Ny roll- och kontohantering i IST Administration

Frågor och svar från webbinariet

Här kan du hitta en sammanställning på de frågor vi fick in under webbinariet. Är det något du vill veta ännu mer om, var vänlig kontakta din kundansvariga på IST eller maila .

Missade du webbinariet eller vill du se det igen?

För dig som kanske missade tiden, hade ett annat möte eller helt enkelt bara vill se webbinariet igen går det givetvis alldeles utmärkt.

FAQ

Används rollhantering i alla verksamheter på samma vis? 

Ja, kontohantering är heltäckande för alla system och verksamheter. 

Måste vi hämta färdigbyggda roller via kundsupporten eller kommer det finnas automatisk i IST på varje kommun? 

Om man vill använda IST:s standardroller måste man själv hämta dem och importera dem in I systemet

Vad händer när IST uppdaterar en sIST-roll där vi byggt på den via kopiering? Måste vi börja om från början då och bygga vår egen roll då?

Om man kopierat en roll och gett den ett eget namn kommer den inte att påverkas om man importerar in IST: standardroller igen. Om IST lägger till nya rättigheter i en standardroll måste man lägga till de utökade rättigheterna i motsvarande kopierade roll. IST kommer att meddela via uppdateringsinformation i samband med nya versioner vad som förändas i standardrollerna.

Jag hittar ingen modul för Nationella prov för GY eller GR enbart VUX

I nya Rollhanteringen finns rättigheterna skriv, läs och radera för respektive GR och GY.

Jag har inte ”Central Administratör övergripande GY” att välja under konto

Det beror på att denna roll inte är importerad ännu.

Planerar IST funktionalitet så at man kan automatiskt, via ett API, skapa konto, roll och organisation för en ny personal? 

Nej, det finns inga sådana planer för närvarande.

Finns det även en färdig roll för oss som jobbar med förskolor? 

IST kommer bygga fler standardroller och dessa kommer att publiceras på kundstödet. Mer information kommer i uppdateringsinformationen för nästa version av IST Administration i slutet av oktober.

Är det någon fördröjning mellan rollskapande och tilldelning? 

Ja, det kan förekomma att det dröjer innan en nyss skapad roll syns i kontohanteringen. IST ska titta på detta och undersöka om det går att lösa detta tekniskt. Ett tips är att stänga webbläsaren och logga in igen eller om det inte hjälper öppna en annan webbläsare eller öppna i inkognitoläge. 

Om det inte fungerar att lägga till den nya kontohanteringen i en befintlig roll kan man skapa en egen roll med namnet “Nya kontohanteringen” och lägga in rättigheten Hantera konto i den rollen. Tilldela denna tillfälliga rollen till den ska arbeta med kontohanteringen.

Varför så många olika nivåer?  Trumfar inte rollen Skolhusadministratör på en enhet den undre rollen som gäller delar av en enhet?

De olika nivåerna man kan lägga rollerna på är ett bra sätt att visuellt skapa lite ordning och reda för användaren. Det spelar ingen roll när det gäller vad man kommer att kunna arbeta med. Det som påverkar är vilken nivå i organisationsträdet, enhet eller överliggande nivå, man knyter rollerna till. 

På vilket sätt påverkar det rollen eller rättigheten om man väljer en annan nivå?  Eller är de olika nivåer (ex: skolhus vs enhet) endast ett sätt att kategorisera rollerna?

Se svar på föregående fråga!

Om man har flera enheter på gymnasiet där varje enhet har sin egen rektor och de vill komma åt varandras enheter så gissar jag att man behöver ge behörighet till rektorn på samtliga enheter. Det som vi har problem med är att även pedagogerna jobbar / undervisar på flera enheter. Om rektorn vill plocka fram tjänsterapport så får rektorn endast tjänsterapporten på den befintliga enheten rektorn befinner sig på. Kommer ni kunna uppdatera roller och behörigheter så att rektorn kan plocka fram det även om vi inte ger hen behörighet på högsta nivån (anställningar ligger nämligen på kommunnivån)?

Om rektorn vill få ut en lärares alla undervisningsgrupper i rapporten ska man ge rättigheter på “skolhusnivå”, dvs. nivån ovanför skolenhet.  Då kommer all undervisning med som ligger under den nivån. IST kommer att leverera roller även för rektor senare under hösten.

Kan man ställa in automatisk radering av konton efter viss inaktiv tid? Det kan behövas funktioner för gallring av personuppgifter. Vi kan inte ha personuppgifter liggande enligt GDPR, det vore bra att kunna sätta uppgallringsregler.

