Rapportering til BASIL (barnehage)
- antall barn i barnehagen
- satser for inntektsgradert foreldrebetaling og søskenmoderasjon
- antall husholdninger og antall barn som dekkes av disse ordningene
- totale kostnader til inntektsgradert foreldrebetaling.
- eventuelt andre ordninger for reduksjon i foreldrebetalingen
- minoritetsspråklige barn i barnehagen
- opplysninger om stillinger og personale
Generelt om årsmeldingsrapporten
Alle barnehager som er i drift per medio desember skal levere inn årsmeldingsrapport i BASIL. Opplysningene gjelder både kommunale og ikke-kommunale barnehager og omhandler blant annet:
Gå til Udir for ytterligere informasjon. Denne guiden er kun en veiledning i forhold til hvordan denel av tallene kan hentes ut fra IST Administrasjon.
Antall barn fordelt på fødselsår og plass
For kunder som benytter IST Analyse
I IST Analyse kan du hente en oversikt over antall barn i den enkelte barnehage fordelt på fødselsår og timer pr. uke/type plass.
Velg dato (f.eks. 15.12.2023) i begge felt:
For å tydeliggjøre tallene, ta tak i "Fødselsår" og dra den over til høyre side:
Da vil tallene "utvides" og vises per fødselsår:
- Gå til menyhpunktet Barnehage/SFO > Rapporter
- Klikk på rapporten Plasserte barn
- Rapporten kjøres per enhet. Velg enhet i nedtrekksmenyen Institusjon
- Skriv inn dato i feltet Per def. dato
- Du kan eventuelt filtrere på fødselsdato fra og med - til og med om du ønsker å innsnevre søket ytterligere
- Trykk på Kjør rapport
IST Barnehage
Dersom ikke IST Analyse benyttes kan tallene hentes ut fra IST Administrasjon for Barnehage/SFO.
Barn på venteliste
I IST Administrasjon for barnehage/SFO kan du hente ut tallene som viser hvor mange barn som er på ventelisten i kommunen fordelt på fødselsår. Aktive søknader (status Aktiv og Omplassering) vises på fanen Venteliste.
Gå til Barnehage/SFO > Venteliste. Velg kommunen og skjul/hent fram ønskede kolonner. Benytt filtrering på fødselsdato for å få frem tallene du ønsker. Se forslag til ulike filterinnstillinger som kan benyttes under bildet:
Eksempel på filtrering av fødselsdato
Merk at eksemplene er basert på at det hentes ut pr desember 2024 - du må justere tilsvarende for aktuelt år
0 år (født i 2024):
1 år (født i desember - 01.12.2023 - 31.12 2023)
1 år (født 01.01.2023 - 30.11.2023):
2 år (født 01.01.2022 - 31.12.2022):
Redusert foreldrebetaling - samlet inntekt
I fakturaberegningene (se menypunktet Faktureringssystem > Beregning) kan du enkelt sortere på samlet inntekt. Gå inn på ønsket måned, og deretter fanen Fakturagrunnlag. Kolonnen Samlet Inntekt viser summen som er lagt inn for familiene:
Sett filter slik at kun barnehagebarn vises, f.eks. dette filteret med Type enhet - Er lik - BHG:
Sett deretter filter på Samlet inntekt - Mindre enn - 100 000 (den laveste er 0-99 000 kr). Da sitter du igjen med alle som er registrert med mindre inntekt enn dette.
Så kan du filtrere på Samlet inntekt - Større enn - 99 999, og deretter Samlet inntekt - Mindre enn - 149 000. Da får du frem disse. Tallene justeres i forhold til det du trenger å rapportere på.
Eventuelt kan du filtrere på Samlet inntekt - Større enn eller er lik - 0. Eksporter deretter til Excel, da kan du sortere dette tydelig (se kun de som har 0 i samlet inntekt, osv).
Søskenmoderasjon
- Gå til Faktureringssystem > Beregning.
- Velg Beregningsmodell i nedtrekksmenyen
- Velg periode og trykk på Beregningsdata
- Gå til fanen Fakturagrunnlag
Sett filter som vist i bildet nedenfor:
Detaljtype - Er lik - SM (for å se søskenmoderasjon)
Type enhet - Er lik - BHG (for å kun se barnehagebarn)
Deretter kan du eventuelt endre filteret til å bare vise de private barnehagene ved å filtrere på Detaljtype - Er lik - PS
I fakturaberegningene (menypunktet Faktureringssystem > Beregning) kan du enkelt se alle som har søskenmoderasjon.
