Från Extens till IST Administration – Tingsryds framgångsrika övergång

Tingsryds kommun och IST har arbetat tillsammans sedan tiden då uppdateringar skickades med disketter över post. Sedan dess har digitaliseringen tagit fart och samarbetet utvecklats. Kommunen har tidigare använt Extens, men har nu flyttat över till IST Administration och IST Lärande. En lyckad övergång tack vare en engagerad, kunnig och framtidstänkande organisation.

– Att implementera ett nytt system kan vara utmanande, men med rätt förutsättningar kan det genomföras smidigt, säger Christian Ottoson, IT-samordnare på Tingsryds kommun. Med sin bakgrund inom IT och arbete inom den kommunala sektorn anser Christian att rätt förberedelser var avgörande. Nyckeln ligger i tillgången till rätt resurser, kunskap och förståelse för systemen. För att uppnå goda resultat är det grundläggande att verkligen behärska systemen och dess bakomliggande struktur, menar Christian.

Dedikerad projektansvarig för effektiv implementering

En central komponent är att ha en dedikerad projektledare som tillsammans med leverantören skapar och implementerar en projektplan. Denna projektledare bör ägna all sin tid åt projektet och inte dela fokus med andra arbetsuppgifter. Denna strategi avlastar rektorer och personal och är även kostnadseffektiv, fortsätter Christian.

Projektansvarig styr informationsflödet internt och förbereder användarna för kommande steg. Tidiga planer för utbildning och uppföljning av dessa säkerställer informationens effektiva överföring och identifiering av eventuella områden som kräver ytterligare fokus. Christian betonar även att framtidens behov bör planeras redan under införandet. Tillgänglig support måste kommuniceras tydligt till användarna. Skapandet av en intern supportgrupp är en avgörande komponent för framgångsrik implementering.

Maximera systemets potential

– En faktor som ofta förbises är de krav som ställs på beställaren. Rätt typ av data måste matas in för att maximera systemens potential. Om datan är bristfällig, blir resultatet begränsat, säger Christian.

Vidare menar Christian att projektet inte är avslutat bara för att implementeringen är klar. Det är viktigt att fortsätta äga och underhålla systemet. Det innefattar att hålla sig uppdaterad om nya funktioner, utbilda ny personal, planera för implementering av ny funktionalitet och etablera rutiner för oväntade händelser.

– Att fortsätta att äga och aktivt använda systemet, skapa intern supportdokumentation och informera organisationen om tillgänglig support är alla vitala för en framgångsrik långsiktig användning, avslutar Christian Ottosson.

Christians fem bästa tips för att lyckas

• Utse en projektansvarig
• Jobba med ambassadörer
• Informera mycket och ofta
• Planera för framtiden i tidigt skede
• Fortsätt äga systemet