En enklere hverdag er viktigst for brukerne

En enklere hverdag for skoleledere, administratorer og lærere, samt en god innsikt i barnehagen/skolens verden. Dette er de to viktigste faktorene for brukerne ved valg av digitale systemer for skoleadministrasjon og kommunikasjon. 

Å anskaffe et skoleadministrativt system er en kompleks oppgave. Mange aspekt må tas hensyn til og interessentene er mange. I mange tilfeller sitter de som skal bruke systemene , dvs. skoleledere, administratorer og lærere, langt fra beslutningstakerne, noe som kompliserer arbeidet ytterligere. 

For at resultatet skal være så bra som mulig, kreves det et brukerfokus allerede i anskaffelsesfasen. Innsikt i hvilke elementer som er viktigst for brukerne er verdifull kunnskap som bør tas i betraktning. Skolens digitalisering er et felles ansvar og for at dette skal komme elevene til gode på best mulig måte, kreves de rette forutsetninger for de som jobber i barnehage og skole. 

Tjenester som forenkler hverdagen

Så hva er viktigst for brukerne når det gjelder digitale skoleadministrative systemer? En markedsundersøkelse* vi gjennomførte sammen med en ekstern part viser at det som først og fremst etterspørres av skoleledere, administratorer og lærere ved valg av et digitalt system for skoleadministrasjon og kommunikasjon er tjenester som forenkler hverdagen for alle brukere. Alle roller skal ha tilgang til systemer som avlaster dem og frigjør tid til andre mer verdiskapende oppgaver. 

Det er også viktig at leverandøren har god innsikt i barnehagen og skolens forhold og vilkår. Leverandøren må forstå virksomheten og dens utfordringer. Gjennom en større forståelse og med et felles utgangspunkt kan systemene enklere tilpasses med utgangspunkt i hvor behovet er størst, hvilket til slutt gagner elevene. 

Brukerne i undersøkelsen løfter også kundesupport som en av de viktigste aspektene ved valg av leverandør. Kundesupporten skal være lett tilgjengelig og kompetent. Man skal raskt og enkelt få hjelp når saker og ting ikke fungerer som det skal, er viktig fra et kundeperspektiv. 

Spesialist på digitalisering 

En leverandør av et skoleadministrativt system skal også være spesialist på digitalisering innen barnehage/skole. Den digitale utviklingen går raskt og leverandøren må sørge for at digitaliseringen kommer virksomheten til gode på best mulig måte. Brukerne trekker også frem enkel, men sikker innloggingen til systemene som viktig. Digital utvikling må aldri gå raskere enn at leverandøren kan tilby pålitelige system der informasjon og data lagres sikkert, i samsvar med GDPR og gjeldende lover og regler. 

Det er viktig med brukerfokus allerede i anskaffelsesprosessen. Tjenester som forenkler hverdagen for brukerne, vil også gi verdifull tid til det som er viktigst – elevene. 

*Artikkelen er basert på en undersøkelse gjennomført i 2019, hvor over 2000 skoleledere, administratorer, lærere, elever og foresatte i Sverige, Danmark og Norge ble spurt om digitale system for administrasjon av skole/barnehage. Studien ble utført på vegne av IST i samarbeid med Brand Clinic.