1. Behörigheter för att kunna rapportera till Beda
1.1 Behörigheter för VUX Administratörer
Nya behörighetsmoduler har införts:
- Läsrättighet Export till Beda
- Skrivrättighet Export till Beda
Endast administratörer med denna specifika behörighet “Skrivrättighet Export till Beda” kan exportera data för skolenheter de har behörighet till.
Ni behöver lägga till de nya behörighetsmodulerna i er befintliga roller Administratör VUX och Administratör VUX Läs.
Efter man lagt på de behörigheterna kommer en ny menypunkt visas under Kursdeltagare som heter "Beda-exporter".
När du öppnar Beda-exporter visas ett nytt fönster med ett alternativ att skapa ny export:
1.2 Behörigheter för att rapportera skyddade.
Det finns även en modul för att kunna rapportera skyddade personer: Skrivrättighet Export skyddade personer till Beda. Ni som kund behöver själv lägga till den modulen i er ”Skyddade” roll.
Det behövs också Läsrättighet Export till Beda modul för att kunna öppna exportvyn, dvs rapportera. Efter ni har lagt de två modulerna i er "Skyddade" roll, kommer ni även se ett alternativ för att skapa ny export för skyddade personer.
2. Skapa ny export
På denna sida kan administratörer skapa en ny export samt se tidigare exporter. För varje export visas bland annat följande information: status, Exporterad (hur många meriter har exporterats till Beda), körningens start- och slutdatum, skolenhet, urvalets från- och tilldatum, personnummer, markeringen “Uttag utan export”.
OBS! Nya exporter visas i tabellen, men sidan behöver uppdateras manuellt via meny punkten Beda-Exporter för att listan ska förnyas. För tillfället fungerar inte ”Uppdatera” knappen.
2.1 Knappen Skapa ny export
Knappen “Skapa ny export” öppnar en exportdialog ”Export till Beda” där administratören kan filtrera och initiera en export baserat på:- Skolenheter (flera val möjliga)
- Från datum
- Till datum
- Personnummer
- Uttag utan export
Vid klick på Exportera skapas det en datafil som innehåller elever, deras betyg och examensbevis som matchar filtren och meriter skickas till Beda API.
Viktigt att veta:
- Så fort en kurs/ämnesnivå är kopplad till ett examensbevis, försvinner den från enskilda kurser/ämnen i exporten och skickas som en del av examensbevis.
- Systemet titta på Utfärdande datum för Examensbevis och låsningsdatum för enskilda betyg.
- Man kan välja att generera urvalet utan att skicka det till BEDA genom att boka i alternativet “Uttag utan export”.Denna funktion kan användas ifall administratören vill först kontrollera data som ska skickas till Beda.
- Samma elev kan exporteras flera gånger om villkoren är uppfyllda.
2.2 Statusar för Export
Status kolumnen visar om exporten lyckades eller om fel uppstod.
- Misslyckades eller Delvis lyckad betyder det att något gick fel under överföringen till Beda.
- Kontakta vår support om ni har svårt att tolka felet.
- Slutförd betyder att meriter har skickats till Beda.
- Uttag utan export slutförd betyder att filen har genererats men inte har skickats till Beda för att användaren har bockat i “Uttag utan export” i Export dialogen.
Möjliga fel:
Kommer i framtiden..
2.3 Ladda ner fil
Genom att trycka på “Ladda ner fil” kan man se vilka elever, kurser/ämnesnivåer, betyg och poäng som har skickats eller kan skickas till BEDA beroende på om man bokat i ”Uttag utan export” eller inte.
Man behöver öppna filen från nerladdningar. Filen är i json format och kan öpnnas med vilket som textredigeringsprogram.
2.4 BEDA status
Knappen “BEDA status” ger möjlighet att se om filen har skickats till BEDA samt eventuella felmeddelanden om något problem uppstått.
Övrig information
- När detta inträffas kommer endast de felaktiga meriterna att uteslutas från överföringen. Alla andra giltiga meriter skickas fortfarande till Beda.
- Uppdatering av exportens status kräver att sidan laddas om.
- En loggad händelse (audit event) skapas när en export till Beda skapas eller när filen laddas ner.
2.5 Exportera Skyddade
Export dialog för att importera skyddare ser ut så här:
Det är TF-numret som ska användas vid urvalet när man ska skicka skyddade och enbart TF som står i våra loggar och i meddelandet men riktiga personnumret skickas till Beda.