Whistleblowerpolitik
Whistleblowerpolitikken gælder for alle selskaber indenfor IST Group AB (kollektivt omtalt som “IST”, “vi”, “os”):
IST Group AB, reg. no. 556254-0806, Ingelstadsvägen 9, SE-352 34 Växjö, Sweden
IST Sverige AB, reg. no. 556265-4755, Ingelstadsvägen 9, SE-352 34 Växjö, Sweden
IST ApS, reg. no. 25545079, Gammel Marbjergvej 9, DK-4000 Roskilde, Denmark
IST International Software Technology AS, reg. no 970 944 443, Stenersgata 8, 0184 Oslo, Norway
IST Deutschland GmbH, reg. no. HRB 1408, Bergstraße 23, DE-23843 Neritz, Germany
IST er forpligtet til at overholde de højeste standarder for gennemsigtighed og ærlighed. Formålet med denne whistleblowerpolitik er at gøre det lettere for vores medarbejdere og parter, der har med virksomheden at gøre det nemmere for dem at rapportere om formodede uregelmæssigheder i virksomhedens arbejde. Vi ønsker at informere dig som whistleblower om, hvordan vi støtter dig, så du trygt kan oprette og indsende en whistleblowerrapport (“Whistleblowerrapport”) og vide, hvem du skal kontakte.
Politikken beskriver desuden, hvordan vi sikrer, at vi støtter dig ansvarligt og i overensstemmelse med loven, herunder EU-direktivet (2019/1937) om beskyttelse af whistleblowere (“EU’s Whistleblower-direktiv”). Endelig beskriver politikken også dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem.
Hvis du har spørgsmål om denne Whistleblowerpolitik og/eller om, hvordan du indsender en whistleblowerrapport, bedes du kontakte os ved hjælp af nedenstående kontaktoplysninger.
1. Hvem kan være en Whistleblower?
1.1 Som whistleblower kan du være ansat eller selvstændig erhvervsdrivende, aktionær eller medlem af virksomhedens administrations-, ledelses- eller tilsynsorganer samt frivillig. Som whistleblower kan du også være enhver person, der arbejder under tilsyn og ledelse af entreprenører, underleverandører og leverandører til os.
1.2 Bemærk venligst, at du stadig kan være whistleblower, selv om vores arbejdsforhold er afsluttet eller endnu ikke er begyndt.
2. Hvem er ansvarlig for whistleblowerrapporten?
2.1 Virksomheden er ansvarlig, hvis du foretager en whistleblowerrapport i henhold til denne politik. Som sådan har vi et ansvar for at beskytte dig, hvilket indebærer, at vi ikke afslører din identitet til andre end de autoriserede personer, der modtager din whistleblowerrapport (medmindre du udtrykkeligt giver tilladelse hertil, eller vi er forpligtet til at afsløre din identitet i henhold til loven) og sikrer, at din rapport ikke får konsekvenser.
2.2 Du skal dog være opmærksom på, at du også har et ansvar i forbindelse med denne whistleblowerpolitik. Vi forventer, at du kun indberetter oplysninger og personlige data, der er relevante for behandlingen af din whistleblowerrapport. Vi beder dig også om ikke at indberette personlige arbejdsrelaterede klager, f.eks. konflikter mellem dig og andre medarbejdere eller en beslutning i forbindelse med din ansættelse eller dit engagement. Personlige arbejdsrelaterede klager skal rejses over for HR-personalet eller din leder eller den relevante ansvarlige person.
3. Hvad kan man rapportere i en whistleblowerrapport?
3.1 Du er velkommen til at indgive en whistleblowerrapport, hvis du har modtaget oplysningerne, mens du har et ansættelsesbaseret forhold med os. Du bør have rimelig grund til at tro, at der har været uretmæssige eller faktiske overtrædelser af gældende regler eller bestemmelser i forhold til os.
3.2 Whistleblower-loven angiver specifikt vigtigheden af at rapportere på følgende områder:
Offentlige indkøb
Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder samt forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
Produktsikkerhed og overholdelse af reglerne
Transportsikkerhed
Miljøbeskyttelse
Strålebeskyttelse og atomsikkerhed
Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd
Folkesundhed
Forbrugerbeskyttelse
Beskyttelse af privatlivets fred og personlige oplysninger
Vi opfordrer dig kraftigt til at indsende en whistleblowerrapport på disse områder.
3.3 Bemærk: Det er vigtigt, at du mener, at indholdet af en whistleblowerrapport er sandt, idet du tager hensyn til de omstændigheder og oplysninger, du havde til rådighed på det tidspunkt, hvor du indgav rapporten.
4. Hvor kan du aflevere en whistleblowerrapport?
4.1 Du har mulighed for at indsende en whistleblowerrapport skriftligt eller mundtligt. Mundtlig indberetning skal gøres pr. telefon og, hvis du ønsker det, ved et fysisk møde med en udpeget uvildig person. Du kan benytte telefonnummeret +46 (0) 470-70 71 00 (IST-reception ved hovedkontoret i Växjö).
4.2 Skriftlig indberetning er mulig via vores eksterne whistleblowersystem, som er tilgængeligt 24 timer i døgnet. Link til systemet: https://ist.whistlelink.com/
4.3 Vi bekræfter modtagelsen af din whistleblowerrapport inden for syv dage efter modtagelsen. Medmindre vi vurderer at bekræftelsen vil kompromittere din anonymitet. Vi har udpeget 3 personer, som er bemyndiget til at følge op på whistleblower-anmeldelsen. Én af disse bemyndiget personer vil håndtere din henvendelse, opretholde kommunikationen med dig og bede om yderligere oplysninger fra dig, hvis det er nødvendigt. Senest tre måneder efter bekræftelsen af modtagelsen af rapporten vil du modtage feedback via systemet.
