Efter vunnen upphandling: Nu påbörjas implementeringen av IST:s produkter i Örebro Kommun

IST vann nyligen upphandlingen i Örebro Kommun och påbörjar implementeringen av IST Administration under hösten. Vi har talat med Jonas Undestam, som är Objektspecialist inom digitalt lärande och delprojektledare för det nya barn- och elevregistret i Örebro kommun.

Vilka faktorer var viktiga för er när ni gick ut i upphandling?

– Vi eftersträvade det mest heltäckande och rättssäkra verksamhetssystemet för barn- och elevadministration. Tidigare hade vi varierande system för olika verksamhetsområden. Vi lade stor vikt vid att kartlägga våra processer och behov tillsammans med verksamhetsrepresentanter inför upphandlingen och kunde konstatera att våra arbetssätt egentligen inte skiljde sig särskilt mycket oavsett om man hanterar ansökningar eller jobbar med administration inom förskola, grundskola, gymnasie- eller vuxenutbildning. Vårt mål var att hitta en välfungerande och beprövad SAAS-tjänst med målet om att underlätta för oss kring drift och underhållsarbete, säger Jonas .
– Att samla alla verksamhetsområden under ett och samma elevadministrativa system skulle också underlätta för oss i arbetet med integrationer då vi under åren byggt mängder av hemmasnickrade lösningar för att förse olika slutsystem med rätt information, vilket skapar en rörig sammanhållen bild när man kikar på våra flödesscheman, fortsätter han.

Varför är IST den bästa leverantören för er?

– Vi behövde ta ett nytt grepp om förvaltningen av våra elevadministrativa system. Under de senaste åren har vi genomfört betydande förändringar genom att flytta stödfunktionerna och systemförvaltningen från den tidigare IT-avdelningen och verksamheternas egna supportkanaler till en mer centraliserad funktion inom organisationen, som vi kallar ”Objektet Digitalt Lärande”. Vårt mål är att ge användarna det bästa möjliga stödet, både när det gäller att använda systemet och när det handlar om att hitta mer effektiva och rättssäkra arbetssätt kopplade till processer, rutiner och arbetsuppgifter som är knutna till våra system. IST visade sig vara den bästa leverantören för att nå våra mål, säger Jonas.

På vilket sätt kommer IST:s produkter underlätta för era användare/verksamhet?

– Nu är vi i ett tidigt skede i införandeprocessen men utifrån det som presenterats för oss verkar slutprodukten vara en optimerad och smidig lösning som är väl genomtänkt vilket innebär att vi slipper nuvarande workarounds som är ett resultat av att nuvarande elevadministrativa system inte riktigt hänger med i utvecklingen i den takt man önskar. Vi kommer att kunna registrera korrekt data från början tack vare indatakontroller, samtidigt som vi kan säkerställa och garantera rätt åtkomst till berörda användare genom behörighetskontroller. Detta innebär att vi slipper problem med lokalt installerad programvara och problem vid versionsuppdateringar. Dessutom kommer vi att ha betydligt bättre möjligheter att extrahera och analysera data med hjälp av analysverktyget. Detta gör det möjligt för oss att förse våra andra slutsystem med information och data via EduCloud på ett säkrare och smidigare sätt, avslutar Jonas.

Vi hälsar Örebro kommun varmt välkomna till IST!