Skolevalg - Plassere elever

Før du starter plasseringsarbeidet

Viktig! Når skolevalget er stengt for foresatte, kan plasseringsarbeidet begynne, og det MÅ være utført innen dato angitt i feltet Dato når definitiv beskjed vises under Skolevalg > Administrere skolevalg. Den tilhørende jobben Show definitive decision med kjøringstidspunkt kan sees i Planlagte jobber > Jobboversikt; denne jobben sender ut vedtaksbrev om skoleplassering til foresatte. Hva som står i meldingsregelen ser du i Innstillinger > Meldingsregler > Valg av skole > Skoleplassering.

Dersom det oppdages at noen elever feilaktig ikke har blitt plassert, må disse plasseres direkte i skoledelen av systemet i etterkant (disse vil da ikke få vedtaksbrev).

Elever som har takket nei

Merk! De elevene som har takket nei til skoleplass (f.eks. fordi de skal på privatskole), skal ikke gjøres noe med. Disse blir ikke med over i eksporten (grunnet nei-svaret) som kjøres når plasseringsarbeidet er ferdig.

Fanene i Skolevalg

Etter skolevalget er stengt vises all informasjon under Skolevalg > Skolevalg. Her er elevene fordelt på fire faner. Under hver av disse fire fanene finnes ytterligere faner der du kan filtrere  ytterligere på hvilken informasjon som skal vises. Det er også mulig å eksportere informasjonen til en PDF- eller Excelfil: 

Fane Søker = Alle elever som har søkt enheten og har enheten som førsteprioritet. Det kan enten være førstevalget til eleven eller et valg med lavere prioritet dersom eleven har fått avslag på høyere prioritet. Her vises også elever som ikke har akseptert den reserverte plassen.

Fane Plassert = Elever som er plassert. Fanen er derfor tom når arbeidet starter.

Fane Reservert plass = Alle elever som det er reservert plass for via Importer til Skolevalg fra IST Administrasjon for skole.

Fane Ikke mulig å plassere = Elever som har valgt enheten, men har valgt andre enheter med høyere prioritet. (eksempel eleven har reservasjon på skole A, foresatte søker skole B og C med B som førstevalg, eleven vil ligge under denne fanen på skole C inntil skole B har behandlet søknaden).

Viktig å kjenne til om plasseringsarbeidet

Du kan starte plasseringsarbeidet etter skolevalget er stengt for foresatte. Ingen av plasseringene vises for foresatte før datoen som settes under innstillinger er forfalt. Du kan plassere, omplassere og avslå under behandlingstiden uten risiko for at plassering vises.

Når skolevalget stenges flyttes elever som ikke har svart automatisk til fanen Søker.

Hvis en søknad skolebytte avslås, blir eleven automatisk videresendt til det neste alternativet. Dersom det ikke er gitt noe alternativ i søknaden, blir eleven returnert til den opprinnelige reserverte skolen.

Elev som ikke lenger skal ha skoleplass i kommunen

Dersom en elev flytter etter at skolevalget er startet, og ikke skal ha skoleplass i kommunen, kan foresatte takke Nei til plass, eller kommunen kan annullere eller svare for foresatte som ombud. Hvis skolevalget er stengt må eleven bare bli gjenværende på fanen Søker - altså IKKE plasser eleven. Dette har ingen betydning for videre behandling av skolevalget - det er kun elever som ligger på fanen Plassert som får brev om skolevalget.

Hvis en elev skal begynne på en annen skole enn den valgte/reserverte etter skolevalget er stengt, kan administrator gjøre følgende: Plasser eleven, og velg riktig skole i kolonnen Enhet.

Plassere elever

Start med å plassere elever som har takket ja til reservert plass. Deretter behandles elever som har søkt om plass ved en annen skole i henhold til kommunens rutiner og regelverk. 

