Ventelisteoppdatering

Ventelisteoppdatering (BHG)

Om funksjonaliteten

Funksjonen gjør at systemadministrator kan sende ut spørsmål til foresatte om de fortsatt ønsker å stå på venteliste tilhørende barnehage. Mottaker får en oppfordring om å oppdatere eller fjerne sin barnehagesøknad innen en gitt svarfrist. Systemadministrator kan etter svarfrist enten stenge søknader/søknadsalternativ manuelt, eller velge at dette gjøres automatisk.

Kommunikasjonsmåte velges ved opprettelse av meldingsregel. Det anbefales å benytte kommunikasjonsmåte "Brev hvis e-post ikke er registrert". Forespørselen sendes da per e-post til mottaker, men dersom det ikke er registrert epostadresse opprettes det brev til mottaker. Dette brevet havner i utskriftskøen. For kommuner som har tatt i bruk SvarUt i IST Administrasjon for barnehage skal man velge kommunikasjonsmetode Ekstern. Meldingsregel i forbindelse med ventelisteoppdatering skal være opprettet i forbindelse med tidligere kurs/systemoppbygging, men dette kan kontrolleres under Innstillinger > Meldingsregler.

Standardtekst i rapporten er slik:

Gå til Innstillinger > Meldingsregler
Trykk på endreikonet
For å se innholdet i malen, trykk Forhåndvis ved feltet Rapport

Det er vanlig at en kommune har fått bistand fra IST til å få laget en egen brevmal til bruk for dette formålet. Innholdet i brevmalen, samt øvrige innstillinger satt i aktuell meldingsregel, kan kontrolleres og eventuelt endres:

Merk!

Eventuelle endringer som gjøres i rapporten, for kommuner som benytter kommunikasjonsmåte Brev hvis e-post ikke er registrert (se detaljer vedr. kommunikasjonsmåte i avsnitt ovenfor), må registreres både i rapporten som er knyttet til
e-postutsendelse, samt i rapporten som benyttes ved eventuell utsendelse pr brev (utskriftskø).

Opprette en forespørsel om å oppdatere søknad

Gå til menypunktet Barnehage/SFO > Ventelisteoppdatering. Merk at det er ikke nødvendig å fylle ut Opptakskriterie eller Fylke og kommune. Dersom det står noe i feltet Kommune kan du bare overse dette - ikke marker noe. Benytt de andre filtermulighetene dersom det er ønskelig å begrense utvalget som henvendelsen skal rettes til, f.eks. søknadsdato før en gitt dato. Dersom du ikke benytter noe filter, vil henvendelsen bli sendt til alle med søknad på venteliste. Pek på markeringene i bildet under for feltbeskrivelse:

Forklaring til elementer i bildet:

Dersom det settes hake i feltet "Steng ubesvarte spørsmål automatisk", vil søknadene som er omfattet av ventelisteoppdateringen og som ikke er oppdatert innen fristen som settes, automatisk bli stengt. Det betyr at foresatte i så fall må søke på nytt
Bruk disse filtermulighetene hvis du vil begrense utvalget som henvendelsen skal rettes til, f.eks. søknadsdato før en gitt dato. Dersom du ikke setter noe filter her, vil henvendelsen bli sendt til alle med søknad på ventelisten.
Det er ikke nødvendig å fylle ut noe i disse feltene. Står det noe i feltet Kommune, kan du bare overse det.
Feltet Søknadsdato refererer til ventelistedato. Verdien for ventelistedatoen hentes fra parameteret som er satt i Innstillinger > Barnehage > fane Barnehage venteliste. Her angis det i grunninnstillingen hvilket parameter som skal legges til grunn (standardverdi er fødselsdato). Vi anbefaler at denne grunninnstillingen settes til ventelistedato = søknadsdato!
Disse feltene under Jobbparametre er obligatoriske å fylle ut! Her settes betingelser for når jobben skal settes i gang og når ønsket svarfrist skal være. Disse to feltene sørger for at dokumentet som skal sendes til mottaker valgt i meldingsregelen (vanligvis søker) genereres, samt at det registreres en melding for innlogget foresatt i publikumsportalen om hva de skal gjøre for å oppdatere eller fjerne sin søknad, og hvilken frist som gjelder. Det opprettes to jobber; en som starter utsendelsen og en som avslutter prosessen (ved utløpt svarfrist).

Under Jobbparametre settes betingelser for når jobben skal settes i gang og når ønsket svarfrist skal være. De to feltene under Jobbparametre er obligatoriske å fylle ut. Jobben sørger for at dokumentet som skal sendes til mottaker valgt i meldingsregelen (vanligvis søker) genereres, samt at det registreres en melding for innlogget foresatt i publikumsportalen om hva de skal gjøre for å oppdatere eller fjerne sin søknad, og hvilken frist som gjelder. Det opprettes to jobber; en som starter utsendelsen og en som avslutter prosessen (ved utløpt svarfrist).

Merk!

Dersom det settes hake i feltet Steng ubesvarte spørsmål automatisk, vil
søknadene som er omfattet av ventelisteoppdateringen og som ikke er oppdatert innen fristen,
automatisk bli stengt. Det betyr at foresatte i så fall må søke på nytt.

Merk!

Feltet Søknadsdato referer til ventelistedato. Verdien for ventelistedatoen
hentes fra parameteret som er satt i Innstillinger > Barnehage > fane Barnehage venteliste.
Her angis det i grunninnstillingen hvilket parameter som skal legges til grunn (standardverdi er fødselsdato).
Vi anbefaler at denne grunninnstillingen settes til ventelistedato = søknadsdato.
Endre i innstillingene dersom du ser det står noe annet.

