Merk!
Ettersom tilgangsrettigheten Dokumentflyt - Generell administrator vil gi tilgang til alle
dokumenter tilknyttet enhet anbefaler vi at det vurderes innsynsbehov iht. GDPR.
Det bør opprettes en egen rolle som inneholder denne modulen, som deretter kun tildeles utvalgt(e) bruker(e).
Sentraladministratorrettigheter
Opprettelse av kategorier og malbygging utføres av en sentraladministrator som er tildelt en rolle som inneholder modulen Dokumentflyt Sentral administrator:
Når rettigheten er tildelt, vil sentraladministrator ha tilgang til menypunktet Dokumentflyt - administrator og undermenyen Maler sentralt:
Lærere og pedagoger/ansatte i barnehage
Denne type brukere får tilgang til menypunktet Dokumentflyt på automatikk når dette settes opp av IST
Noen kommuner/kunder har valgt å slå på funksjonalitet for dobbel autentisering for tilgang til Dokumentflyt. Dette gir et ekstra innloggingssteg for lærer i lærerapplikasjonen. Løsningen tilbys for å sikre at sensitive dokumenter forblir beskyttet, selv om brukeren forlater maskinen eller den deles med andre. Når brukeren først er inne i Dokumentflyt, er det ingen automatisk utlogging ved kontinuerlig arbeid. Læreren kan fortsette uten avbrudd, men dersom brukeren bytter til en annen modul i applikasjonen (for eksempel Innlegg), vil Dokumentflyt kreve ny innlogging om man vil jobbe videre der. En innstilling må aktiveres for at dobbel autentisering i lærerapplikasjonen skal kunne tas i bruk, så systemansvarlig kan melde fra om dette i ISTs kundesenter dersom det er ønskelig å aktivere dette.
Vi minner om viktigheten av å lagre endringer i et dokument før man går ut av det. Hvis du trykker på Enter når du står i feltet Dokumentnavn lagres dokumentet. Når du trykker på knappen Lagre får dokumentet status Under arbeid. Dokumentet lagres automatisk ved en forhåndsvisning.
Lokaladministrator ved enhet
Får tilgang dersom sentraladministrator tildeler rolle som inneholder den aktuelle modulen for Dokumentflyt lokal administrator.
Lokaladministrator og lærer/pedagog jobber i samme grensesnitt. Den eneste forskjellen mellom disse er hvilke elever de har tilgang til:
- Lokaladministrator har tilgang til alle barn på enheten, og kan opprette dokumenter tilknyttet disse.
- Lærer i skole har tilgang til alle klassene de kontaktlærer for.
- Pedagog i barnehage har tilgang til alle barna på enheten.
Du kan i utgangspunktet kun se de dokumentene du selv har opprettet. Dokumenteier kan dele et dokument med andre ved å gi enten dokumenteier-, lese- eller redigeringsrettighet.
Se egen guide for henholdsvis lokaladministrator og lærer/pedagog.
PS: om man ønsker å gi tilgang til eksterne personer, f.eks ppt, kan disse legges inn i kommunens personregister, og så bli tildelt rollen som bare inneholder Dokumentflyt - lokal administrator. Denne rollen må muligens opprettes.
Ekstern person uten ansettelse eller stilling
Det kan være behov for å gi eksterne personer (f.eks. PPT) tilgang til Dokumentflyt slik at dokumenteiere kan dele dokumenter med vedkommende. Med eksterne personer menes en som ikke har en ansettelse eller stilling ved skolen.
Per i dag må sentraladministrator tildele en rolle som har modulen for Dokumentflyt lokaladministrator koblet direkte på rollen og ikke via en modulgruppe. Dette vil bli endret slik at det også kan benyttes modulgrupper. Informasjon vil komme i endringsdokumentasjon før leveranse.
Administrator med full tilgang til dokumenter
Det kan være det er behov for at enkelte utvalgte brukere, for eksempel rektorer og enhetsadministratorer, får en utvidet administratortilgang. Denne rettigheten gir brukeren mulighet til å se og administrere alle dokumenter knyttet til elever / barn ved aktuell enhet, selv om vedkommende ikke er dokumenteier eller har fått dokumentet delt med seg.
- Modulen Generell administrator-tilgang gir kun tilgang til dokumenter basert på maler som tillater Generell administratortilgang.
- Malinnstillingen Generell administratortilgang er aktivert som standardinnstilling på nye maler som opprettes.
- Generell administratortilgang kan aktiveres manuelt på eksisterende maler. Når dette aktiveres trer det i kraft umiddelbart i motsetning til andre malinnstillinger hvor endringen må aktiveres av dokumenteier for hvert allerede eksisterende dokument som åpnes.
- En administrator med rettigheten må gå til fanen Søk elev/barn og velge en person for å finne dokumentene.
- Administratorer kan utføre de samme handlingene som en dokumenteier.
- Handlinger utført av personer med generell administrator-tilgang loggføres på samme måte som andre brukeres handlinger, dvs. med navn og handling i dokumentloggen.
- Dersom det er spørsmål til tildeling av rettigheter kan Sentraladministrator ta kontakt med IST Support. Lenke til guide: Kontohåndtering: Tildeling av roller og rettigheter
Rettighet til å godkjenne dokumenter
Lokaladministrator som skal kunne godkjenne dokumenter må tildeles modulen Godkjenn dokument sammen med Dokumentflyt - lokal administrator
- Brukere som kan godkjenne dokumenter får tilgang til alle dokumenter som sendes til godkjenning, for elever/barn ved brukerens enhet. Dokumentene kan ha status Klar til godkjenning, Venter på godkjenning, Krever endringer og Godkjent
- Brukere med godkjenningsrettighet kan både godkjenne og arkivere ett dokument i samme operasjon. Når et dokument har status Venter på godkjenning, vil alternativet Godkjenn og arkiver være tilgjengelig dersom dokumentmalen har innstillingen Tillat arkivering aktivert. Hvis du velger Godkjenn og arkiver settes dokumentets status først til Godkjent og deretter umiddelbart til Arkivert. Begge trinnene - godkjenning og arkivering - loggføres separat i dokumentloggen med tidspunkt og hvilken bruker som har utført handlingene. Arkivering via denne handlingen er tillatt selv om godkjenneren ikke er dokumenteier i motsetning til vanlig arkivering, som kun er tillatt for dokumentets eier(e). Merk! Dersom godkjenneren velger å kun godkjenne dokumentet, så følger den vanlige arbeidsflyten hvor dokumenteieren må ferdigstille dokumentet og deretter kan arkivere det.