4.4 Når du indsender en whistleblowerrapport, vil vi også gerne informere dig om, at du kan vælge at rapportere anonymt. Dette påvirker ikke dine rettigheder og din beskyttelse i henhold til den danske whistleblowerlov. Fuldstændig anonymitet kan dog gøre det vanskeligere for os at undersøge problemet eller træffe de foranstaltninger, der måtte være nødvendige.
4.5 Endelig vil vi også gerne præcisere, at hvis intern rapportering ikke er hensigtsmæssig, er det muligt at indgive en whistleblowerrapport eksternt til de kompetente myndigheder og i relevante tilfælde til EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer. Se nedenfor i afsnit 7, hvor du skal henvende dig, hvis du ønsker at anmelde til en ekstern myndighed.
5. Personoplysninger
5.1 Vi bestræber os på at beskytte de personoplysninger vi behandler, så godt vi kan, til enhver tid. Det betyder, at vi altid er forpligtet til at beskytte dit privatliv og overholde gældende lovgivning om persondata, herunder, men ikke begrænset til, den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).
5.2 Når du indsender en whistleblowerrapport, behandler vi de personlige oplysninger, der er indeholdt i rapporten, for at overholde vores juridiske forpligtelser i henhold til bl.a. EU’s Whistleblower Act. Du kan se flere oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysninger i en whistleblowerrapport, i vores privatlivspolitik.
6. Hvilke rettigheder har du?
6.1 Vi har påtaget os at implementere og opretholde nødvendige og rimelige foranstaltninger for at forbyde enhver form for repressalier mod dig for at indgive en whistleblowerrapport, herunder trusler og forsøg på repressalier.
6.2 Som yderligere eksempel kan nævnes, at forbud mod repressalier for indgivelse af en whistleblowerrapport f.eks. omfatter forbud mod:
- Suspension, afskedigelse, fratrædelse eller tilsvarende foranstaltninger
- Degradering eller manglende forfremmelse
- Overflytning af opgaver, ændring af arbejdssted, lønnedsættelse, ændring af arbejdstid
- Suspension af uddannelsen
- En negativ præstationsvurdering eller en negativ ansættelsesreference
- at pålægge eller administrere disciplinære foranstaltninger, irettesættelser eller andre sanktioner, herunder en økonomisk sanktion
- Tvang, trusler, chikane eller udstødelse
- Diskrimination, ugunstig eller urimelig behandling
- Manglende omdannelse af en tidsbegrænset ansættelseskontrakt til en tidsubegrænset ansættelseskontrakt, når du havde en berettiget forventning om, at du ville få tilbudt en tidsubegrænset ansættelseskontrakt
- Manglende fornyelse eller for tidlig opsigelse af en midlertidig ansættelseskontrakt
- Skade, herunder skade på dit omdømme, især på sociale medier, eller økonomisk tab, herunder tab af forretning og indkomsttab
sortlistning på grundlag af en uformel eller formel aftale i en sektor eller branche, hvilket kan betyde, at du fremover ikke vil blive ansat i en sådan sektor eller branche - Førtidig opsigelse eller annullering af en kontrakt om varer eller tjenesteydelser
- Ophør af en licens eller tilladelse
- Psykiatriske eller medicinske henvisninger.
7.1 Ud over oplysningerne i denne Whistleblowerpolitik giver de kompetente myndigheder omfattende og uafhængige oplysninger og rådgivning om de tilgængelige procedurer og retsmidler samt om beskyttelse mod repressalier og dine rettigheder. Du kan også indgive en klage til den kompetente myndighed, der er ansvarlig for det område din klage vedrører. Med ikrafttrædelsen af den nationale whistleblowerlov har følgende myndigheder oprettet eksterne whistleblower-kanaler, som du kan henvende dig til med din mistanke.
7.2 For Sveriges vedkommende er disse myndigheder: Arbejdsmiljøstyrelsen, Bolig- og Bygningsstyrelsen, Elforsyningsstyrelsen, Den Europæiske Kriminalitetsmyndighed, Ejendomsstyrelsen, Finanstilsynet, Sundhedsstyrelsen, Søfartsstyrelsen, Datatilsynet, Tilsynet med strategiske produkter, Inspektoratet for Sundhed og Pleje, Kemikalieinspektoratet, Forbrugerstyrelsen, Konkurrencestyrelsen, Fødevare- og Forbrugerproduktsikkerhed, Läkemedelsverket, Länsstyrelserna, Myndigheten for samhällsbeskyttelse og beredskap, Naturvårdsverket, Post- og telestyrelsen, Regeringskansliet, Revisorsinspektionen, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Spelinspektionen, Statens energimyndighed, Statens landbrugsverk, Styrelsen for akkreditering og teknisk kontrol, Strålsäkerhetsmyndigheten og Transportstyrelsen.
7.3 For Danmark er myndigheden: Datatilsynet der administrerer tjenesten: https://whistleblower.dk/
7.4 For Norge: Ej implementeret. – Dog i et vist omfang i den Norske arbejdsmiljølov (2020)
7.5 For Tyskland: Ej implementeret i national lovgivning (September 2022)