EduCloud – vår integrationsmotor
Publicerad
11 november 2020
Finns det något som Charlotte Fredin inte har varit med om när det kommer till skoladministration, IT-system och utbildning?
Det verkar inte så.
Kort om Charlotte Fredin
Ansvarar för administrativa barn- och elevsystem inom förskola (74 st) och grundskola (32 st).
Arbetsplats: Barn- och ungdomsförvaltningen, Halmstad kommun
På gång: Införande av IST Adminstration
I närmare 30 år har Charlotte Fredin arbetat på Halmstad kommun – en karriär som startade i grundskolan.
– Jag började som lärarvikarie och har gjort hela resan. Det är nog mitt stora intresse att vilja förenkla verksamheter som så starkt har sporrat mig att ta nästa kliv.
Halmstad är en ovanlig skolkommun ur administrationssynpunkt, då arbetet med registrering och placering av elever, för förskola och grundskola är centraliserat. Fredins avdelning ansvarar för förskola och grundskola. Att ha funktionerna centraliserade innebär att alla enheter får samma kvalitet.
– Vi får ett helhetsperspektiv och kan hålla fokus.
Trots att Fredin beskriver sin avdelning som väldigt slimmad, och att det precis som i andra kommuner finns effektiviseringskrav, menar hon att det har gjort att Halmstad har kommit långt med sin digitalisering.
Fredins förmåga att se sammanhang och sätta saker i system har gjort att hon varit testpilot och utvärderat olika program. Under våren har hon
även lett införandet av det nya och molnbaserade IST Administration Grundskola med tillhörande organisationsuppbyggnad och utbildningar.
– Jag är väldigt nöjd med hur IST:s projektledare har arbetat och måste säga att de har en bra struktur för sina införanden. Men det blev ändå en tuff start när det kom till grupphanteringen, då vi fick ta till lite manuell handpåläggning. Men resultatet är vi belåtna med.
Ett starkt samarbete
Det är oundvikligt med kritiska skeenden under ett införande av det här slaget. Saker och ting kan hända under processens gång, oavsett hur bra och säkert ett system är.
– Jag är inte den som varken gnäller eller påtalar saker i onödan utan tycker det är bättre att samla ihop de mest prioriterade frågorna i SuperOffice, IST:s supportkanal.
Hon tror det är en bra arbetsordning att inte slita ut varandra med småsaker. Det finns såklart synpunkter och önskemål men det finns också en förståelse för att en leverantör inte kan anpassa allt efter varje kommuns behov. Fredin menar att även kommunerna själva har ett stort ansvar för hur systemet fungerar när det är i drift.
Samarbetet med IST har pågått ungefär lika länge som Fredins anställning. Valet föll på IST under tidigt 90-tal i samband med en upphandling. På något sätt har Halmstad och IST del i varandras utveckling, och Fredin beskriver samarbetet som nära.
Vi har tagit stegen tillsammans och hittat en smidig arbetsmodell. Vi kommer med förbättringsförslag och jag tycker att de är bra på att lyssna och vidta relevanta åtgärder. Det är ett givande och tagande.
– I ISTs organisation finns också många lärare och skolledare och det innebär en större förståelse för hur vi arbetar och vilket stöd vi behöver. Detta är en stor fördel. Men är det något jag kan lägga till på önskelistan så är det hur vi tillsammans kan bli ännu bättre vid just ett projektinförande. Här kan vi nog alla vässa oss.
Hur tänker ni kring molnbaserad integration av data?
– Vi har ju valt EduCloud som integrationsmotor då vi tror mycket på det här sättet att jobba. För mig är det en snygg lösning att ha en gemensam standard där jag verkligen hoppas att alla skolsystem och läromedelsföretag ansluter. Det blir en frihet och enkelhet för skolorna då man själv kan bestämma vilka skolor och vilken information som ska gå över i integrationen.