Nej det finns inte en sådan funktion. Däremot kan man enkelt sortera alla konton på senaste inloggningsdatum och sedan markera konton som man vill avsluta.

Hur gör vi för att få tillgång till den nya kontohanteringen?

Just nu kan man göra på två olika sätt:  

1. Använd någon av standardrollerna för central administratör från IST och lägg till modulen Hantera konton (denna kommer byta namn till Skrivrättighet kontohantering). 2. Skapa en ny roll och lägg till modulen Hantera konto och ge den rollen till den som arbeta med detta. 

OBS! Det kan ta ett tag innan en ny roll slår igenom för användaren. Prova att stänga ner webbläsaren och öppna igen eller öppna en annan webbläsare/inkognitoläge för att snabbar komma åt det nya.

Konton som finns idag måste man uppdatera dem med det ”nya” eller fortsätter de som förut?

På alla konton ska man lägga in de nya rollerna för att när detta är klart kunna stänga av de gamla. IST hjälper till att ta bort de gamla en kund i taget efter överenskommelse mellan kund och IST.

Saknar några moduler att lägga på i roll. Export till Novaschem, nationella prov GR och GY, titta i barnkö.

Modulen Export till skola 24 finns under systemet Schema 

Vi upptäcker nu att modulerna för Nationella prov inte har översatts i kundmiljön vilket vi ska ordna så snabbt det går. Nu är systemets namn på engelska, National Assessment Admin, och de ingående modulerna är också på engelska. Det finns skriv, läs och radera moduler för respektive grundskola och gymnasieskola.

Jag undrar hur övergången mellan de två olika system/moduler kommer att fungera. Just nu verkar det som att behörigheterna kommer från båda den gamla kontohanteringsmodulen samt den nya. När försvinner den gamla och behöver vi lägga tid på att lägga på alla behörigheter på nytt innan dess i så fall?

På alla konton ska man lägga in de nya rollerna för att när detta är klart kunna stänga av de gamla. IST hjälper till att ta bort de gamla en kund i taget efter överenskommelse mellan kund och IST.

Måste jag göra det här nu? Eller behöver man inte göra något alls förrän man får en ny medarbetare som ska ha behörigheter?

På alla konton ska man lägga in de nya rollerna för att när detta är klart kunna stänga av de gamla. IST hjälper till att ta bort de gamla en kund i taget efter överenskommelse mellan kund och IST.

Ska alla konton numera hanteras under kontohantering även om personal inte har en roll som skoladministratör utan kanske bara nyanlända eller analys?

På alla konton ska man lägga in de nya rollerna för att när detta är klart kunna stänga av de gamla. IST hjälper till att ta bort de gamla en kund i taget efter överenskommelse mellan kund och IST.

När beräknas rollerna/modulerna för förskola/vux finnas på plats?

IST kommer bygga fler standardroller och dessa kommer att publiceras på kundstödet. Mer information kommer i uppdateringsinformationen för nästa version av IST Administration i slutet av oktober.

Om jag lägger till eller tar bort en modul på skolenhetsadministratör GR Standard så följer det med till alla som har rollen på sitt nya konto, stämmer det?

Ja, det stämmer!

Jag upplever det som mycket positivt att man kan lägga roller på flera enheter samtidigt och kopiera mellan personer. Ett önskemål som jag vill lyfta är att se till att man kan söka på för och efternamn samtidigt under hantera konton. Skriver jag Jonas får jag upp 15 personer i mitt system. Skriver jag Nilsson får jag över 50. Jag vill gärna kunna skriva Jonas Nilsson och endast få en.

Vi tar med oss detta önskemål till utvecklingen!

Varför är det olika namn på knapparna i alla verksamheter, spara, verkställ, ok och nu tillämpa?

Tack för påpekandet. Vi ska ta det med oss och se över detta så vi använder samma begrepp i så stor utsträckning som möjligt.

Jag verkar ha någon blandning av det gamla och nya programmet. Kontohanteringen ser ut som hos er, men inte när jag går in på konto för att hämta roller. Hur kommer det sig?

Vilka roller man ser i såväl det gamla Konto som i det nya Kontohantering kan skilja sig mellan olika kunder beroende på vilka roller man byggt.

Vill bara varna för att om man lägger tjänster på den högre skolhusnivån för t ex gymnasium, så fungerar inte alltid flödet med integrationer via API (Educloud) mot andra tjänster, exempelvis mot digitala läromedel. Skolhusnivån innehåller inte skolenhetskod.

Vi tar med oss detta problem för vidare diskussioner i vår utveckling.