Antall barn i familien
I fakturaberegningene i menypunktet Faktureringssystem > Beregning kan du enkelt se hvor mange barn det er i familien. Gå inn på ønsket måned, og deretter fanen Fakturagrunnlag. Kolonnen Søsk.rang viser barnets tall i rekken i hver familie. Klikk på kolonnenavnet for eventuelt å sortere stigende/synkende i hver familie.
Vedtak om gratis kjernetid
- Gå til Faktureringssystem > Beregning.
- Velg Beregningsmodell i nedtrekksmenyen og velg periode. Trykk på Beregningsdata
- Gå til fanen Fakturagrunnlag. Sett filter som vist i bildet nedenfor:
Sett filter på Detaljtype = IG, og og filtrer slik at kun barnehagebarn vises, f.eks ved å sette Type enhet - Er lik - BHG
Gjenta eventuelt for å finne gratis kjernetid i private barnehager ved å sette Detaljtype - Er lik - PG
I fakturaberegningene i menypunktet Faktureringssystem > Beregning kan du enkelt se alle som har vedtak om gratis kjernetid.
6%-regelen
I fakturaberegningene i menypunktet Faktureringssystem > Beregning kan du enkelt se alle som innbefattes av 6%-regelen.
Gå inn på ønsket måned, og deretter fanen Fakturagrunnlag. Sett filter på Detaljtype = IN, og filtrer slik at kun barnehagebarn vises, f.eks. Type enhet - Er lik - BHG
Gjenta eventuelt for private barnehager ved å filtrere på Detaljtype - Er lik - PI
Gratis plasser i barnehage
Dette gjelder familiens tredje barn (og flere dersom de har mer enn tre barn) som skal ha gratis plass fra 1. august 2023 i henhold til forslag fra regjeringen. Hvilke barn dette gjelder, finner du i en fakturaberegning ved å filtrere på Søsk.rang = 3 (og eventuelt videre på 4, 5, osv hvis det er flere barn). Filtrer slik at kun barnehagebarn vises ved å angi Type enhet - Er lik - BHG.
Merk! For at dette skal bli beregnet riktig, må det ha blitt lagt opp for dette i innstillingene av en konsulent fra IST.
Delt regningsmottaker
I fakturaberegningene i menypunktet Faktureringssystem > Beregning kan du se de som har delt faktura.
Gå inn på ønsket måned, og deretter fanen Fakturagrunnlag.
Sett filter slik at kun barnehagebarn vises, f.eks. Type enhet - Er lik - BHG
Kolonnen "Ant. regn. mot." viser om det er 1 eller 2 regningsmottakere.
Dette kan du eksportere til Excel, benytte filterfunksjonen på dette og få ut barna det gjelder.
I Excel: Marker hele første linje (der hvor navnene på kolonnene står) og klikk deretter på "Sort & Filter" --> "Filter". Da vil det legges på filtrering for alle kolonnene, og det er da mulig å filtrere videre som ønsket
For å se de som har 2 regningsmottakere, sett filter på verdien 2 ved å klikke på kolonnen "Ant. regn.mot." --> OK
Andre fakturamottakerere enn foresatte
Andre fakturamottakere enn foresatte, f.eks. barnevern eller NAV, vil kunne filtreres frem i beregningene. De som er tilgjengelige som mottakere vil være lagt inn i menypunktet Juridisk enhet > Juridisk enhet i tillegg til på barnets plassering (se ved å gå via endreikonet i Plasserte barn).
Gå inn på ønsket måned, og deretter fanen Fakturagrunnlag. Sett filter på Mottaker-id - Begynner med - 9 (alternativtt 8 eller 7) og filtrer slik at kun barnehagebarn vises ved å f.eks. angi Type enhet - Er lik - BHG. Navnet på mottaker vil stå i feltet Mottaker etternavn:
Barn med prioritetskode
Barn som er lagt inn med prioritetskode kan filtreres frem i Barnehage/SFO > Plasserte barn. Hent frem kolonnen Prioritet (hold musepekeren over en av kolonnene og velg deretter Prioritet i listen som dukker opp). Klikk på kolonnenavnet for å sortere stigende/synkende:
Om ønskelig kan du filtrere fram bestemte prioritetskoder:
Minoritetsspråklige barn
Det kan tas ut en rapport som viser antall minoritetsspråklige barn samt konkret hvilke språk som benyttes. Dette gjør du ved å gå til menypunktet Barnehage/SFO > Rapporter:
Legg inn ønskede parametre. Du kan la det stå stjerne i feltet dersom alle enheter skal vises i rapporten, alternativt angi enhet hvis ønskelig.
Rapporten generes og du kan lagre den som en pdf-fil
Opplysninger om stillinger og personale
Vår klare anbefaling er at disse dataene hentes fra kommunens HR-system, da den er "fasit" for ansattdata.