Halmstad är ur ett Sverigeperspektiv tidigt ute och är en av de första att upptäcka de utmaningar som finns. Frågan om hur kommunen ska hantera all data och vilken kunskap som krävs är i fokus just nu. Fredin ingår i den
Business Intelligence-grupp som tillsammans med kommunledningen jobbar med frågan hur man ska framtidssäkra skoldatan.
– Just nu pågår arbetet med att ta fram ett proof of concept för att förstå hur vi kan arbeta med informationen så att vi i framtiden kan få rätt beslutsstöd.
Tror du att Halmstad kan visa vägen för andra kommuner?
– Ja, så tänker jag lite. Kan vi få detta att fungera så tror jag det. IST har en bra produkt för statistik i det analysverktyg som finns i IST Administration, men då vi inte har deras lärandedel och frånvarohantering så behöver vi en lösning där vi kan korsköra information.
Samtycke och medgivande från vårdnadshavare är ett växande område som barn- och ungdomsförvaltningen och skolorna måste hantera. Grundskolorna har använt ISTs tjänst för digitalt medgivande, kallat IST Medgivande, i drygt ett år och sett en ökad svarsfrekvens. Det går också mycket snabbare att få tillbaka de ifyllda formulären.
Fredin flikar in att hon nyligen hade en visning av IST Medgivande för personal på IT-enheten. Också från rektorer har det kommit positiva signaler.
– De blev positivt överraskade över enkelheten.
Det som imponerat mest på Fredin är att ha all information och statistik samlad på ett ställe. I sin roll har hon stött på ett överflöd av digitala formulär på marknaden.
– Ingen av dem är lika smart på insidan. Tjänsten som IST erbjuder är ju
helt anpassad till vår organisation där lärare har full tillgång till all information. Erfarenheterna från grundskolan tar vi nu med oss när vi under det här året utökar och kopplar på tjänsten i gymnasieskolan.
Hur man säkerställer att det är rätt person som signerar de digitala blanketterna är en fråga som diskuterats i olika forum i Halmstad. Alla känner sig inte bekväma med att logga in och använda sitt privata BankID.
– Det uppstod en del frågeställningar bland anställda hur vi skulle lösa detta. Det landade till slut i att kommunen köpte in en e-legitimation som IST utvecklat, SkolID, och som även personal kan använda. Den fungerar precis som ett BankID och används också av vårdnadshavare. SkolID har löst en säkerhetsfråga.
Just nu undersöker Halmstad möjligheterna att ta fram en ny antagningsportal för vuxenutbildningen.
– Det här är ett sådant tillfälle då vi som kommun skulle kunna anlita en annan leverantör. Men vi gör inte det då vi vet att IST har kompetensen. Vi vill helst använda de upparbetade kontakter vi har och som vi vet fungerar.
Någon oväntad händelse?
– Oj! Jo, jag kan berätta om hur jag fick hjälp med att stoppa ett formulärutskick som jag av misstag skickat fel. Den kvällen gick telefonen varm till en av IST:s medarbetare som till slut lyckades stoppa det hela. Inte sällan för misstagen med sig något gott. För efter denna fadäs finns nu en spärr inlagd på att utskick först sker efter 20 minuter. Om Charlotte vill kan hon därför nu också lägga till produktutvecklare på sitt cv.
Om IST Medgivande
IST Medgivande är en molnbaserad tjänst för enkel hantering av föräldramedgivande.
Kommuner och skolor kan på ett effektivt sätt hämta in information från föräldrar, med full datasäkerhet enligt GDPR genom inlogg via SkolID.
Administratörer och lärare får en tydlig översikt över alla medgivanden
i exempelvis en grupp eller klass.
Om SkolID
SkolID är ett molnbaserat användarkonto och säker inloggningstjänst, kallad IdP, som bygger på samma inloggningsprincip som BankID. För att garantera säkerheten i appen används tvåfaktorsinloggning i kombination med en PIN-kod, Touch-ID eller Face-ID.
En av SkolIDs stora fördelar är att det fungerar som alternativ för de vårdnadshavare och elever som saknar svenskt personnummer.