Årsrul i Aula

Sidste sommer var første gang, efter Aula var gået i fuld drift, at skolerne foretog årsrul. Det resulterede i en del supporthenvendelser til os som leverandører af de administrative systemer (IST og KMD).

Årsrullet for skoleåret 2021/2022 finder i år sted den 25/6. Vi har været i tæt dialog om dette med KOMBIT og STIL for at sikre en bedre håndtering af de uhensigtsmæssigheder, som prægede årsrullet sidste år. Desværre er det vores forståelse, at udvikling i forhold til understøttelse af årsrullet i Aula ikke er blevet prioriteret. Vi vil gerne være med til at sikre jer brugere de bedst mulige vilkår for at kunne benytte Aula efter årsrullet.

Det skal du være opmærksom på

Du skal som bruger være opmærksom på følgende i forbindelse med årsrul i Aula:

• Grupper for det tidligere skoleår (2020/2021) forsvinder i Aula, og der oprettes nye grupper for næste skoleårs hold og klasser.
• Afvent oprettelse af opslag for næste skoleår i Aula, til efter kørsel af årsrul. Dette arbejde vil blive tabt, når gruppen bliver fremskrevet, da Aula kun viser opslag for brugerens aktuelle grupper.
• Håndtering af dynamiske grupper / smarte grupper i Aula: Husk at opdatere grupperne med de nye grupper for det nye år.
• I forbindelse med årsrullet skal skemaerne for næste skoleår også overføres til Aula. Dette afhænger af Aulas mulighed for at modtage fra leverandørerne, men der må formodes at gå 4-6 dage efter årsrullet, før alle brikker er synkroniseret.
• Medarbejdere, der udgår fra skolens indberetning til Brugeradministrationen, vil forsvinde fra Aula efter årsrullet. Medarbejdere kan genskabes i Aula ved at oprette og medsende medarbejderen midlertidigt for det nye skoleår. Hvis dette gøres inden for 7 dage efter klasserullet, genskabes medarbejderens data i Aula. Den enkelte leverandør informerer om, hvordan dette håndteres fra det respektive elevadministrative system.

Det er vores forståelse, at flere data – herunder begivenheder og sikre filer – er knyttet til den enkelte person i Aula, hvorfor en genskabelse af brugeren ligeledes vil genskabe adgange til disse tilknyttede data.

KOMBIT har samlet en FAQ vedr. årsrullet, de medfølgende konsekvenser i Aula og håndteringen af disse. Alternativt kan du kontakte din lokale Aula-projektleder.

Support i forbindelse med årsrul i Aula

Som leverandører ønsker vi naturligvis, at årsrullet forløber så gnidningsfrit som muligt i alle aftagende systemer (herunder Aula). Vi indleverer data til Brugeradministrationens skolegrunddata på samme måde som tidligere år – og det er herfra, alle aftagere udlæser data og opdaterer deres systemer.

Aula håndterer disse data på en lidt anden måde end andre aftagere, hvilket giver anledning til ovenstående opmærksomhedsliste. Vi har dog som leverandør af de administrative løsninger desværre ingen mulighed for at yde support i forbindelse med årsrullet i Aula. Alle supporthenvendelser vedr. årsrullet i Aula skal derfor håndteres via jeres kommunes normale Aula-supportstruktur.

Vi (IST og KMD) forsætter vores dialog med KOMBIT, KL og STIL. KOMBIT sender ligeledes materiale og påmindelser ud til projektlederne i kommunerne op til årsrullet 25/6.