag med årstrinn på nytt.
For skoler som har modulen IST Skolevalg (egen lisens)
Elevene som vises under Planlegge neste skoleår – Foreslåtte nye elever skal bearbeides i modulen IST Skolevalg. Kunder som har kjøpt denne modulen bør se egen brukerveiledning/guide for dette. Videre saksbehandling som publisering til foresatte slik at de inviteres til å logge inn for å svare på skoletilbudet, fullføres i IST Skolevalg. Når alle tilbud er besvart, enten som godtatt eller avslått med årsak til dette, eksporterer administrator elevene fra Skolevalg til Administrasjon. Elevene vil da vises under Planlegge neste skoleår - Skoleorganisasjon - Klasser - Plassere elever i klasse. Dette forutsetter at kopiering til neste skoleår har skjedd. Om man ikke har kopiert enda finnes elevene under Administrasjon - Elever. Man må sette filter slik at Startdato er lik neste skoleårs startdato 1. august og Klasser - Tomme - Ja. Her er lenke til Håndbok for IST Skolevalg: https://ist.guidecloud.se/1111.guide
Se skolestartere før skoleår er kopiert / elev er registrert
Hvis det enda ikke er kopiert til neste skoleår og elever ikke er registrert på en skole, kan du se neste års skolestartere som ligger i databasen under menypunktet Planlegge neste skoleår.
Sentral fag- og timefordeling
Endrede fagkoder og timetall kan lastes ned til den enkelte skole fra Sentral fag- og timefordeling
Skoleårskalender
Skoleårskalender (sentraladministrator)