1.  Gå til Skolevalg > Skolevalg . Velg aktuell skole dersom du har tilgang til flere skoler. 
2.  Velg aktuelt skolevalg og åpne fanen Søker.
3.  Marker én eller flere elever og klikk Godkjenn .
4.  Legg eventuelt inn en kommentar.
   • For en enkelt elev skriver du kommentaren på elevens rad.
   • Hvis samme kommentar skal gjelde flere elever, skriver du den inn øverst i kolonnen og klikker Fyll ned.
5. Kontroller at riktig skole er valgt i kolonnen Enhet. Ved behov kan du velge en annen skole fra nedtrekkslisten.
6. Klikk Lagre. Elevene flyttes fra fane Søker til fane Plassert.

Plassere på valgfri enhet

Denne funksjonen brukes når alle skolene foresatte har søkt på er avslått. Eleven returneres da til den reserverte skolen og kan plasseres manuelt på en annen skole.  Dette bør utføres av en sentraladministrator med tilgang til alle skolene.  Hvilke skoler som kan velges styres av brukerens tilgangsrettigheter. 

1. Gå til Skolevalg > Skolevalg.
2. Velg aktuell skole og skolevalg.
3. Gå til fane Søker og marker eleven(e) som skal plasseres
4. Klikk Godkjenn
5. Velg ønsket skole i kolonnen Enhet.
   • Hvis flere elever skal plasseres på samme skole, kan du bruke øverste felt i kolonnen og deretter velge Fyll ned.
6. Legg eventuelt inn kommentar. Hvis flere elever skal ha samme kommentar skriver du i feltet øverst i kolonnen og klikker Fyll ned.
7. Klikk Lagre. Elevenes får status Plassert og flyttes til fanen Plassert på valgt skole.

Viktig å vite

• En elev med status Plassert kan senere omplasseres til en annen skole av sentraladministrator.
• En elev som ikke skal gå på skole i kommunen kan fjernes fra skolevalget før vedtaksbrev sendes ut.
• Et nei-svar fra foresatte kan ikke reverseres etter at skolevalget er stengt. Dersom eleven senere skal ha skoleplass i kommunen, må eleven plasseres manuelt i IST Administrasjon for skole. Eleven vil da ikke motta vedtaksbrev fra Skolevalg.

Fjerne en plassert elev

En elev som allerede er plassert kan fjernes fra skolevalget dersom det blir avklart at eleven ikke skal gå på skole i kommunen, for eksempel ved flytting eller overgang til privatskole, før vedtaksbrev om skoleplass sendes ut.

Merk! Funksjonen er kun tilgjengelig for sentraladministrator, og skal kun benyttes for elever som ikke skal ha skoleplass i kommunen

1. Finn elevens opprinnelige reservasjon på fanen Reservert plass.
2. Marker eleven.
3. Klikk Ta bort markerte. Eleven fjernes nå fra både Reservert plass og Plassert.

Vedtak om skoleplass

Når plasseringsarbeidet er ferdig, sendes vedtak om skoleplass automatisk til foresatte.

Vedtakene sendes ut av jobben Show definitive decision, som kjøres på datoen som er registrert i feltet Dato når definitiv beskjed vises under Skolevalg > Administrere skolevalg.

Viktig! Alle elever må være ferdig plassert før denne datoen. Innholdet i vedtaket styres av meldingsregelen under Innstillinger > Meldingsregler > Valg av skole > Skoleplassering.

Endre dato for utsending av vedtak

Dersom plasseringsarbeidet blir ferdig tidligere enn planlagt, kan datoen for utsending av vedtak endres.

Dette må gjøres to steder:

1. Oppdater feltet Dato når definitiv beskjed vises under Skolevalg > Administrere skolevalg.
2. Oppdater dato og tidspunkt på jobben ved å gå via endreikonet under Tidsinnstilling på jobben Show definitive decision under Planlagte jobber > Jobboversikt.

Viktig: Datoene må være identiske begge steder.

Sende vedtak i flere omganger

Dersom enkelte elever plasseres senere enn resten, kan jobben Show definitive decision kjøres på nytt.

Ved ny kjøring sendes vedtak kun til elever som ikke tidligere har mottatt vedtak. Foresatte som allerede har fått vedtak mottar ikke en ny utsending.

Omplassere