Svar på spørsmål etter webinar – IST Dokumentflyt

Hva betyr «publisere»?
Det betyr å gi lesetilgang til foresatte og andre skal kun “se” dokumentet.   

Kan pedagoger/lærere skrive i samme dokument?
Samskriving tas inn i det neste steget i utviklingsprosessen.

Kan vi også publisere ved å sende via SvarUT/digital post?
Ja, hvis kommunen har satt opp en slik tjeneste fra IST Everyday.

Kan man bruke IST Dokumentflyt uten å ha appen IST Home?
Ja. Publisering av dokument til foresatte vil dog skje via denne, så dersom man ikke bruker denne vil deling med foresatte håndteres utenfor løsningen.

Kan IST dokumentflyt brukes som stafettlogg?
Kunde kan ut ifra sin definisjon av arbeidet gjøre en vurdering om Dokumentflyt kan inngå i kundens stafettlogg. Ved å tildele skrivetilgang til flere vil alle disse kunne skrive i dokumentet, og loggen vil vise hvem som har gjort endringer på hvilke tidspunkt.

Hvis foresatte ikke har appen IST Home, hvordan vil da innlogging til sitt barns dokumenter fungere?
Publisering av dokument til foresatte vil dog skje via IST Home, så dersom man ikke bruker denne vil deling med foresatte håndteres utenfor løsningen.

Når er løsningen klar for bruk?
Løsningen vil bli testet hos enkelte kunder fra nå av, og så vil det bli kontinuerlige leveranser av ny funksjonalitet i månedene fremover. Det betyr i prinsippet at kommuner selv kan avgjøre når de føler at de har tilstrekkelig med funksjonalitet til å starte en innføring av systemet.

Vi vil informere ut om status gjennom de neste månedene.

Når kommer funksjoner som var markert som «senere»?
Ny funksjonalitet vil leveres fortløpende gjennom dette halvåret – og videre. Vi vil informere om status gjennom denne perioden.

Hva koster løsningen?
Ta kontakt med  for prisinformasjon og andre kommersielle forhold.

Kan det lastes opp standard maler for kommunen eller må vi lage de på nytt her? 
De må lages på nytt, men det går raskt å etablere mal ved f.eks. kopiere og lime inn tekst og tabeller i vår intuitive malbygger.

Kan vi lage mal én gang, altså med kommunevåpen og bunntekst med kontaktinfo? Eller må det gjøres hver gang? 
Det er foreløpig ikke mulig å kopiere en mal og gi den et nytt navn, men det ligger på utviklingsplanen.

Kan dokumenter lastes opp til barnet om det ikke produseres i løsningen? Som et «eksternt dokument»?
Ferdige dokument kan ikke lastes opp i Dokumentflyt, men det finnes allerede funksjonalitet for å laste opp eksterne dokumenter på både barn i barnehage og elever i skole i administrasjonsløsningen.

Er det flettefelt? Som barnets fødselsnr., navn, adresse, foresatte etc.?

• Det er en Elev/Barn komponent, men det er foreløpig ikke laget flettefelt for navn. Dette er en god ide – vi noterer oss forslaget.
• Det er viktig at man kan velge om det skal være 1, 2 eller 5 fag når dokumentet produseres. F.eks. antall fag i en IOP vil variere og for mange eller for få fag i malen vil skape unødvendig støy i dokumentet.
• Det er foreløpig ikke mulig å kopiere maler, men ligger høyt oppe på planen.

Forutsetter tilgang til alle elever at inspektør er administrator?
Nei

Vil denne løsningen også erstatte IST IOP-modul?
Ja

Når vi tar i bruk dette, anser jeg det for et suksesskriterium at arkivintegrasjon er på plass samtidig.
Ja, disse dokumentene vil lagres på samme måte om alle andre dokumenter i e-arkivet. Det er nye dokumenttyper som deres arkivpartner settes for uthenting.

Leveres systemet med standardisertes maler/ anbefalte maler, eller skal hver kommune bygge opp alle maler selv?
Her er det så mange varianter at dette er noe som kommunen selv bygger. Vi vil selvsagt bidra med hjelp av en konsulent hvis det skulle være behov for det.

