Publisere skolevalget
Når et skolevalg opprettes, oppretter systemet automatisk planlagte jobber som styrer utsendelse av invitasjoner, publisering av skolevalget og andre hendelser gjennom prosessen. Du kan når som helst kontrollere og redigere disse jobbene.
Publisering av skolevalget skjer automatisk på datoen som er registrert i skolevalget. Skolevalget må publiseres tidligst dagen ETTER at invitasjonene er sendt ut. Invitasjonsjobben behandler elever med status NY.
Kontrollere planlagte jobber
Planlagte jobber finner du her:
- Planlagte jobber > Mine planlagte jobber dersom du opprettet skolevalget selv.
- Planlagte jobber > Jobboversikt dersom skolevalget er opprettet av en annen bruker.
Klikk på teksten/lenken resultDocument.XML for jobben i kolonnen Resultat for å kontrollere resultatet av kjøringen.
Husk at invitasjonen alltid skal sendes ut før skolevalget publiseres!
Anbefalt rekkefølge
- Invitasjoner sendes til foresatte. (Vi foreslår at tidspunkt for invitasjonsjobben settes slik at invitasjon sendes ut på kvelden og tidspunkt for publisering settes til rett etter midnatt).
- Elevene får status Invitert.
- Skolevalget publiseres på angitt tidspunkt. (Når du ser at barna har fått status Invitert, kan du om ønskelig endre publiseringsjobben til å starte på et tidligere tidspunkt, denne vil da overstyre den jobben som egentlig skal gå på et angitt senere tidspunkt etter midnatt, eller du kan publisere manuelt ved å klikke på lenken Publisere under Administrere skolevalg etter invitasjonsbrevet har gått u. Er jobben allerede kjørt vises en annen melding som sier at skolevalget allerede er publisert. Velger du allikevel å publisere igjen vises kun eventuelle nye poster som er kommet til etter siste kjøring).
- Elevene får status Ikke besvart og kan besvares av foresatte.
Hvis foresatte ikke ser skolevalget
Dersom publisering og invitasjon skjer samme dag, kan det føre til at foresatte ikke får tilgang til skolevalget i publikumsportalen. Hvis invitasjonene allerede er sendt ut, kan skolevalget publiseres på nytt: Skolevalg > Administrere skolevalg > Publisere.
Kontroll av jobber etter publisering
Etter skolevalget er publisert endres elevenes status fra Invitert til Ikke besvart. Det er normalt at publiseringsjobben vises med status Feil. Dette betyr som regel bare at jobben allerede er kjørt og ikke skal kjøres på nytt.
Endre svarfrist etter skolevalg er opprettet
Dersom svarfristen skal endres etter skolevalget er opprettet, må datoen endres både i skjemaet (Skolevalg > Administrere skolevalg > feltet Siste visningsdato), og i jobben som skal kjøres (gå til Planlagte jobber > Jobboversikt > jobben School choice end). Dersom det ikke er samsvar her, vil ikke foresatte kunne svare i henhold til angitt svarfrist.
Hvem mottar melding om skolevalget?
I Innstillinger > Meldingsregler har man i oppsettet blant annet forberedt innhold i brev som skal sendes ut, kommunikasjonsmåte og hvem som skal motta informasjon om skolevalg.
Når du har valgt En foresatt med samme adresse som barnet, så sendes informasjonen til den som er registrert som Foresatt 1.Hvilken foresatt som er foresatt 1 kommer fra folkeregisterimporten, så det er ikke nødvendigvis det samme som foresatt 1 / foresatt 2 definert i personregisteret. (Hovedregelen er at det sendes til en foresatt med samme adresse som barnet.). Er foresatte gift så er det far som er definert som foresatt 1, og er de foresatte samboere så er mor definert som foresatt1 (dette er grunnstandarden fra Folkeregisteret).
Dersom du velger En foresatt om adressene er like, velges også Foresatt 1, men det sendes i tillegg brev til den som ikke har lik adresse som barnet.
Merk! Dersom kommunen benytter SvarUt, så håndteres kommunikasjonen eksternt (i meldingsregelen tilhørende Skolevalg står det da Kommunikasjonsmåte = Ekstern). Det vil si at det er opp til den enkelte foresatte hvordan de mottar meldinger (dette setter de opp selv via innstillinger i sin digitale postkasse, f.eks Digipost). Dersom det eksempelvis ikke er registrert e-postadresse på foresatte i IST, vil allikevel SvarUt håndtere dette.
Slik kan et publisert skolevalg se ut for en foresatt (se to bilder)
Se guide her Skolevalg - visning for foresatte som skal svare