En större frihet – att ta steget till molnbaserat
Publicerad
12 maj 2021
Under våren 2020 genomförde Knivsta kommun ett rekordsnabbt systemskifte när man gick över till molntjänsten IST Administration – men migrationsplanen hade funnits ett tag. Skolintendent Veronica Gustafsson, som har varit med på hela resan, hyllar analysdelen som hon inte vill vara utan.
Kort om Veronica
Skolintendent på utbildningskontoret i Knivsta kommun sedan 2007.
Ansvarat för införandet av IST Administration för samtliga skolverksamheter.
Kom till kommunen 1998 då även samarbetet med IST inleddes.
Resan mot ett systemskifte påbörjades av Veronica och utbildningskontoret 2014, då en ny upphandling gjordes som IST vann. Ett av kraven var att systemlösningen skulle gå över till molnbaserat 2018, med en migreringsplan som omfattade samtliga verksamheter från förskola, grundskola och gymnasium till Komvux och SFI. Som många andra kommuner använde Knivsta då IST Extens för att hantera sin elevdata.
– Systemskiftet till molnbaserat blev framskjutet i olika omgångar, men våren 2020 kunde vi sätta igång med införandet.
Samarbetet med IST känner Veronica sig väldigt trygg med, då hon arbetat med deras program och tjänster sedan 1998.
”Konsulterna kan ju även vårt jobb i skolan”
Trots att det tog två år från det att projektet skulle genomföras till att man på allvar kom igång med införandet är Veronica verkligen nöjd med resultatet.
– Jag minns att det gick i rekordfart. Att processen som startade i april pågick över sommaren, och att allt blev väldigt lyckat.
På frågan om det fanns något kritiskt moment får hon tänka till. Sedan nämner hon att det var lite knepigt ett tag med att integrera IST Administration och skolskjutsprogrammet. Det berodde till stor del på att det var mitt under semesterperioden och svårt att få svar från berörda leverantörer.
Att det trots detta gick så bra med migreringen vill Veronica till stor del tillskriva konsulternasegna erfarenheter och kunskaper om hur skolverksamhet fungerar samt en mycket bra projektledare från IST.
– De vet ju vad vi jobbar med hela dagarna då många själva kommer från skolvärlden. Det tycker jag är ett väldigt stort plus. Några av konsulterna hade jag dessutom jobbat med tidigare för 5-6 år sedan när vi införde Dexter för skolan samt IST Förskola, så det var riktigt kul att få träffa dem igen.
– Det var ett intensivt arbete som påbörjades. Först ut var förskolorna och resursfördelningen. Därefter följde grundskolorna och gymnasieskolan och slutligen Komvux och SFI. I augusti när skolorna startade igen fanns allt på plats och personalen var utbildad. Merparten av utbildningen genomfördes fysiskt men en del avsnitt också via Teams. Det hela löstes på ett utmärkt sätt trots en period med ett gäckande Coronavirus.
– Oftast så kunde vi sitta i kommunhuset som hade tillräckligt stora lokaler där vi kunde sprida ut oss, men vid några tillfällen satt vi på en skola. Då delade vi upp oss i olika klassrum och kopplade upp oss via Teams.
När de sedan gick in i förvaltningsskedet genomfördes internutbildningar med workshops för skoladministratörer.
– Vi försöker hålla utbildningar internt ett par gånger per termin, men också när behov uppstår.
Så mycket bättre för skoladministratörer och lärare
Veronica vill lyfta fram hur mycket bättre det blivit för skoladministratörer och lärare med IST Administration.
– De har fått en större frihet. Uppgifterna finns nu tillgängliga vart de än befinner sig i och med att all data är samlad i samma system. Värdefull tid sparas när de slipper hoppa mellan olika system för att hämta och säkerställa uppgifter. Den tidigare administrationstiden kan istället läggas på undervisningen och eleverna. Det är oerhört skönt för skoladministratörer och lärare, och jag är glad för deras skull.
En jättebra analysdel
Veronicas jobb som intendent innebär att hon har en central roll i kommunen där hon främst är ett ekonomiskt stöd till rektorer och verksamhetschefer när budget och prognoser ska tas fram. Även statistik från SCB, hantering av statsbidrag och personaluppgifter är data som Veronica håller koll på. Utöver detta är hon systemförvaltare femtio procent av sin tjänst.
– Jag tycker väldigt mycket om statistik och gillar skarpt analysdelen som finns i IST Administration. Den är jättebra! I det gamla systemet var man tvungen att tänka till varje gång och var osäker på om man gjorde rätt och fick fram det man ville. I det nya systemet är det så uppenbart hur man gör.
– Till exempel är frånvaron bra mycket enklare än i Dexter. Även de fristående verksamheterna har fått tillgång till analysen där de kan se sin ekonomiska ersättning på detaljnivå, något som jag sammanställde tidigare varje månad till dem. Det är verkligen gjort för användaren.
Allt är enklare nu
Dagligen märker Veronica och hennes kollegor att jobbet blivit effektivare och enklare.
– Vårt centrala arbete har underlättats och lärare och administratörer tycker det är en stor fördel att kunna sköta mer själva.
Veronica tycker att de kommuner som är på gång att göra samma resa som Knivsta har mycket att vinna på IST Administration.
– Så många fler fördelar, även om man kan sakna någon del som till exempel sökfunktionen genom kommunkoderna. Men här vet jag att IST tittar på en lösning. Totalt sett har man så mycket mer att vinna med en molnlösning. Enkelhet, säkerhet och mer frihet.
Vissa saker är dock lite annorlunda i en molnlösning, jämfört med Extens. Veronica nämner särskilt hanteringen av uppgifter som berör skyddade elever. Trots att övergången lett till vissa ändrade rutiner har kommunens ambition i allt arbete som gjorts varit att förenkla för användaren.
– Jag tycker vi lyckats jättebra med det, avslutar Veronica.
Om Knivsta kommun
I Knivsta kommun bor cirka 20 000 invånare. Här finns 13 förskolor, nio grundskolor och ett gymnasium samt VUX/SFI (kommunala), två fristående skolor, 13 fristående förskolor och nio familjedaghem.
Knivsta är en av Sveriges mest snabbväxande kommuner. Det geografiska läget mittemellan Stockholm och Uppsala utgör en tillväxtregion, vilket tydligt märks på det växande elevunderlaget.
Foto: Knivsta kommun bildbank