Innstillinger for Skolevalg som beholdes fra år til år
- Endel innstillinger settes i samarbeid med konsulent fra IST ved innføring av IST Skolevalg. Dersom dere ikke har gjort endringer på disse parameterene kan du se bort fra dette punktet og gå direkte til Legg til nytt skoleår i Skolevalg.
- Hvis dere f.eks. har fått ny skole, lagt ned en skole, skal endre meldingsregler og ikke vet hva som skal gjøres, bør Sentraladministrator ta kontakt IST Support.
- Kontroller at meldingsreglene er riktige med tanke på ønsket tekst, eventuell henvisning til gjeldende vilkår og flettefelt
- Hvis rektors navn skal vises i brevene fra de enkelte skolene, kontroller:
- at flettefeltet $skole.ansvarligForVirksomheten.navn benyttes
- at innholdet under feltene Ansvarlig for virksomheten er riktig under Tilbud > Enheter > fane Grunnskole > klikk på endreikonet ved hver enkelt skole
Innstillinger for Skolevalg som må settes hvert år
Legg til nytt skoleår i Skolevalg
- Sentraladministrator går til Skolevalg > Skoleår
- Legg til
- Skriv inn nytt skoleår i samme format som benyttes i IST Administrasjon for skole, f.eks. 2027/2028.
- Startdato settes 01.08.20XX og Sluttdato 31.07.20XX.
- Lagre
Legg til nytt skolevalg
- Sentraladministrator går til Skolevalg > Administrere skolevalg
- Klikk Legg til eller kopier et tidligere skolevalg.
- I skjermbildet som åpnes må alle obligatoriske felt fylles ut:
- Obligatoriske felt som må fylles ut:
Navn (internt) = Unikt navn på skolevalget.
Første visningsdato = Dato skolevalget blir tilgjengelig for foresatte i publikumsportalen. Viktig! Må settes minst en dag fram i tid fra den dagen skolevalget opprettes. Første visningsdato må være senere enn dato for invitasjon!
Siste visningsdato = Den siste mulige datoen for når foresatte kan gjøre sitt aktive skolevalg. Ved behov kan datoen endres dersom den ikke er passert.
Minste antall søknadsalternativer = Det minste antall alternativer som må velges (normalt 1).
Antall mulige søknadsalternativ = Totalt antall alternativer
Årstrinn = Det årstrinn skolevalget skal gjøres for (normalt 1). Må samsvare med trinnet elevene skal søkes til
Skoleår = Det skoleåret skolevalget gjelder for.
Skoleårets startdato = Skoleårets startdato (vanligvis 01.08.20XX).
Skoleårets sluttdato = Skoleårets sluttdato (vanligvis 31.07.20XX).
Dato for invitasjon = Datoen informasjon om skolevalget skal sendes til foresatte. Må være minst en dag før første visningsdato. Utskrift kan sendes med post, e-post eller SvarUt. Utskrifter legger seg i utskriftskøen rett etter kjøring.
Dato når definitiv beskjed vises = Datoen foresatte kan se hvilken skole eleven har fått plass på. Det opprettes også en melding (brev). Utskrift kan sendes pr. post eller e-post. Utskrifter legger seg i utskriftskøen rett etter kjøring - Felt om ikke er obligatoriske, men som kan fylles ut:
Vise reservert plass = Den reserverte skolen vises når foresatte skal velge.
Vise morsmålsundervisning = Foresatte kan søke morsmålsundervisning samtidig med skolevalget.
Morsmålsundervisning skal være obligatorisk felt = Hvis det markeres her må foresatte takke ja eller nei til morsmålsundervisning for å komme videre i prosessen.
Vise morsmål = Foresatte kan legge inn elevens morsmål. Må hakes av for at det skal fremkomme i kolonnen Morsmål. Denne informasjonen sendes i etterkant av skolevalget til Administrasjonsløsningen for skole (vises under Elevopplysninger) ved hjelp av en manuell eksport/import. Vi jobber med å ta dette inn som en del av selve overføringen av elever fra skoleinnmeldingsfunksjonaliteten til skoleadministrasjon. Eksport av morsmål: Inntil en fullverdig overføring til skoledelen av løsningen er på plass, må du eksportere en oversikt til Excel som viser alle elever og morsmål fra skolevalget etter elevene er plassert. Morsmål vises i kolonnen Morsmål, registrert det inn manuelt på elevenes Elevopplysninger.
Morsmål skal være obligatorisk felt = Foresatte må legge inn elevens morsmål for å komme videre i prosessen. Dersom Vise morsmål er valgt, kan også dette feltet hakes av hvis ønskelig (fjernes haken på Vise morsmål, vil haken automatisk også fjernes ved Morsmål skal være obligatorisk felt).
Vise SFO-søknad = Feltet skal ikke benyttes!
Lage konto for foresatte = tekst kommer
Tillat bruker å takke nei til valg av skole = Foresatte har mulighet til å takke nei til den reserverte skolen. Det vises et felt der foresatte må skrive hvorfor man takker nei. Dette feltet skal vanligvis ikke benyttes.
Dato for påminnelse om ikke besvart skolevalg = Påminnelse sendes til foresatte som ennå ikke har svart. Utskrift av påminnelsen kan sendes pr post eller e-post. Utskrifter legger seg i utskriftskøen rett etter kjøring.
- Klikk på Neste. Merk! Etter skolevalget er opprettet kan du via knappen Endre gjøre forandringer i skjemaet, f.eks. hvis du har glemt å markere for at mobilnummer og e-post adresse skal være obligatoriske. Hvis du ikke ser disse to feltene, lagre og gå inn igjen via blyantikonet.
- Legg inn en overskrift for skolevalget. Dette navnet vises for foresatte. Beskrivelse og kontaktinformasjon vises kun internt. Velg Legg til spørsmål for å legge inn egendefinerte spørsmål om skolevalget. (Se eget avsnitt om dette).
- Velg Koble enheter for å velge hvilke skoler som skal tilbys i skolevalget. Alle enheter som er integrert fra IST Administrasjon for skole finnes i oversikten. Marker skolene som skal med og klikk Legg til slik at de vises på høyre side.
- Klikk Lagre skolevalget. Merk! Når skolevalget er lagret, så kan det ikke slettes
Spesifisering av noen ikke-obligatoriske innstillinger som kan settes:
- Telefonnr skal være obligatorisk felt: Dersom foresatte registrerer eller endrer data her flyter dataene automatisk over til personregisteret i IST Everyday
- Telefonnr arbeid skal være obligatorisk felt: Dersom foresatte registrerer eller endrer data her blir disse dataene kun tilgjengelig i skoleinnmeldingsfunksjonaliteten - dette er et felt som ikke finnes i personregisteret i IST Everyday
- Mobiltelefonnr skal være obligatorisk felt: Når foresatte registrerer eller endrer data her flyter dataene automatisk over til personregisteret i IST Everyday
- E-postadresse skal være obligatorisk felt: Når foresatte registrerer eller endrer data her flyter dataene automatisk over til personregisteret i IST Everyday