Det er viktig å se over slik at ønsket filter og parametre er valgt, da dette ikke kan endres etter at jobben er bestilt (satt igang). Jobben kan heller ikke slettes etter at den er bestilt (satt igang). Når du har satt ønsket filter/jobbparametre, trykk Neste. Merk at antallet som vises i meldingen som dukker opp er antall søknadsalternativer, ikke antall søknader. Dersom utvalget ikke gir noen resultater vises følgende melding:

Hvis det settes et filter som gir et utvalg som ikke genererer noen jobb, på grunn av at de søknader som man har i utvalget allerede har fått en tilsvarende henvendelse, vises følgende melding:

Om det settes et filter som både gir treff på et antall søknader og på et antall søknader som allerede inngår i en henvendelse vises følgende melding:

Når jobben er satt i gang

I Barnehage/SFO > Venteliste må kolonnen Svarfrist oppdatering hentes frem. Alle søknader på ventelisten som er omfattet av ventelisteoppdateringen vises med svarfristen som er satt i denne kolonnen:

Når søker har vært inne og oppdatert sin søknad forsvinner datoen i kolonnen.

Sende påminnelse til ubesvarte

For å sende en påminnelse når fristen nærmer seg, kan du sette filter på de som fortsatt har en dato i kolonnen Svarfrist oppdatering, markere disse og velge Send e-post (dette må gjøres fra enhetsnivå, det vil si at man må velge en enhet før man kan benytte denne funksjonen).

Merk! I og med at sending av e-post skjer gjennom din e-postklient, vil e-postene da kunne finnes igjen under Sendte elementer i det aktuelle e-postprogrammet. Det vil altså ikke ligge noen kopi av påminnelsene i administrasjonsprogrammet, kun i din e-postklient.

Automatisk behandling

Dersom innstilling under Jobbparametre ble satt til at søknader som ikke er oppdatert innen fristen skal stenges automatisk etter utløpt svarfrist, så stenges altså disse søknadene automatisk etter svarfristens utløpsdato.

Vær oppmerksom på at dersom svarfristen endres etter at Ventelisteoppdateringen er sendt ut, vil ikke automatisk sletting fungere. Alle ubesvarte vil da bli stående igjen på ventelisten med den opprinnelige svarfristdatoen og må håndteres manuelt.

Manuell behandling

Marker de alternativer / søknader dette gjelder etter utløpt svarfrist
Trykk på knappen Administrere ventelisteoppdatering for videre behandling av søknadene. Merk at det må være en dato i kolonnen Svarfrist dato for å kunne benytte denne manuelle behandlingen.
Velg fra nedtrekksmenyen om søknadsalternativene skal stenges eller fortsatt stå på venteliste. Velges Stengt, stenges søknadene og de fjernes fra ventelisten.Velges Venteliste, fjernes datoen i kolonnen Svarfrist dato og søknadene blir fortsatt liggende på ventelisten.
I neste felt må det oppgis Årsak for valgt handling + trykk Fyll ned
Trykk på Lagre

Dersom innstillingen under Barnehage/SFO > Ventelisteoppdatering > Jobbparametre ble satt til at søknader som ikke er oppdatert innen fristen ikke skal stenges automatisk etter utløpt svarfrist, så gjør Sentraladministrator følgende:

Publikumssiden / publikumsportalen

Når jobben er startet vil mottaker få melding om å logge seg inn og oppdatere sin søknad. Meldngen sendes som e-post eller brev, avhengig av hvilke innstillinger som er satt i meldingsregelen (dette er beskrevet ovenfor i denne guiden). Dersom "SvarUt" benyttes gjelder egne utsendelsesmåter.

Når den foresatte logger inn har vedkommende fått en sak som må besvares:

Når foresatte klikker på lenken visees informasjon om hvordan søknaden skal oppdateres. Klikk på Endre søknad for å oppdatere den, eller klikk på Fjern søknad for å slette den:

NB! Dersom søknaden skal oppdateres, må du velge Endre søknad!

Søker må følge alle steg som vises etter det er trykket på Endre søknad, og avslutte med å sende inn den oppdaterte søknaden. Det eneste søker må endre på i denne prosessen er ønsket startdato, men kun dersom denne er tilbake i tid. Videre vil søker eventuelt måtte svare på obligatoriske spørsmål i søknaden som ikke er besvart tidligere.

Endre jobbparametre underveis

Tilgangsrettigheter tilordnes av en med rollen Sentraladministrator. For å se status på den kjørte jobben må administrator også ha tilgang til rolleprofilen Administrere timeplanlagte jobber. For å kunne kjøre / starte en jobb, eller sette ny starttid / endre en jobb må sentraladministrator ha tilgang til rolleprofilen Lage timeplanlagte jobber.

Når ventelisteoppdateringen er satt i gang vil det finnes to jobber under menypunktet Planlagte jobber > Mine planlagte jobber / eventuelt Jobboversikt: jobbene heter Stay request og Stay request end job:

Her vil du kunne se status og du har også mulighet til å endre tidspunkt og dato for en ikke-utført jobb dersom dette er ønskelig (bruk i så fall endreblyanten). Etter en jobb er kjørt/utført har du mulighet til å hente frem en resultatlogg.

Utsette svarfrist

Dersom du ønsker å utvide svarfristen for foresatte, kan dette gjøres i jobben Stay request end job - før den opprinnelige datoen er nådd.