Må det påberegnes kostnader pr. mal en kommune oppretter, eller kan en kommune ha ubegrensede antall maler inkludert i prisen?
Det ingen begrensninger i antall maler.

Planlagt lanseringsdato?
Løsningen vil bli testet hos enkelte kunder fra nå av, og så vil det bli kontinuerlige leveranser av ny funksjonalitet i månedene fremover. Det betyr i prinsippet at kommuner selv kan avgjøre når de føler at de har tilstrekkelig med funksjonalitet til å starte en innføring av systemet.

Vi vil informere ut om status gjennom de neste månedene.

Hvem/hvilke roller har som standard tilgang til en elevs dokumenter? Henholdsvis lese- og skrivetilgang …
Administrator ved skolen (rektor/ inspektør), kontaktlærer og foresatte – man kan manuelt legge til andre fagpersoner.

I hvor stor grad kan tilgangene tilpasses, og hvordan?
Vi skiller mellom lese- og skrivetilgang. Man vil kunne sette tilganger pr elev/barn, samt på enkeltdokument. 

Hvordan funker tilganger hvis elever bytter klasse/skole?
Tilgangen vil fjernes hvis man ikke lenger er kontaktlærer for eleven. Det samme gjelder foresatte som ikke lenger skal ha tilgang.

Hva med kommunikasjon med foreldre i private barnehager?
Om kommunen drifter og tilbyr sine private barnehager å bruke løsningen innenfor den kommunale installasjonen vil det være på akkurat samme måte som for øvrige, med unntak av at private barnehager neppe har en HR-integrasjon som henter ansatte til løsningen. Disse må da legges inn manuelt.

Vil løsningen håndtere forsendelse av sensitiv informasjon til eksterne instanser (PPT etc.).
Løsningen er ikke bygget spesifikt for håndtering av særlige kategorier av personopplysninger. Utsendelse av dokument kan settes opp via Svar Ut – enten fra løsningen eller fra arkivløsningen.

… og, kan «eksterne» instanser få tilgang inn i løsningen for å legge inn dokumenter (for eks. sakkyndige uttalelser fra PPT)?
Ja

Hva er sikkerhetsnivået i forhold til personopplysninger og sensitiv informasjon?
Løsningen har et generelt høyt sikkerhetsnivå, men det er kunden selv som tar stilling til hvilken type pålogging som skal/må benyttes – og til hvilke prosesser løsningen skal kunne benyttes for.

Sterkt ønskelig med en skole-oversikt over hver kategori for produserte dokumenter. F.eks. antall §9A-saker. Mer metafunksjonalitet for å skape oversikt for skoleledelsen.
Det er allerede mulighet for å filtrere på kategorier i oversikten. I tillegg bygges løsningen på en måte som skal tilrettelegge for at data herfra skal kunne benyttes i IST Analyse.

Statistikk over spesialundervisningstimer?
Statistikk over spesialundervisning ligger tilgjengelig i IST Analyse. Innenfor Dokumentflyt er det mulig å filtrere på kategorier.

Er det funksjonalitet med SvarUt direkte fra løsningen som vi presiserte i utviklingssamarbeidet?
Ja, det kan settes opp når dokumenter er klare for å bli skal send til foresatte. IOP-dokumenter er bare en ny dokumenttype.

Følger Dokumentflyt samme prosess som fra IST IOP, så dokument er en kladd før publisering, og etter publisering så blir ting synlig for foresatte, og overføring til arkiv (om man har en ordning på det)?
Det har status «Under arbeid» før det blir «publisert» dvs. tilgjengelig gjort for f.eks. foresatte.

Et layout-tips: Lar det seg gjøre å få inn elevinfo litt mer ryddig, slik at f.eks. personinfo (navn/f.dato/adresse) kommer for seg og skoleinfo (skole/klasse) for seg. Eksempelet nedenfor er fra mal i dagens IOP-modul.
Det er noe vi ser på allerede nå.