Alt i ett skoleadministrasjon

Alt i ett skoleadministrasjon

Fra bleie til vitnemål

20 / 5 - 2019

Fra Torvet i Kristiansand styres det formelle rundt kommunens barn – helt fra bleiestadiet til vitnemålsutdelingen.

– Vi sier det er én oppvekst fra barnehage og ut grunnskolen. Eller fra bleie til vitnemål, som jeg kaller det, forteller Ole Wongraven, rådgiver i Oppvekstdirektørens stab i sørlandskommunen. 

Ett system bør holde
Derfor ønsket Kristiansand kommune å finne ett felles administrasjonssystem fra babyen søkes inn på sin første barnehageplass til poden står med grunnskolevitnemålet i hånda. 

IST Everyday var systemet som kunne innfri alle ønskene kommunen hadde da de kjøpte nytt system i 2017.  

– IST var i en egen klasse.
Ole Wongraven, rådgiver i Oppvekstdirektørens stab, Kristiansand kommune.

Opp i skya med alt sammen
Like viktig var det at Kristiansand kommunes skoleadministrasjon kunne lastes opp i skya. Serveren i kjelleren på rådhuset i Kristiansand ble ikke yngre med årene, men snarere mer og mer krevende. Det var klart at det nye systemet måtte være en skybasert løsning.

Moderne arbeidsflate
Kommuneadministrasjonen krever også en moderne arbeidsflate for de som skal bruke systemene. For eksempel må verktøyet være som Wongraven sier “tilgjengelig på alle dingser til enhver tid”.

– Nå kan lærerne stå i klasserommet og legge inn fravær. Eller oppdatere det hjemme. Før måtte du fysisk sitte på kontoret og logge deg på en terminalserver. Vi er veldig glad for at det ble IST for tre år siden. IST var i en egen klasse.

– Skoleadministrasjonssystemer skal ikke skape de store følelsene. De skal fungere og få jobben gjort. Vi får jobben gjort!
Ole Wongraven, rådgiver i Oppvekstdirektørens stab, Kristiansand kommune.

Systemet bare MÅ fungere
Alle kommunens 40 grunnskoler og SFO-er forvaltes nå gjennom IST Everyday. I tillegg brukes systemet til søknader og opptak for kommunens nesten 100 barnehager. Mye data skal være på rett sted til rett tid, og det mener Wongraven at det gjør:

– IST Everyday fungerer godt i det store og det hele. Vi får drevet vår oppvekstadministrasjon. Alle får klassetilhørigheten sin, alle får kontaktlæreren sin, alle får vitnemålene sine. Og det er alfa og omega.

– Et slikt verktøy danner grunnlaget for alt. Er det feil i denne masteren forplanter det seg i hele systemet, i læringsplattformen, i Feide-katalogen, i produksjonsplattform for lærere og elever, påpeker Ole Wongraven og legger til:

– Et skoleadministrasjonssystem er ikke laget for å framkalle sterke følelser. Det skal rett og slett fungere.

Ringer rett telefon om morgenen
En mil inn i landet ligger Mosby Oppvekstsenter. Dataene til 180 skolebarn og 85 barnehagebarn ligger trygt lagret i systemene takket være IST Everyday og kontorleder Ragnhild Kostøl.

– Systemet fungerer kjempebra! Telefonlistene er alltid oppdaterte og vi trenger ikke gjøre det manuelt, forteller Kostøl. Hun er glad hun kan stole på telefonlistene. Særlig i hektiske morgenminutter: 

– Det er kjempeviktig at dette virker. Vi ringer alle som ikke har kommet til skolen til rett tid. Da må alle telefonnumre stemme. Og det gjør de jo. Så vi slipper å ringe bom-telefoner, sier hun. 

– Systemet fungerer kjempebra! Telefonlistene er alltid oppdaterte og vi trenger ikke oppdatere noe manuelt.
Kontorleder Ragnhild Kostøl, Mosby Oppvekstsenter

En ekstra bonus for kontorlederen er det at adresselistene kan vaskes mot Folkeregisteret. 

– Nå går oppdatering automatisk dersom eleven flytter innad i kommunen eller foreldrene flytter fra hverandre. Da har vi adressene fra Folkeregisteret. Vi trenger ikke bruke tid på slike ting, lenger, forteller Kostøl som husker med skrekk tilbake til da hun oppdaterte SMS-listene i Excel.

Tryggere og enklere IOP
Veldig fornøyd er hun også med den ekstra IOP-modulen for elever med ekstra støttebehov: 

–IOP-systemet sikrer personvernet mye bedre ved at det ikke lenger er behov for papirutgaver av dokumentene. Det er kun de personene som skal jobbe med disse dokumentene som får tilgang. 

IOP-ene blir lagret i et eget arkivsystem. Så en bonus er også at kontorlederen slipper jobben med arkivering i ettertid. 

Lett å skrive ut karakterkort
Noen kilometer nord for kommuneadministrasjonen i Kristiansand gjør de seg klare for vårens eksamensperiode. Etter at Havlimyra ungdomsskole tok IST Everyday i bruk for de 242 elevene har det gått lett å skrive ut karakterkort og vitnemålnår året er omme: 

– Vi var veldig spente i fjor siden det var et nytt system. Men det fungerte supert, forteller kontorleder Åse Carlsen. – Jeg kan for eksempel se at det mangler norskkarakter for Ellen, og da er det bare å gå til rett lærer og få ordnet det, forklarer hun. Jeg får faktisk ikke skrevet ut noen ting hvis det mangler en karakter, forteller kontorleder Åse Carlsen.